Door John Gerse, professional bij Doxis

 

In het papieren tijdperk kenden we verschillende fasen van archiefbeheer. Het dynamisch archief betrof het archief waarin dossiers werden beheerd die nog regelmatig werden geraadpleegd en aangevuld. Losse archiefbescheiden werden toegevoegd aan de dossiers totdat het geheel, veelal de zaak, was afgehandeld. Vervolgens ging het dossier naar het semi-statisch archief. Een depot, ergens onder in het kantoorgebouw, waar de dossiers, zoveel mogelijk onder goede condities, nog voor enige tijd werden bewaard totdat zij mochten worden vernietigd of werden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dit laatste werd ook wel de statische fase genoemd.

 

Het merendeel van de dossiers betrof de neerslag van beleid, organisatie en de uitvoering van taken en werkprocessen. Er was een logisch verband tussen de ontvangst en creatie van archiefbescheiden, het beleidsvormings- en/of werkproces en de opbouw van dossiers. Toch werden er, zo nu en dan, ook wel ordners of dozen met onbekend materiaal aangeboden bij het archief. Bijvoorbeeld omdat er een wisseling plaatsvond van een burgemeester, wethouders, ministers of andere functionarissen. De kasten werden opgeruimd en het papier aangeboden bij het archief. De inhoud van deze dozen werd veelal integraal bewaard. Immers, het persoonlijke archief van een dergelijke ambtenaar kon, gezien de betrokkenheid bij veel zaken, wel eens belangrijk materiaal bevatten. De informatie daaruit zou later nog wel eens van belang kunnen zijn. Het uit zijn verband halen van zo’n verzameling en/ of vernietigen ervan bracht toch enig risico met zich mee.

Een ander voorbeeld betreft persoonlijke werkarchieven, schaduwarchieven van afdelingen of een projectarchief. Zoveel projectmedewerkers, zoveel (persoonlijke) archieven met dubbele projectdocumenten en daaraan gerelateerd materiaal.

De vraag “Wat zit er allemaal in en wat doen we hiermee zonder risico te lopen?” is regelmatig gesteld.

Digitalisering

Natuurlijk is de geschetste situatie bij veel organisaties nog gewoon dagelijkse praktijk. Maar de ontwikkelingen gaan snel. We leven in 2012. Steeds meer papier wordt digitaal. Archiefbescheiden en dossiers worden digitaal gecreëerd en beheerd. In zaaksystemen, in document-managementsystemen (DMS) of gewoon ergens op een schijf. Gestructureerd en ongestructureerd, centraal of binnen een persoonlijke werkomgeving. De verzameling aan digitaal materiaal neemt enorm toe. Ook digitale dossiers komen op den duur voor vernietiging (verwijdering) in aanmerking of zullen, wanneer zij daarvoor in aanmerking komen, in een soort van statische fase worden bewaard en openbaar gemaakt. Het e-Depot doet zijn intrede.

Nieuwe ontwikkelingen

Bij diverse archieforganisaties wordt momenteel gewerkt aan de ontwikkeling van een e-Depot. De voorbereidingen voor de implementatie van een gemeenschappelijk e-Depot voor Regionale Historische Centra (RHC’s) en het Nationaal Archief zijn in volle gang. Het in 2011 afgesloten samenwerkingsconvenant tussen deze partijen vormt hiervoor de basis. Daarnaast staan ook commerciële marktpartijen niet stil. Zo ontwikkelt Circle Software BV uit Eindhoven momenteel een e-Depot dat geschikt is voor opslag van documenten en dossiers van overheidsdiensten.

 

Toekomst binnen handbereik

Het e-Depot, zoals Circle Software BV dit op de markt brengt, kan worden gebruikt voor het (semi-)permanent bewaren van archiefbescheiden en ander relevant materiaal en is toegankelijk gemaakt op basis van algemene richtlijnen, nationale normen en standaarden. Uitstekend geschikt voor gemeenten of andere zorgdragers die nu zelf, voor de papieren archieven, beschikken over een archiefbewaarplaats en op zoek zijn naar een volwaardige eigen oplossing voor het digitale archief. Het e-Depot kan dienen als eigen permanent e-Depot of als tijdelijk e-Depot voor die archieven die nog tientallen jaren moeten wordenbewaard alvorens zij mogen worden vernietigd. Ook kan het dienen als tussenstation voor documenten die op den duur naar een centraal (regionaal) e-Depot dienen te worden ‘overgebracht’ (bij het RHC of Nationaal Archief). Vooral het duurzame karakter van het e-Depot, in vergelijk met bijvoorbeeld een zaaksysteem, DMS of Records Management Applicatie (RMA) staat daarbij voorop. Documenten en dossiers uit dit soort systemen kunnen voor langere duur worden geborgd in het e-Depot.

Vraaggestuurd

Nu even terug naar die verhuisdozen, projectarchieven, afdelingsarchieven en persoonlijke werkarchieven. Waar vinden we die in het digitale tijdperk? Vele afdelingsschijven staan inmiddels vol met digitaal materiaal. Conceptversies van documenten, eigen verzameld materiaal of toegezonden materiaal van collega’s en derden. Er is sprake van dubbele digitale documenten in verschillende omgevingen. Opgeborgen in zelf gecreëerde mappenstructuren, onderliggende mappen of gewoon alles bij elkaar in één grote verzameling. De burgemeester bewaart zelf documenten die hij/zij van belang acht voor zijn/haar werk. Secretariaten beheren afdelingsschijven. De wethouder bewaart zijn vergaderstukken op zijn persoonlijke schijf, maar ook binnen zijn e-mail. Medewerkers en afdelingen hebben hun eigen digitale werkarchief of persoonlijk materiaal (documenten, multimedia, foto’s) op de eigen PC of afdelingsschijf staan. Iedereen heeft van alles dubbel in Outlook of andere e-mailomgevingen. Elke medewerker verzamelt dit vanuit zijn eigen rol. Een grote verzameling, op diverse servers, die, veelal tegen hoge kosten, door ICT worden beheerd. Kortom, naast de zogenaamde gestructureerde opslag in zaaksystemen, DMS of RMAachtige omgevingen, is er nog een groot digitaal grijs gebied. De vraag die ook hier steeds vaker wordt gesteld is: “Wat zit er in en wat doen we er mee zonder risico te lopen?”.

Oplossingsgericht

Doxis heeft nu een selectiemethodiek ontwikkeld om vat te krijgen op dit digitale grijze gebied. Een vorm van macroselectie en snelle waardering. Met gebruik van deze methodiek is Doxis in staat organisaties van advies te voorzien hoe om te gaan met afdelingsschijven, e-mail, persoonlijke verzamelingen enzovoort. Doxis biedt dit aan in de vorm van een business case. Aan de hand van deze business case kan de organisatie besluiten wel of niet over te gaan tot vernietiging van digitaal materiaal uit het grijze gebied dan wel tot opname in bijvoorbeeld het e-Depot. Immers, het materiaal dat zeker van belang is om te bewaren, wil je dan ook goed, risicoloos en toegankelijk borgen in een duurzame beheeromgeving.

Business case

Is er belangstelling voor deze ontwikkelingen? Ja! De gemeente Putten heeft belangstelling getoond voor het e-Depot van Circle en heeft, met Doxis, een start gemaakt met de selectie en waardering van ‘het grijze gebied’.

In deze business case wordt het effect gemeten van het opnemen van de gecontroleerde en ongecontroleerde informatie in het e-depot. De gemeente Putten geeft op deze manier gezamenlijk met Circle Software en Doxis vorm aan duurzame opslag. Een project met een innovatief karakter. Een project waar andere organisaties nieuwsgierig naar uitkijken.