Door: Rob van Aert

Documentbeheer bij Rijkswaterstaat 'op de schop''

In korte tijd voerde Doxis diverse projecten uit bij Rijkswaterstaat. Reden genoeg om eens een kijkje te nemen in de indrukwekkende wereld van het bouwen op grote schaal. De verplaatsing van gigantische hoeveelheden zand en water brengt ook een enorme stroom aan documenten op gang. Het is een pittige uitdaging om al deze stromen in goede banen te leiden. Daarbij werd diepgravend werk verricht.

 

Tweede Coentunnel

Onder het Noordzeekanaal in Amsterdam komt een Tweede Coentunnel. Met de aanleg hiervan in combinatie met de Westrandweg zorgt Rijkswaterstaat voor betere bereikbaarheid van de noordelijke Randstad en het westelijk havengebied van Amsterdam. Nadat de Tweede Coentunnel en Westrandweg in 2013 gereed zijn, wordt de bestaande Coentunnel gerenoveerd. In 2014 is het volledige tracé open voor het verkeer.

Info Management sprak met Gerard Graave, documentbeheerder van dit project voor Rijkswaterstaat. “Het project bestaat uit drie hoofdcontracten die zijn aanbesteed tussen 2006 en 2008. De contractvorm DBFM (design, build, finance, maintain) is een bijzondere vorm van een PPS (publieke/private samenwerking) waarbij de opdrachtnemer geen product oplevert, maar een dienst. De opdrachtnemer die de Tweede Coentunnel bouwt, is ook verantwoordelijk voor het onderhoud gedurende vijfentwintig jaar.” DMS ingevoerd “Onze projectorganisatie heeft Doxis benaderd voor ondersteuning bij het gestructureerd archiveren van de documenten uit het aanbestedingstraject. Tijdens die fase van het project werd nog niet gewerkt met een documentmanagementsysteem (DMS). Dat is pas enkele jaren later ingevoerd – na de start van het project. Tot die tijd werden documenten op een centrale schijf opgeslagen. In een paar bulkacties zijn die ondergebracht in een archiefstructuur van het DMS Hummingbird. De daaropvolgende jaren werd alleen een digitaal archief opgebouwd, in de veronderstelling dat fysieke overdracht niet meer nodig zou zijn. Een deel van de fysieke documenten bevond zich bij projectmedewerkers of de inkoopafdeling. We zijn voorstander van een projectfasegewijze archiefoverdracht. Daardoor geschiedt de overdracht terwijl de inhoudelijk deskundigen nog beschikbaar zijn. Bovendien is de archiefoverdracht aan het eind van zo’n groot project dan ook beter te overzien.” Standaardisatie “Tot voor kort hadden projectorganisaties grote vrijheid om zelf de opslag van documenten in te richten. Voorheen werd namelijk niet gewerkt volgens een standaard en was er nog geen centraal DMS. Het afgelopen decennium maakte Hummingbird (nu Edocs) snel opmars.

 

Gerard Graave: “Als wij zo’n 200.000 stukken opslaan voor een project als dit, dan zijn dat er bij de betrokken opdrachtnemers meestal wel zo’n 1.000.000.”

 De redenen daarvoor zijn de gebruikersvriendelijkheid en korte implementatietijd om een systeem operationeel te maken. Inmiddels heeft Rijkswaterstaat uniforme voorzieningen getroffen voor startende projecten en zijn kaders en richtlijnen voor projectarchivering opgesteld. Projectorganisaties zijn heel dynamisch, zeker in het begin, wanneer vooral snel geschakeld moet worden. De focus ligt dan bij veel mensen niet onmiddellijk op het archiveren.” Analoge overdracht “Toen er eenmaal een DMS was, heerste lange tijd de gedachte dat er van het projectarchief slechts een digitale overdracht verlangd zou worden. Uit overleg met de ontvangende partij van het aanbestedingsarchief kwam aan het licht dat er niet digitaal, maar uitsluitend analoog mocht worden overgedragen. Daarvoor moesten dus zoveel als mogelijk was de bestaande fysieke documenten worden verzameld en veel digitaal materiaal worden geprint. Dat verzamelen, uitzoeken, ontdubbelen en printen bleek te veel werk voor ons documentbeheerders om er naast onze reguliere werkzaamheden zelf bij te doen. Dat was een bewerkelijke ronde die veel extra capaciteit vergde. Daarvoor hebben we Doxis ingeschakeld.” Praktische structuur “Samen met Tessie Schepman van Doxis hebben we gekozen voor een opzet die ook voor buitenstaanders inzichtelijk is. Daarvoor moesten we wel een en ander omgooien. De inrichting is daardoor wel wat anders dan doorgaans het geval is wanneer het standaard rolmodel uit integraal projectmanagement wordt gehanteerd. Tessie heeft dat prima aangepakt door eerst de aanbestedingsleidraden goed te bestuderen en vervolgens alle documenten per specifieke fase te verzamelen. Het digitale archief dat werd gebruikt, was weliswaar geordend, maar het was een werkarchief. Daar gaan mensen anders mee om, zeker omdat de versie waarmee we werken niet met een records management applicatie kan worden uitgerust. Dan moet je dus achteraf de bijbehorende waardes gaan toekennen. Tegenwoordig geven we meteen bij de opslag aan of een document archiefwaardig is. Dat is een kleine moeite en het bespaart veel uitzoekwerk voor de toekomst.”

Brabantse kanalen

Om de bereikbaarheid van Zuidoost-Brabant over water te behouden en verbeteren, is Rijkswaterstaat het programma Brabantse kanalen gestart. Door dit programma worden enkele kanalen geschikt gemaakt voor grotere schepen. Als de capaciteit van deze kanalen wordt vergroot, kan de economische bedrijvigheid in dit gebied toenemen. Het project behelst de verbreding en verdieping van het Wilhelminakanaal; de bouw van een sluis bij Tilburg; de verbreding, verdieping en het omleggen van een deel van de Zuid-Willemsvaart; de bouw van een aantal bruggen; de bouw van twee sluizen en het vervangen van drie sluizen. Sommige van deze projecten zijn al gereed, andere zitten nog volop in de realisatiefase.

 

Frank Schalk, manager projectbeheersing van Rijkswaterstaat, vertelt over de aanpak van het documentbeheer. “In februari 2011 heeft mijn voorganger Doxis ingeschakeld en vervolgens de informatiespecialist Wouter Kuiper en documentalist Claire Vernède ingehuurd. Daarbij is gekozen om Hummingbird als documentmanagementsysteem in te voeren. We hadden als doel om Hummingbird meer te gaan gebruiken bij de projecten van Brabantse Kanalen. Daar zijn we ondertussen goed in geslaagd. Doxis heeft daar een grote bijdrage aan geleverd. Er is draagvlak gecreëerd binnen de projectgroep onder andere door presentaties, die Claire en Wouter hebben gehouden. Hierin is de werkwijze van documentbeheer uitgelegd en ook de voordelen, de transparantie en het gebruiksgemak van Hummingbird.”

Discipline

“Er bestond al wel een structuur, maar die hebben we verbeterd en inzichtelijker gemaakt. Verder hebben we systematiek aangebracht in het versiebeheer en gehamerd op opslag in Hummingbird. Zoals vaak het geval is, vormde ‘discipline’ de grootste uitdaging. Een duidelijke structuur en standaardisatie helpt daarbij. Daar hebben we voor gezorgd. Voor de mappenstructuur zijn we uitgegaan vande structuur van het integraal projectmanagementmodel van Rijkswaterstaat. Dit model gaat uit van vijf rollen: projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager. Dit vormde de basis voor de mappenstructuur van alle deelprojecten.”

 

Gemeengoed

“Steeds meer mensen weten nu de weg naar Hummingbird te vinden. De geschiedenis van een document blijft nu niet alleen meer bewaard in de hoofden. Ook opvolgers zullen in de toekomst alle gegevens moeten kunnen vinden. Daar is gelukkig iedereen wel van doordrongen. Niet elk document hoeft in het projectarchief te worden opgeslagen. De stukken waarin afspraken zijn vastgelegd of waar handtekeningen op staan, die horen er natuurlijk in.”

Terugwerkende kracht

“Doxis is gestart toen het project al volop in gang was. Daarom hebben we eerst (met terugwerkende kracht) alsnog de belangrijkste stukken ingevoegd, namelijk die nodig zijn voor toetsing en verificatie. Pas daarna zijn de documenten ingebracht die dienen ter informatie. Verder is een informatiespecialist van Doxis het eerste half jaar twee dagen per week aan het werk geweest om het hele proces gestructureerd in kaart te brengen. De documentalist was fulltime bezig om de stukken in te voegen in Hummingbird en het versiebeheer te doen. Het komende jaar gaat de documentalist taken van de informatiespecialist overnemen. Denk hierbij aan het monitoren van de werkwijze van het documentbeheer. Voor specifiekere vragen blijft de huidige informatiespecialist als vraagbaken op de achtergrond.”

Zelf verantwoordelijk

“Nu zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor de invoer. In eerste instantie waren er wat vraagtekens en weerstand bij de invoering, maar dat zie je natuurlijk altijd bij veranderingen. Gelukkig raakte iedereen snel overtuigd van de voordelen doordat collega’s snel alles kunnen vinden wat ze nodig hebben. Informatie wordt echt gedeeld. We zien het gebruik van Hummingbird nog steeds toenemen.”