Dit voorjaar vond de Overijsselse kennisbijeenkomst plaats in het Historisch Centrum Overijssel (HCO) in Zwolle. De opkomst was overweldigend. In korte tijd waren de inschrijvingen voor de specifieke deelsessies volgeboekt. Het centrale thema ‘Van analoog naar digitaal’, roept blijkbaar nog steeds veel vragen op. In plenaire sessies deelden diverse specialisten hierover hun visie met de aanwezigen.

 

Tijdens de drie workshops gingen ze dieper in op de materie en wisselden ze enthousiast gedachten en ervaringen uit. De pauzes werden benut om op een meer informele wijze de collegiale banden aan te halen. Daarna werd in compacte groepen gebrainstormd over de beste aanpak met voor- en nadelen. Ter afsluiting werden alle observaties van de verschillende sessies gebundeld in één gezamenlijke analyse. Met die uitkomsten kon iedereen afzonderlijk zijn of haar voordeel doen. Het Historisch Centrum Overijssel vormde een inspirerende locatie voor de regiobijeenkomst. Waar voor sommigen de term ‘archief’ soms associaties met stof oproept, is er hier werkelijk alles aan gedaan om dat te voorkomen. Het ronduit spectaculaire publieksgebouw – in de vorm van een omgeslagen blad – ontsluit historische informatie voor alle soorten publiek.

Het HCO beheert bijna 20 kilometer aan archieven en collecties. Het oogmerk is daarmee voor jong en oud het verleden tot leven te brengen. Met de multifunctionele geschiedenishal, het kenniscentrum, de geschiedeniswinkel, het auditorium en het leescafé kan geschiedenis worden bestudeerd, beleefd, bediscussieerd, beluisterd en bekeken. De slogan “Geschiedenis leeft” werd opnieuw waargemaakt, want er werd zelfs geschiedenis geschreven. Tijdens de bijeenkomst zijn plannen gesmeed voor de voortschrijdende digitalisering van de regio.

 

Bezuinigingen het hoofd geboden

Spreker Chris Bellekom, hoofd DIV van de gemeente Gouda, kreeg de opdracht om bezuinigingen door te voeren met zijn afdeling. En dat deed hij. Een van de maatregelen was het opheffen van zijn eigen functie. “Dat zou er wel eens toe kunnen leiden dat de communicatie met de afdeling ICT ineens stukken beter zou worden.” Er ging een schok door de zaal. Chris zelf leek er beduidend minder moeite mee te hebben. “Het was sowieso tijd om weer eens wat anders te gaan doen. En wat precies? Dat zien we dan wel weer.” In een razend tempo kwam de hele geschiedenis van de informatietechnologie voorbij, van kleitablet tot kwantumcomputers. Chris maakte pijnlijk duidelijk: “Rustig stilzitten en wachten tot het overwaait, gaat dit keer niet lukken. Iedereen is bezig hetzelfde of een soortgelijk probleem op te lossen. Laten we leren van elkaar. Dat kost niet alleen minder moeite en geld, maar levert waarschijnlijk ook nog eens betere ideeën op. Kies daarom een concreet doel en werk daar met zijn allen naartoe, bijvoorbeeld: ‘Binnen 15 minuten alle informatie beschikbaar over een pand bij een brand’. Succesfactoren zijn: afgewogen keuzes maken en je daaraan houden en bovendien goede afspraken maken en je ook daaraan houden. Ondertussen is het kleitabletloze kantoor al echt een feit. En niemand werkt nog helemaal analoog.”

Drie ochtendsessies

Bert de Vries, directeur van het HCO, zette uiteen dat we als vakgenoten overheidsorganisaties kunnen adviseren en ondersteunen. Dat is nodig om over twintig jaar nog steeds te kunnen beschikken over cultureel erfgoed in geautomatiseerde archiefsystemen. Lolke Folkertsma, archiefinspecteur van de provincie Overijssel, benadrukte dat modellen niet alleen in een keurslijf dwingen, maar er ook voor kunnen zorgen dat iedereen van elkaar kan leren. De inspectie staat open voor dialoog en wil graag kennis delen. Veel regelgeving is nog in ontwikkeling en is daarom gebaat bij ervaringen uit de praktijk. Max Beekhuis, directeur van Doxis, plaatste de ontwikkelingen binnen het vakgebied in een breder perspectief. Door uit te stijgen boven de persoonlijke consequenties van veranderingen is commitment te verkrijgen om werkelijk iets in beweging te brengen.

 

“Yes, we scan!”

Een drietal trainers van SOD-Opleidingen begeleidde de workshops substitutie en directeur Casper Molmans vatte de observaties samen in een overzichtelijke analyse van sterke en zwakke punten. Onder de deelnemers bleken grote verschillen te bestaan tussen de mate waarin ze gevorderd waren met hun aanvragen tot substitutie. Ook de redenen om er al dan niet aan te beginnen, waren divers. “We durven eigenlijk niet zo goed”, werd als een van de interne zwaktes benoemd. Een goede handreiking is overigens de publicatie: Yes, we scan! Best practice Waboscanafspraken in Overijssel, een handreiking bij scanning. Dit is gratis te downloaden. Als eenmaal duidelijk is wat er precies moet gebeuren, is het niet meer zo moeilijk om er gewoon mee te starten. De wetgeving is helder en de kwaliteitsnormen zijn afgebakend. In het handboek vervanging wordt vastgelegd wat de randvoorwaarden zijn en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Wanneer dat eenmaal bepaald is, kan de implementatie starten. Dat vergt goed verandermanagement. Al met al is de weg naar substitutie misschien makkelijker dan het lijkt. Het is vooral een kwestie van er gewoon aan beginnen. En aan het einde van de dag was de motivatie daarvoor en het zelfvertrouwen bij de deelnemers stukken groter dan bij aanvang.