Op 4 februari jl. vond het Doxis Seminar ‘De informatiemanager 2.0’ plaats in de Van Nelle Ontwerpfabriek te Rotterdam. Dat onze vakgenoten zeer geïnteresseerd zijn in alle 2.0-ontwikkelingen en de kansen die deze de DIV bieden, bleek wel uit de grote belangstelling voor dit seminar. Na afloop gingen vele deelnemers geïnspireerd en borrelend van ideeën huiswaarts.

Nu met inbreng van gebruikers!

Met deze uitspraak gaf Christian van der Ven, Studiezaalcoördinator bij het BHIC, het startschot voor het Doxis Seminar. Hij nam de deelnemers mee op reis door het digitale landschap van Web 2.0; wiki’s, tags, sociale netwerken, blogs, mashups et cetera. Veel veranderingen én veel kansen voor DIV!

Theo Thomassen, hoogleraar Archivistiek aan de Universiteit van Amsterdam, opende het middagprogramma. Zijn stelling luidt dat er tweestrijdige concepten zijn binnen de informatiewereld. Het ene concept gaat uit van georganiseerd wantrouwen (de bewijsvoering en verantwoordingsfuncties) en anderzijds de wereld van sharing en communities. Theo stelt dat de (ambtelijke) organisatie voor zichzelf en voor de omgeving een keuze moet maken welke rol zij aanneemt (wantrouwen of delen) en daar dan ook de hulpmiddelen / administratie op aanpast.

Tijdends de twee workshoprondes gingen diverse sprekers in op de invloed van 2.0 op de verschillende facetten van het vak.

Impressie van een aantal workshops

‘Wabo. En nu de praktijk!’

Spreker: Onno de Moor, Senior Adviseur bij Doxis

Onno gaf een kort overzicht van de hoofdlijnen van de Wabo. Daarna een toespitsing op ‘leeuwen en beren’ voor DIV en belangen die DIV moet waarborgen. Hoe is DIV betrokken bij de inrichting? Welke knelpunten identificeren we? Dit laatste geïllustreerd aan de hand van de verschillende kanalen voor en vormen van inkomende en uitgaande informatie. Doel van de workshop was: ‘aangeven waar DIV op moet letten, wat opgepakt kan worden om het Wabo-gat (digitaliseringsgap tussen aannames van Wabo-wet en feitelijke situatie gemeenten) te vullen’. Met de Wabo Monitor, waar overigens al flinke belangstelling voor is, biedt Doxis de helpende hand.

‘Hoe bruikbaar zijn nieuwe media voor overheden?’

Spreker: Alexander Oldeman, Uitgever bij Sdu Uitgevers

In deze levendige workshop stonden twee zaken centraal. Ten eerste kregen we inzicht in de enorme hoeveelheid en diversiteit van nieuwe media. Van zien en vinden (Google) via communiceren en delen (YouTube, Skype) naar participeren en zelforganisatie (Lens en fixmystreet.com) kwamen voorbij. De tweede boodschap betrof de achterstand van de overheid op burgers en bedrijven met inzet van nieuwe media. In een groepsopdracht werden kansen en mogelijkheden verkend van nieuwe media voor de overheid, bijvoorbeeld de onlinebeschikbaarstelling en uiteindelijke veiling van gevonden voorwerpen. Alexander eindigde met 15 leuke, uitdagende voorbeelden van lokale overheidsinitiatieven: bijvoorbeeld de digitale publieksbalie met webcam of de chatsessie met wethouders.

‘Archiveren 2.0’

Spreker: Ingmar Koch, Beleidsmedewerker bij de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg

Al voor de aanvang van de workshop voegde Ingmar de daad bij het woord door actief te twitteren. Ingmar verzorgde een boeiende presentatie, levendig ondersteund met leuke filmpjes. Zelfs tijdens de workshop werd nog getwitterd. Volop 2.0 dus. Hoe in dit 2.0-scenario om te gaan met archivering leverde vooral nog vragen op. De deelnemers werden dus flink aan het denken gezet. Ingmar legde de relatie naar het archiveren van e-mail. Dit werd 10 jaar terug nog afgedaan als onbelangrijk en is nu een hot item. Een deelnemer merkte op: ‘Gaat het niet om een andere benadering, moeten we wel alles willen controleren?’ Kortom: werk aan de winkel om het toekomstige archiveringsbeleid verder uit te werken.

‘Wat kan DIV leren van Google en i-Tunes?’

Spreker: Adriaan Hondelink, Managing Consultant bij Content Strategy

Waarom kunnen we niet Googlen in ons DMS? En is het echt nodig om zoveel kenmerken van een document te registreren als i-Tunes dat bijvoorbeeld zelf doet bij het uploaden van muziek? Tijdens deze workshop werd nagegaan welke functionaliteiten, beschikbaar via het internet, ook van pas kunnen komen voor DIV bij het ontsluiten en beschikbaar stellen van informatie. Na een leuke discussie was de conclusie dat dit voor zowel DIV als het primair proces een stap vooruit zou zijn.

‘Wat gaat de DIV’er in de nieuwe wereld doen om de DIV-controlfunctie te vervullen?’

Spreker: Jan Druijff, Hoofd Facilitaire Zaken bij de gemeente Overbetuwe

Een workshop met zonneschijn, regenbuien en onweerswolken! Hoe veranderingsgezind is uw afdeling DIV? Dat was de vraag die aan de deelnemers van deze workshop gesteld werd. Op een barometer konden de deelnemers aangeven hoe het weer er op hun afdeling uitzag. Daar waar bij sommige wegtrekkende wolken te zien waren, hadden andere al te maken met zonneschijn. Desondanks zagen andere een toenemende kans op buien die soms vergezeld gingen van onweer betreffende de toekomstige veranderingen. De verwachtingen werden in beide groepen goed weergegeven en meningen en ideeën wisselden elkaar af.

‘Het nieuwe werken binnen DIV’

Spreker: Peter van de Ruit, Bureauhoofd Record Management en papieren Archief bij de gemeente Haarlem

In zijn workshop ging Peter in op de visie die Haarlem heeft ontwikkeld bij de introductie van het digitaal werken. Uitgangspunt is dat de volledige verantwoordelijkheid voor de archivering in het dynamische proces bij de individuele ambtenaar komt te liggen. Vanuit zijn eigen ‘workspace’ creëert, ontvangt en deelt de ambtenaar zijn documenten, of liever gezegd zijn gegevens, van binnen en van buiten de organisatie. Deze worden gekoppeld en opgeslagen binnen de ‘zaak’ waarin de ambtenaar zijn activiteiten verricht. Pas na afronding binnen een zaak zal een selectie worden gemaakt op de gevormde opgeslagen informatie. De rol van de moderne DIV’er zal evenredig gaan veranderen, namelijk in die van regievoerder op de ‘workspaces’. Dat dan in de vorm van het inbedden en bewaken van de zaaksgewijze inrichting. Aan het einde van het proces vervult de DIV alleen nog een rol als selecteur van de gevormde databestanden.

‘Registreren is geen mensenwerk meer’

Sprekers: Laurens van Thiel, Commercieel Directeur Data Space en Marc Charlier, Manager Corporate Communications bij BCT

Laurens en Marc namen de deelnemers mee naar de (nabije) toekomst van documentregistratie. Wordt in de toekomst de postkamer volledig uitbesteed en/ of wordt de registratie van documenten geheel geautomatiseerd? Het lijkt futuristisch, maar men is er wel van doordrongen dat dit de toekomst is. De werkzaamheden van de toekomstige DIV-professional liggen volgens Data Space en BCT vooral op het gebied van het Klant Contact Centrum (KCC), specialisatie van stukken die niet automatisch geïndexeerd kunnen worden en het maken van de verbinding tussen het proces en de burger. Kortom: de DIV’er wordt informatiemanager.

Alle presentaties van het Doxis Seminar 2010 vindt u op het Doxis Serviceweb. Op de homepage van www.doxis.nl kunt u inloggen op het Serviceweb.

Her en der zijn op het wereldwijde web nog meer impressies over het seminar te vinden. Voor het overzicht van de seminartweets kunt u terecht op http://twapperkeeper.com/doxis20/. Het blog van Ingmar Koch, beleidsmedewerker Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg, http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2010/02/ informatiemanagement-20-over-willen.html

Een video-impressie geplaatst door een van de gasten op YouTube en Ambtenaar 2.0: http://www.youtube.com/ watch?v=Go_GkljbUgg of op http://ambtenaar20.ning.com/video/doxis-seminar-2010-informatie