Door: Geert de Brouwer, senior adviseur bij Doxis

 

Dit jaar volgde een aantal medewerkers van Doxis met een leidende, adviserende of commerciële rol een masterclass die werd verzorgd door de Universiteit van Amsterdam. Het waren zes pittige en interessante dagen waar deelnemers ervaringen uitwisselden, kennis vergaarden en bouwden aan een visie op informatiemanagement, gemeenschappelijke taal en een gestandaardiseerd kader. Dit alles natuurlijk met het doel de dienstverlening aan onze klanten nóg verder te verbeteren.
Hoe kijken de docenten terug op deze leergang waarbij theorie en praktijk elkaar ontmoetten? Een gesprek met Theo Thomassen, hoogleraar archiefwetenschap, en Peter Horsman, wetenschappelijk medewerker.

 

De masterclass kwam tot een brede definitie van het begrip informatiemanagement, hoe verhoudt zich dat tot archiefwetenschap?

Theo en Peter zijn eensgezind. “Het goede van de brede definitie is de benadering van integraal informatiemanagement. Niet de applicatie of het archief staat centraal, maar het proces. We gaan uit van het geheel van bedrijfsen informatieprocessen. Archiefbeheer en archiefwetenschap vragen dus om die brede informatiecontext. Terug naar het proces, met het oog op de toekomst, dus het hele records-continuüm neem ik zeker mee naar de onderwijspraktijk”, betoogt Peter.

Er komen dus breed opgeleide studenten op de arbeidsmarkt, zijn ze klaar voor de toekomst?

Peter: “Ja, maar je leert niet alles op de universiteit. Een groot deel van de studenten heeft al een baan, dat kan zijn bij een archiefdienst, maar ook bij een archiefvormende organisatie of adviesbureau. Studenten moeten in staat zijn te opereren in verschillende omgevingen net zoals Doxis adviseurs. Bij ons ligt er veel accent op inzicht en attitude.” Theo: “Maar je ziet ook diversiteit, de studie Informatiewetenschappen aan de UvA bestaat uit uiteenlopende modules. En vergeet de studenten niet die de archiefspecialisatie volgen binnen het brede domein Media, Informatie en Communicatie aan de Hogeschool van Amsterdam.”

 

Herkenbaar, want in de casussen die in de masterclass aan bod kwamen, lag de nadruk ook meer op het adviesproces dan op de inhoud.

De hinderpalen in de adviespraktijk blijken inderdaad vrij groot viel Thomassen op. “Het gaat niet alleen om het bedenken van oplossingen, maar ook om het verkopen en – vooral – het bespreken op het juiste niveau met de goede opdrachtgever”. Horsman herkende het accent in de casussen ook. “Maar toch kwamen we steeds weer terug op de probleemanalyse. Hierbij blijkt het analoge vraagstuk nog behoorlijk groot. Dat heeft weer te maken met de rol van de opdrachtgever. DIV heeft de neiging problemen te vertalen in vertrouwde oplossingen, terwijl men in primaire processen veel digitaler denkt. DIV zit nog sterk in het Zaalbergparadigma, terwijl collega’s in de cloud vertoeven.”

De paradigmaverschuiving is veelbesproken. Is dit ook zo’n prominent thema op de universiteit?

Theo is hier uitgesproken over. “Het paradigma van de archiefwetenschap is verschoven en niet terug te schuiven. Je kunt zeggen ‘van analoog naar digitaal’, maar binnen de wetenschap spreken we van ‘custodiaal’ en ‘postcustodiaal’. Het postcustodiale paradigma is voor onze studenten uitgangspunt, het custodiale paradigma geschiedenis. Studenten ontwikkelen een brede en geïntegreerde wetenschappelijke benadering van de kernproblemen van het records management en het beheer van historisch archief. Doxis ontwikkelt een visie op de actuele problemen binnen het informatiemanagement en een gevarieerd instrumentarium om die problemen op te lossen. Allebei moeten ze iets weten van de concepten, theorieën van de archiefwetenschap. We gaan uit van geïntegreerde postcustodiale analysemodellen waarmee we analoge en digitale vraagstukken te lijf kunnen gaan. Onderhoud aan koetsen is door de introductie van de auto geen besmet werk geworden, maar we moeten koetsbezitters niet in de waan laten dat een koets sneller en efficiënter is dan een auto.”

Past een theoretische benadering van de archiefwetenschap wel in een eigentijds klantgesprek over elektronische dienstverlening en GEMMA architectuur?

Juist heel goed betoogt Peter. “Het biedt zelfs kansen. De uitdaging is om je eigen meerwaarde te benutten en dat is archiveringskennis. Dat betekent net een stap verder kijken dan vandaag. Zeker geen benadering vanuit de techniek, maar ook niet onderzoeken wat één bepaald werkproces nodig heeft. Kijk wat goed is voor het hele bedrijf en houd oog voor het maatschappelijke belang. Daar zijn archieven voor nodig – en dus ook archiefwetenschap. Leg het model van een archiveringssysteem naast de architectuurplaat, dit verrijkt het gesprek.”

Hoe kijken jullie terug op de masterclass, ook als je terugdenkt aan je verwachtingen vooraf?

Theo en Peter zijn het met elkaar eens. “Doxis als bedrijf is een bekende partner. Het profiel van de medewerkers is gedurende de masterclass duidelijker geworden. Kenmerkend zijn het hoge opleidingsniveau en het professionele karakter. De open en collegiale sfeer waarin discussies werden gevoerd was erg prettig. Vooraf leek het een uitdaging om de praktijk met de theorie te confronteren, achteraf kijken we met een goed gevoel terug.”

Tot slot, hoe herkent de klant een afgestudeerde masterclass Doxiaan? 

“Die staat garant voor een goede probleemanalyse, vermogen tot synthese en het vermogen het geheel te overzien”, schetst Peter Horsman. “Dus verder kijken dan het genoemde probleem, de adviseur beperkt zich niet tot de output, maar tot de outcome.” Theo: “De masterclass draagt bij aan een vast, herkenbaar kwaliteitsniveau. De Doxis medewerker biedt een adequate en duurzame oplossing voor het informatieprobleem van de klant.” Overigens volgt er in het najaar een masterclass voor een tweede groep deelnemers en worden resultaten gedeeld met alle collega’s. De tijdens de leergang ontwikkelde toolbox met standaard modellen en methoden is hier een mooi voorbeeld van.