Door: John Gerse, professional bij Doxis

De te verwachten invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht, de toekomstige wijziging van de Archiefwet en het vertrek van de provinciaal archiefinspecteur. Drie redenen voor de provincie Gelderland om na te denken over aanpassing van het archieftoezicht vanuit de provincie. Doxis werd gevraagd om hier vorm aan te geven samen met de provincie.
 

In iedere provincie is nu nog een provinciaal archiefinspecteur belast met het toezicht op de archiefzorg van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de regionale politiekorpsen. De provinciale archiefinspecteur houdt daarnaast toezicht op het beheer van de dynamische archieven bij de eigen provinciale organisatie en bij die gemeenten in de eigen provincie waar geen archivaris is benoemd. Zo is dat ook in de provincie Gelderland. De toezichthoudende taak gaat de komende jaren echter veranderen.

Minder toezicht

De verandering in het archieftoezicht is onder meer ingegeven door het streven van de overheid om het specifieke interbestuurlijke toezicht te verminderen. Hiertoe is in 2006 de ‘Commissie Doorlichting Interbestuurlijke Toezichtarrangementen’ ingesteld, ook wel de Commissie-Oosting genoemd. Deze commissie heeft nieuwe uitgangspunten opgesteld voor interbestuurlijk toezicht.

 Deze zijn:

 • nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van elke overheid voor de taakuitvoering;

 • uitgaan van vertrouwen in de taakuitvoering bij de onder toezicht staande overheden;

 • versterking horizontale verantwoording door interne verslaglegging aan B&W (dagelijks bestuur) en intern toezicht op de taakuitvoering door de Raad (algemeen bestuur);

 • toezicht door hogere bestuurslaag op taakverwaarlozing met eventueel toepassing van generieke instrumenten achteraf.

Meer generiek

Het voorstel voor de Wet revitalisering generiek toezicht is op 27 september 2011 door de Tweede Kamer aangenomen. Behandeling in de Eerste Kamer is nu gaande. De website van de Eerste Kamer geeft aan dat dit wetsvoorstel voorziet in een vereenvoudiging van het stelsel van interbestuurlijk toezicht en in het zoveel mogelijk concentreren van dat stelsel in de Provinciewet en de Gemeentewet. Met dit wetsvoorstel wordt onder andere uitvoering gegeven aan het kabinetsstandpunt op het rapport ‘Van specifiek naar generiek’ van de Commissie Oosting. In samenhang hiermee worden in beginsel de specifieke bepalingen geschrapt of aangepast betreffende interbestuurlijk toezicht in wetten waarin taken in medebewind worden gevorderd van organen van de provincie en de gemeente.

Monitoring op hoofdlijnen

De archieftoezichthoudende taak wordt bij de provincie Gelderland voortaan uitgevoerd door de medewerker Interbestuurlijk Toezicht of wel de IBT-archieftoezichthouder. Met circa 69 zorgdragers heeft deze daar zijn handen vol aan. Het toezicht door de IBT-archieftoezichthouder zal zich door monitoring vooral richten op taakverwaarlozing (uitgangspunt Commissie-Oosting). In het kader van archieftoezicht spreken we van taakverwaarlozing als uit de beoordeling door de toezichthouder blijkt dat bij een overheidsorganisatie de informatiehuishouding in ernstige mate niet voldoet aan de in de Archiefwet en -regelgeving gestelde eisen. Monitoren betreft het volgen van de ontwikkelingen bij de zorgdragers binnen de provincie. Jaarlijks stellen de zorgdragers, op basis van de hun archiefverordening, rapportages op over het door hen uitgevoerde archiefbeheer. Deze rapportages, waarin de informatie over de toepassing van een kwaliteitssysteem (art 16, Archiefregeling) en de KPI’s is opgenomen, worden door de IBT-archieftoezichthouder gebruikt om te komen tot een actueel beeld van het archiefbeheer bij de zorgdragers. Naar aanleiding van de monitorresultaten kan per zorgdrager een risicoprofiel worden vastgesteld. Op basis van de gesignaleerde risico’s kan de provincie besluiten actie te ondernemen ten aanzien van de zorgdrager. Van de zorgdragers zelf wordt verwacht dat zij, met gebruik van eigen instrumentarium (bijvoorbeeld met gebruik van een vragenlijst), input verzamelen voor de rapportage aan de provincie.

Nulmeting

Om te komen tot een actueel beeld van de archiefsituatie in de provincie Gelderland is in de tweede helft van 2011 in samenwerking met Doxis een nulmeting door de provincie uitgevoerd. Het betrof een eerste onderzoek naar de kwaliteit van het informatiemanagement bij onder meer de Gelderse gemeenten. Door de provincie Gelderland is voor deze nulmeting een vragenlijst opgesteld in samenwerking met Doxis en een klankbordgroep van archiefinspecteurs uit de provincie. Aansluitend op de nulmeting kan de lijst door de zorgdragers in de provincie Gelderland worden gebruikt als basis voor de verdere ontwikkeling van het eigen meetinstrumentarium. Dit geldt ook voor de gelijkaardige vragenlijst die daarna door brancheorganisatie BRAIN is ontwikkeld. Voor de verdere uitvoering van het nieuwe toezicht in de provincie Gelderland is eind 2011 samen met Doxis het Programma Interbestuurlijk Archieftoezicht 2012-2014 opgesteld en een Jaarplan 2012. Het programma beschrijft onder meer de wijze van monitoren, inspecteren en uitvoeren van het relatiebeheer (adviseren, voorlichting, kennisdeling).

Toekomstverwachting

Het nieuwe toezicht bij de provincie Gelderland staat niet op zichzelf. Door de nieuwe en wijzigende wetgeving zullen alle archieftoezichthoudende overheidsorganisaties de komende jaren het toezicht opnieuw vorm moeten gaan geven in samenwerking met de zorgdragers. En dat rekening houdend met de uitgangspunten van de Commissie Oosting: eigen verantwoordelijkheid taakuitvoering door zorgdragers, versterking horizontale verantwoording, toezicht op taakverwaarlozing en vooral uitgaan van vertrouwen. Daar draait het om de komende jaren, vertrouwen krijgen en houden in het systeem, de middelen en de mensen die ermee gaan werken.