Door: Linda Smal, Adviseur bij Doxis

 

Bouwen aan de digitale informatiehuishouding

De invoering van de WABO per 1 oktober a.s. is een feit. Het is voor de overheid de eerste grote mijlpaal op het gebied van e-dienst- verlening. Het doel van de invoering is om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren. De invoering krijgt een grote impact op de informatiehuishouding en verhoogt de druk op de organisatie want: ‘de WABO, daar moet je iets mee’. Los van het gegeven hoe ver jouw organisatie gevorderd is met het digitaliseren van de informatiehuishouding.

Overijsselse WABO-bijeenkomst in Deventer

Hoe groot de impact is, bleek tijdens de Overijsselse WABO-bijeenkomst in Deventer van 1 juni j.l. Ruim voordat de bijeenkomst zou plaatsvinden, werd de inschrijving al gesloten. Onder de vele aanwezigen was grote behoefte aan antwoorden op praktische vraagstukken en aan het uitwisselen van ervaringen. Vrijwel alle organisaties hebben te maken met het zogenaamde ‘WABO-gat’. De WABO gaat uit van een volledig digitale intake en verwerking van een aanvraag. Verreweg de meeste organisaties waren nog niet zo ver en werkten pas een beetje digitaal of hybride. De digitalisering riep ook de nodige hoofdbrekens op.

Hoe zorg ik bijvoorbeeld voor een volledig dossier? En wat heb ik daarvoor nodig? Andere veelgehoorde geluiden waren: ‘De WABO is binnen onze organisatie een gezamenlijk project voor ICT en de Vergunningverleners. DIV is niet betrokken’. Ongeveer de helft van de aanwezigen gaf aan zich in dit beeld te herkennen. De techniek werkt ook niet altijd mee. De koppelingen tussen OLO (Omgevingsloket Online), het documentmanagementsysteem en de vakapplicatie waarin de aanvragen worden behandeld, zijn lastig te realiseren.

WABO is niet alleen lastig, maar biedt ook kansen op verbetering! De invoering van WABO brengt praktische vraagstukken met zich mee. De Omgevingsvergunning creëert echter ook kansen op het gebied van digitalisering en informatisering. Digitalisering wordt als een vaststaand feit beschouwd en dwingt daarmee een bepaalde ontwikkel-richting af. Dit geldt zeker voor de eigen organisatie, maar ook voor organisaties daarbuiten in samenwerking met keten- partners.

Welke kansen zijn er?

De WABO gaat uit van zaakgericht werken. Elke aanvraag voor een Omgevingsvergunning is een zaak. Voor veel gemeenten is zaakgericht werken momenteel een hot item waar geprobeerd wordt vorm aan te geven. De WABO is uitermate geschikt als ‘oefenterrein’ om ervaring op te doen met zaakgericht werken. Het kan ook fungeren als businesscase voor verdere digitalisering. Het verbeteren van de dienstverlening aan de burgers is een belangrijk thema voor de politiek. Voor gemeenten, waar DIV bij informatiseringsen digitaliseringsprojecten wat aan de zijlijn staat, is de invoering van de WABO een goede mogelijkheid om haar meerwaarde aan te tonen. Want betrokkenheid van DIV bij de inrichting van de WABO zorgt er namelijk voor dat de informatie op de juiste waarde wordt geschat en risico’s worden verminderd.

Als DIV haar betrokkenheid goed en proactief naar voren weet te brengen, is de kans klein dat bij volgende projecten DIV opnieuw aan de kant staat. De WABO maakt ook de noodzaak voor het aanvragen van een machtiging tot substitutie groter. Dossiers worden zowel analoog als digitaal gecreëerd en beheerd. 

Deze situatie is echter moeilijk beheersbaar en een logische vervolgstap zou de keuze voor volledig digitaal archiefbeheer zijn. Daar waar sommige organisaties nog twijfelen over deze stap, maakt de invoering van de WABO de machtiging tot een must. De WABO dwingt organisaties dus tot het maken van keuzes en het nemen van hun verant- woordelijkheid met betrekking tot duurzaam digitaal archiefbeheer.

 

WABO, trigger voor keteninformatisering

Tenslotte dwingt de WABO ook samenwerking af met de ketenpartners als waterschappen en de provincie, die in de rol van adviseur betrokken kunnen zijn bij een aanvraag. De eerste stappen worden gezet op het vlak van keteninformatisering. Het betreft de (verbeterde) uitwisseling van informatie tussen partners die deel uitmaken van een keten. Deze keteninformatisering gaat dus over de grenzen van de eigen organisatie heen. Dit stelt grote eisen aan de sturing en beheersing van de informatie.

Het vraagt veel meer standaardisatie en samenwerking dan tot nu toe het geval is. Het is van belang om de verantwoordelijkheden van de betrokken partners goed te omschrijven om zo de volledigheid en de betrouwbaarheid van de vastgelegde én gedeelde gegevens te kunnen garanderen. Uiteindelijk hebben alle partijen hier belang bij.

WABO brengt zaken in beweging

De invoering van de WABO betekent dus veel meer dan alleen het samenvoegen van 40 vergunningen die het de burger gemakkelijker moet maken. Het is een belangrijke katalysator voor de verschillende betrokken partijen om met elkaar in gesprek te gaan en vervolgstappen te zetten zowel in de eigen organisatie als samen met de ketenpartners. Dus, zoals Jacques Duivenvoorden die namens de provincie Overijssel tijdens de bijeenkomst in Deventer sprak: “Wacht niet totdat alle regels van VROM er zijn. Of totdat het OLO volledig functioneert. Wees pragmatisch en ga aan de slag!”

De provincie Overijssel en de gemeente Deventer hebben elk duidelijke criteria en procedures gemaakt voor het scannen. Hun praktijkervaring is nu gebundeld in het boekje ‘Best practice Wabo-scanafspraken in Overijssel. Een handreiking bij scanning.’ Deze uitgave is samengesteld op initiatief van de provincie Overijssel. Voor het samenstellen van het boekje is gebruik gemaakt van de expertise van Doxis en Digital Display.
 
Het betreft een bondig overzicht met praktische tips en trucs op het gebied van scannen. Zoals een lijst met aandachtspunten voor de inrichting van een scanstraat en een set kwaliteitseisen voor het controleren van de gemaakte scans. Het boekje is te vinden op: http://www.overijssel.nl/thema’s/milieu/omgevingsvergunning.