Door: Karen van Marrewijk, Senior Adviseur bij Doxis

 

In de vorige editie van Info Management werd aandacht besteed aan de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ en de gevolgen van de regeling voor de informatieplannen bij enkele erfgoedinstellingen. Het Centraal Bureau voor Genealogie (verder te noemen het CBG) is nu een stap verder gegaan. De organisatie heeft door de subsidieregeling niet alleen een informatieplan opgesteld, maar heeft tevens een aanvraag tot een ontwikkelingsproject gedaan. Het positieve resultaat is, dat het CBG hiermee een onlineprogramma Stamboom Nederland heeft kunnen ontwikkelen.

 

Het Centraal Bureau voor Genealogie beheert informatie over personen

Het CBG is een landelijk kennis- en documentatiecentrum voor stamboomonderzoek (genealogie), heraldiek en verwante wetenschappen. Het CBG beheert grote en diverse genealogische en heraldische collecties van bijvoorbeeld persoonskaarten, bidprentjes, zegels, krantenknipsels, prenten en foto’s. Bovendien heeft het CBG een omvangrijke bibliotheek met daarin een verzameling van meer dan 100.000 boeken.

Het CBG verwerft en beheert de collecties om ze beschikbaar te stellen aan een breed publiek van geïnteresseerden. Het zijn mensen die genealogie en/of heraldiek als hobby beoefenen, maar ook belangstellenden die specifiek op zoek zijn naar bijvoorbeeld informatie over hun grootouders. Onderzoekers zoals historici, kunsthistorici, archeologen en journalisten maken eveneens gebruik van de collecties. Het CBG staat ook open voor notarissen en medische instellingen.

Een plan voor digitalisering

Hoofd Uitgeverij & Collectie Ruud Straatman vertelt dat het CBG het besluit had genomen om haar dienstverlening te verbeteren en voor een breder publiek toegankelijk te maken. Het aangewezen middel daarvoor was digitalisering, maar de doelen en aanpak van digitalisering waren niet goed opgeschreven. Er was wel een beleidsplan voor 2009-2013. In dit plan werd echter niet specifiek en in onderlinge samenhang aangegeven, welke stappen er op het gebied van digitalisering moesten worden gemaakt.

De subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ voorzag in deze behoefte van het CBG. Met behulp van deze subsidie werd het mogelijk om de diverse plannen te formaliseren. Ruud Straatman: “Door alle plannen in het kader van een informatieplan te zetten, creëerden we helderheid. Niet alleen voor onszelf, maar ook naar anderen binnen of buiten de organisatie. We hebben nu een plan in handen waarnaar we kunnen verwijzen. Het plan is onze leidraad.” Het plan wordt gebruikt als toetsingsinstrument ter evaluatie van de huidige en komende projecten. Dit betekent dat het CBG werkt volgens een betere en meer integrale aanpak.

Ruud merkt verder op dat het opvallend was dat het CBG zijn digitaliseringprojecten al redelijk consistent had ingezet. “We waren dus eigenlijk positief verrast over onze aanpak tot dan toe.” Blijkbaar heeft de organisatie een goed realisme gehad over de digitalisering van collecties. Het CBG ervaart het als een groot voordeel, dat het zijn digitaliseringaanpak beter kan uitleggen aan een derde partij. ”In die zin wordt het plan ook gebruikt ter verantwoording.”

Concrete uitvoering in de praktijk

Door het informatieplan en het ontwikkelingsproject als vervolg daarop heeft het CBG de projecten niet alleen gecontinueerd, maar ook nieuwe projecten opgepakt. Binnen een tijdsbestek van anderhalf jaar zijn alle voornemens uit het plan opgestart en sommige activiteiten zijn zelfs al afgerond.

Ruud daarover: “Dus eigenlijk verloopt alles letterlijk volgens plan. Zo was één van de actiepunten om niet zelf, maar in samenwerking met het Nationaal Archief nieuwe hardware in te kopen. En dat werd ook zo gerealiseerd in het afgelopen jaar. Verder kochten we een nieuwe applicatie in voor de website van Stamboom Nederland. Vanuit het informatieplan stelden we met elkaar daarvoor de (duurzaamheids)normen vast, waarmee het CBG wilde gaan werken.” Deze normen worden nu ook gebruikt bij komende projecten. Hierdoor is de inhoud van het informatieplan voortschrijdend beleid geworden.

Subsidieaanvraag voor het ontwikkelingsproject

De website www.stamboomnederland.nl is één van de projecten als concreet resultaat van het informatieplan en van het ontwikkelingsproject. Nadat het informatieplan opgesteld was, heeft het CBG, wederom in samenwerking met Doxis, een aanvraag gedaan voor een vervolgsubsidie van het ontwikkelingsproject. De aanvraag werd in september 2008 ingediend bij het tegenwoordige Agentschap NL. Het ontwikkelingsproject viel door de vele aanmeldingen, net buiten de subsidiepot. In april 2009 bleek een tweede poging meer succesvol en werd de aanvraag goedgekeurd. Door de vervolgsubsidie werd een project gestart dat bijdroeg aan het ontwikkelen van het onlineprogramma Stamboom Nederland.

Te hoge eisen aan digitalisering vaak onnodig

Ten aanzien van subsidieregelingen in het algemeen heeft Ruud Straatman twee punten van opbouwende kritiek. Hij is van mening dat een aanvraagprocedure veel eenvoudiger en meer drempelverlagend moet worden aangeboden aan de organisaties. Daarnaast heeft het CBG met overheidsinitiatieven de ervaring, dat de eisen aan digitalisering soms absurd hoog zijn gesteld. Een direct nadelig gevolg daarvan, zijn de hoge kosten die aan het digitaliseren verbonden zijn. Ruud: “Voor delen van de collectie hoeven deze eisen heus niet zo hoog te zijn. Het zou goed zijn als er een differentiatie in kwaliteit van digitalisering wordt gemaakt, afhankelijk van de zeldzaamheid en de waarde van bepaalde bronnen.”