Door Anne-Sophie Teunissen, professional bij Doxis

 

Pas afgelopen najaar maakte de gemeente kennis met webarchivering. Sinds enkele maanden werkt Zoetermeer als één van de eerste Nederlandse gemeenten met PageFreezer. Peter de Nies vertelt over de eerste ervaringen met dit systeem voor webarchivering.

 

Peter is er verantwoordelijk voor dat de publieke webomgevingen van de gemeente goed blijven functioneren. “Ik implementeer nieuwe functionaliteiten, onderhoud contacten met leveranciers en ben verantwoordelijk voor advies, contract- en budgetbeheer binnen het webdomein. Niet alleen heb ik een sterk documentaire achtergrond, daarnaast beschik ik over meer dan algemene kennis van automatiseringstechnische vraagstukken. Heel mijn loopbaan ben ik al werkzaam op het raakvlak van informatie en automatisering.”

Webarchivering, simpelweg noodzakelijk

Doxis is van mening dat webarchivering een vereiste is: vooral in een tijd waarin communicatie in toenemende mate plaatsvindt via het web. Door webarchivering kunnen organisaties zich verantwoorden. “Gemeenten dienen daarom richtlijnen en oplossingen vast te stellen over hoe zij omgaan met sociale media en de risico’s die daarmee samenhangen. Voor de gemeente Zoetermeer was het besluit ‘simpel’ om aan de slag te gaan met webarchivering. De Archiefwet verplicht ons om procesmatige activiteiten vast te leggen. Daarnaast stelt de wet het noodzakelijk dat zaken worden vastgelegd waar burgers rechten aan kunnen ontlenen. De website van de gemeente wordt gebruikt voor allerlei officiële publicaties. Vanuit dat oogpunt is het dus van groot belang dat de site wordt gearchiveerd.”

De keuze

Zoetermeer werkt al enige tijd digitaal. Webarchivering was voor Peter dan ook geen onbekend terrein. De manier waarop dat voorheen verliep, was echter verre van ideaal te noemen. “Voordat we met PageFreezer aan de slag gingen, gebruikten we al een tijdje andere software. Ik maakte met deze software zelf backup’s van de website. Dit gebeurde zeer onregelmatig, het nam veel tijd in beslag en veel belangrijker: het kostte heel veel capaciteit van de eigen server. We konden kiezen uit twee webarchiveringssystemen. De gemeente Zoetermeer heeft voor PageFreezer gekozen, omdat dit van origine een Amerikaans bedrijf is dat gebonden is aan de Amerikaanse archiveringswetgeving. Deze wetgeving gaat heel ver, veel verder dan Europese wetgeving en de Nederlandse Archiefwet. Dat PageFreezer voldoet aan die stringente wetgeving is een belangrijke reden geweest om dit systeem aan te schaffen. Dit heeft niet alleen nu voordelen, maar ook op langere termijn. Als de Nederlandse wetgeving strenger wordt, is de kans heel groot dat we blijven voldoen aan die eisen. Een ander belangrijk argument om te kiezen voor PageFreezer is dat het ‘betrekkelijk eenvoudig’ is om sociale media te archiveren.”

“Hoewel PageFreezer pas sinds januari actief is bij de gemeente, wordt nu al gekeken hoe het systeem breder kan worden ingezet.”

 

Eerste ervaringen

“Nu we PageFreezer gebruiken, worden wijzigingen automatisch dagelijks gearchiveerd. Dat is een enorme verbetering ten opzichte van de vorige software. PageFreezer wordt zowel voor het archiveren van de gemeentelijke websites als sociale media ingezet. Op dit moment archiveren we de hoofdwebsite, projectinformatiewebsites, wijkwebsites, het algemene Twitteraccount en het algemene Facebookaccount van de gemeente. Zoetermeer maakt actief gebruik van al deze digitale kanalen. De verschillende websites van de gemeente worden gebruikt om officiële informatie bekend te maken. De gemeente zet Facebook voornamelijk in om de leuke en interessante evenementen in de stad meer bekendheid te geven. Twitter wordt breder ingezet, de persen nieuwsberichten worden automatisch overgenomen van de website, vragen en opmerkingen van bezoekers worden gesignaleerd. Zo nu en dan worden ze zelfs al actief beantwoord, maar dat staat nog in de kinderschoenen. De ervaringen met PageFreezer zijn positief. De archivering van de websites, het Twitteraccount en de Facebookpagina lopen goed. We zijn vooral te spreken over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de klantvriendelijkheid van het PageFreezer-team. Als we vragen hebben, krijgen we snel antwoord. Er worden vrijwel altijd direct oplossingen aangedragen. Kortom: we hebben een goed en prettig contact met PageFreezer.”

In de toekomst

“Hoewel PageFreezer pas sinds januari actief is bij de gemeente, wordt nu al gekeken hoe het systeem breder kan worden ingezet. Een concreet toekomstbeeld schetsen is echter niet gemakkelijk, omdat we niet weten wat er allemaal nog op ons pad komt wat digitalisering en ontwikkelingen in de automatisering betreft. Toch zijn er al wel ideeën over hoe PageFreezer in de toekomst gebruikt zou kunnen worden. Momenteel loopt er een pilot van een live chat project bij de gemeente. Op de website kunnen burgers dagelijks via live chat vragen stellen aan een medewerker. De live chat wordt niet gearchiveerd, omdat die nog in de testfase verkeert. Ik kan me heel goed voorstellen dat PageFreezer op termijn ook kan worden ingezet voor deze dienst van de gemeente. Bovendien zien we kansen op het gebied van monitoring van gearchiveerde informatie: het uitvoeren van een informatieanalyse over gearchiveerde ‘objecten’ uit het verleden kan interessante aanknopingspunten opleveren voor toekomstige verbeteringen. Dit geldt zowel voor de kwaliteit van de externe, als interne communicatie. Als we kunnen zien waar het minder goed ging, kunnen we daar actie op ondernemen. In het verlengde hiervan biedt PageFreezer de mogelijkheid om signalen vanuit de gemeenschap te monitoren. We zouden het systeem kunnen inzetten om dergelijke signalen op te vangen en vragen te beantwoorden als: Wat is er gebeurd? Waar kunnen we rekening mee houden? En hoe kunnen we daarop anticiperen? Helaas kunnen we dit met PageFreezer nu alleen nog handmatig doen. Een combinatie waarin de door PageFreezer gearchiveerde sociale media berichten kunnen worden geanalyseerd door externe software zou voor de toekomst erg handig zijn.”