Door Geert de Brouwer, senior adviseur bij Doxis

 

Als Wimbledon nog in volle gang is kondigt KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) de Baseline voor gemeenten aan. De werkgroep die het kader voor de informatiehuishouding ontwerpt, heeft echter wat meer tijd nodig. Een goed moment dus om stil te staan bij de verwachtingen rondom de Baseline op lokaal niveau.

 

Herinnert u zich deze nog?

Kent u ze nog, de zeven normen van de Baseline? Als u deze vraag met een volmondig ‘ja’ kunt beantwoorden, heeft het kader op landelijk en provinciaal niveau zich in ieder geval al bewezen. De Baseline beoogt een kader te bieden dat eenheid en duidelijkheid creëert in de wirwar van wet- en regelgeving die het informatiedomein raakt. Gepresenteerd onder de noemer ‘praktisch – samen – toekomstgericht’ is de Baseline ook echt toepasbaar. Met de Baseline voer je een APK uit op de kwaliteit van de (digitale) documentaire informatievoorziening.

Is een Baseline op lokaal niveau belangrijk?

Ja! En hopelijk vinden strategen op het gebied van informatiebeleid dat ook. Gemeenten baseren hun beleid en daaruit voortkomende activiteiten steeds vaker op basis van een risicoanalyse. Goed georganiseerde digitale informatie is van cruciaal belang voor een succesvol primair proces en levert een bijdrage aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Organisatievraagstukken horen daarbij, maar ook techniek speelt een rol, denk aan informatiearchitectuur waarin allang geen monopoliepositie meer geldt voor het DMS/RMA. Kaders helpen. Dat blijkt uit de toepassing van NEN ISO-normeringen en RODIN, Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. De Baseline moet dus echt wat te bieden hebben in aanvulling op bestaande kaders. Op voorhand zien we twee risico’s: de Baseline richt zich te veel op het operationele DIV-niveau en de Baseline beperkt zich tot normen gerelateerd aan het ‘hot item’ E-dienstverlening.

Zijlijn of frontlinie?

De Baseline kan meerwaarde bieden door handvatten te leveren die bijdragen aan de totstandkoming van een echte ‘iOverheid’. Gemeenten richten zich nu veelal op de ‘eOverheid’. De bouwstenen uit het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP) dragen hieraan bij. Echter, bij die goed georganiseerde voorkant hoort ook een achterkant met een informatiehuishouding op orde. Laten we hopen dat de Baseline de verbinding legt tussen de theoretische bevindingen uit het rapport “iOverheid” van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (rapport 86, ISBN 978 90 8964 309 4) en de alledaagse praktijk binnen Nederlandse gemeenten.

Tot slot drie vragen uit die praktijk. Zullen we ze onthouden voor een latere toetsing van de Baseline voor gemeenten?

  • Hoe kom ik van vrijblijvend documentmanagement tot verantwoord records management?
  • Hoe organiseer ik mijn digitale informatiebeheer zodat het nadrukkelijk de scope van de klassieke DIV overstijgt, inclusief de rol van toezichthouder/recordmanager?
  • Hoe ondersteunt informatiemanagement de kenniswerker 2.0 die vooral creëert, samenwerkt en social media toepast?