Door: Geert de Brouwer, Senior Adviseur Doxis

 

Rodin is de afkorting voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Rodin is een pakkende naam met een ludieke verwijzing naar de Franse beeldhouwer Auguste Rodin, van wie ‘de Denker’ een van zijn bekendste werken is.
 

Een gesprek

Info Management sprak met twee vertegenwoordigers die Rodin mee ontwikkelden. Bernard Mantel, Archiefinspecteur bij het Utrechts Archief en Ingmar Koch, Beleidsmedewerker Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant en Limburg.

Bernard vertegenwoordigt het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie (WGA) en Ingmar, het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai). Het Expertise Centrum (HEC) participeerde eveneens in het tot stand komen van het nieuwe referentiekader.

Rodin nodigt vooral uit tot nadenken. Het nadenken over waarom ik met mijn organisatie bepaalde keuzes maak. De uitvoering van die keuzes komt pas daarna aan de orde. De beide heren eensgezind: “Denk dus na voor je begint.”

“Wat is Rodin eigenlijk en voor wie is het bedoeld?”

Bernard en Ingmar begrijpen dat het belangrijk is om Rodin goed te positioneren. De ontwikkelingen binnen het informatiedomein gaan snel. Voorbeelden: de nieuwe Archiefregeling is nog nauwelijks geland. Er is veel aandacht voor het toepassen van normeringen. En de markt wacht op de doorvertaling van de Baseline naar provincies en gemeenten. Juist die veelheid maakt Rodin complex.

Ingmar:“Gemeenten vragen nogal eens hoe ze de eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) moeten toepassen. Het is primair een vraagstuk voor de archivaris van de archiefbewaarplaats. Rodin richt zich met name op archiefvormers.”

Bernard vult aan:“Met Rodin beschik je over een checklist, waarmee je een 0-meting over de digitale beheersomgeving in jouw organisatie maakt. Het referentiekader is compact en to the point, relatief snel ontwikkeld en naar verwachting gemakkelijk toepasbaar.”

Maar Rodin is ook compleet, het kader groepeert de eisen naar ‘Beleid en organisatie, Informatiebeheer en ICT-beheer en -beveiliging’. Rodin somt niet alle ins en outs van de weten regelgeving op. Het model verwijst wel steeds naar de achterliggende documentatie, zodat je die er zelf bij kunt pakken.

“De nieuwe Archiefregeling spreekt in artikel 16 over het toepassen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden. Hoe verhoudt zich dat tot Rodin?”

Bernard en Ingmar concluderen dat Rodin niet het kwaliteitssysteem is. “De Archiefregeling zorgt hier voor nogal wat onduidelijkheid. Het is achteraf jammer dat de regeling niet gewoon NEN-ISO 15489 als kwaliteitssysteem noemt of voorschrijft. Rodin geeft wel inzicht over hoe het met de kwaliteit van de digitale beheersomgeving is gesteld. Het INK-managementmodel werd toegepast bij de ontwikkeling van het referentiekader en Rodin sluit aan bij de nieuwe ISO/DIS 30300:2010, waarmee men de toegevoegde waarde van het informatiemanagement voor het realiseren van primaire bedrijfsdoelen toetst.”  

“De digitale beheersomgeving is veelomvattend en overstijgt het beheer van documenten en dossiers in het DMS/RMA. Hoe komt de informatiemanager in controle als de uitkomst van de Rodin checklist om actie vraagt?”

Ook nu zijn de beide heren het eens: “Het scala is inderdaad breed. We hebben te maken met procesgebonden vakapplicaties en Enterprise Content Managementsystemen. Het belangrijkste is dat het beheer en de verantwoordelijkheid niet per definitie op één plaats zijn geconcentreerd, maar dat de gedeelde verantwoordelijkheid duidelijk is benoemd en georganiseerd. En hiermee sluiten we precies aan bij de inhoud van het hoofdstuk ‘verantwoordelijkheden’ uit NEN-ISO 15489.”

“Zaakgericht werken is een actueel thema met organisatorische impact (de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum KCC), technische consequenties en gevolgen voor het document- en recordsmanagement (een architectuur met front-, mid- en backoffice). Toch komt dit thema niet uitvoerig terug in Rodin?”

Ingmar: “Het heeft ook wel wat discussie gekost tijdens de ontwikkeling van het kader. Maar uiteindelijk is er bewust voor gekozen. In het hoofdstuk ‘Informatiebeheer’ komt wel het classificatieschema/de ordeningsstructuur aan bod. Dit is van alle tijden, of die ordening nu plaats vindt op basis van processen en zaken of op een andere wijze, is van onderschikt belang.”

Veelbesproken thema’s

Zaakgericht werken is een veelbesproken thema, merken de inspecteurs in de praktijk op. Net zoals substitutie. Te vaak is substitutie een doel op zich. Ingmar daarover: “Het is wel eens voorgekomen dat ik een bijna letterlijke kopie van een bestaand handboek ontving. Terwijl de organisatorische inbedding van substitutie uiteraard verschilt per organisatie.“

Bernard vervolgt: “Met een machtiging voor substitutie begin je feitelijk pas met een kwalitatief hoogwaardig en duurzaam beheer van je digitale beheersomgeving. Zie die machtiging dus als een beginpunt in plaats van een eindpunt.”

“Rodin is deze zomer geïntroduceerd, zijn er al praktijkervaringen?”

“Het model verdient zeker nog de nodige promotie. Immers, de doelgroep is breed en omvat alle archiefvormers die betrokken zijn bij de dynamische en semistatische fase van het archiefproces. Rodin is uiteraard ook toepasbaar in organisaties die formeel niet onder de Archiefwet vallen, want ook daar zal de behoefte aan een goede digitale beheersomgeving zijn”, aldus Ingmar en Bernard.

In Noord-Holland loopt een pilot bij de gemeente Heemstede. Het doel is tweeledig. Voldoet Rodin als auditinstrument en hoe ‘scoort’ deze gemeente op basis van de checklist. Bernard gaat Rodin zeker toepassen bij zijn inspecties en Ingmar bereidt een pilot met vier samenwerkende West-Brabantse gemeenten voor.

Meer weten over Rodin?

Kijk in het nieuwsoverzicht op www.lopai.nl. Hier kunt u ook de brochure downloaden. Voor ABR-abonnees: Doxis heeft aandacht besteed aan Rodin in de regionale kennisbijeenkomsten rondom het thema: ‘Digitaal beleid in de praktijk’. Bekijk de presentaties op het Serviceweb van Doxis: www.doxis.nl.