Nieuwe Ontwikkelingen

 


Door: Annerije van der Vliet, professional bij Doxis

 http://linkd.in/13zhGTU 

Begin 2013 zijn er naar verwachting 28 regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s) in Nederland. De uitvoeringsdiensten (ook wel omgevingsdiensten genoemd) gaan onder andere voor gemeenten en provincies taken uitvoeren met name gericht op verlening, toezicht en handhaving van omgevingsvergunningen. De voorbereidingen zijn al in volle gang bij de ‘latende’ organisaties. Dit zijn de organisaties die taken gaan laten uitvoeren door de RUD’s.

Indien er bij de ‘latende’ organisaties al een milieudienst bestaat kan de RUDorganisatie meestal gemakkelijker worden ingericht. Vaak moet er echter verder nog een en ander worden geregeld: van huisvesting tot personeelsovergang en van mandaat tot informatiehuishouding. Aandacht voor DIV en archief lijken hierbij minder urgent.

Verantwoordelijkheden en afspraken

Bij DIV en archief wordt vaak nog gedacht aan papier. De meeste RUD’s hebben de (begrijpelijke) ambitie om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. Daarom wordt prioriteit gegeven aan ICT-voorzieningen zoals documentmanagement- en workflowsystemen. Om goed digitaal te werken zijn authentieke, betrouwbare, terugvindbare en veilig opgeslagen gegevens essentieel. Bij de meeste uitvoeringsdiensten in oprichting is echter nog geen vervanging of digitale handtekening geregeld. Het archief zal daarom nog enige tijd een hybride karakter houden, waarin papieren stukken (bijvoorbeeld de getekende versies van de vergunningen) moeten worden gearchiveerd.

Er zijn twee hoofdredenen om in voorbereiding op de RUD’s het informatiebeheer en archiefbeheer goed te regelen:

• het faciliteren van efficiënt en kwalitatief goed werken

• een goede organisatie van verantwoordelijkheden voor archiefzorg en beheer

 

Voorlopig hebben vergunningverleners en toezichthouders ook nog informatie (dossiers) nodig van de latende organisaties. Toezichthouding geschiedt immers op basis van in het verleden verleende vergunningen. Er zal regelmatig informatie moeten worden uitgewisseld, bijvoorbeeld als de RUD een advies moet uitbrengen aan een gemeente of (in het geval van enkele provincies) als vergunningverlening en handhaving van bodemsanering gesplitst worden.

Dubbel beheer

Omwille van een efficiënte bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen is het belangrijk om na te gaan welke organisatie zorg draagt voor welk deel van het archief. Daarbij dient afgestemd te worden wie het archiefbeheer over welke archiefbestanden gaat uitvoeren. Zo kan worden voorkomen dat informatie verdwijnt of juist dubbel wordt beheerd. Overleg met zowel de archiefinspectie als de vergunningverleners en handhavers is hierbij van belang.

Heldere taakverdeling

Omdat de latende organisaties in bijna alle gevallen bevoegd gezag blijven, blijven ze ook de zorgdrager voor de archieven. Documenten en dossiers zullen daarom vrijwel altijd beschikbaar worden gesteld in de vorm van gedigitaliseerde dossiers. De RUD’s werken dan met digitale kopieën. Daarnaast zullen RUD’s zelf ook originele stukken voortbrengen. Deze kunnen worden gearchiveerd bij de latende organisaties of bij RUD’s zelf. Er is iets voor te zeggen om de afgesloten zaken bij de RUD’s zelf te archiveren. De RUD’s bewaren dan hun eigen geschiedenis en beschikken steeds over de informatie op basis waarvan ze moeten handhaven in het eigen (digitale) archief. Archiveren bij de RUD’s brengt echter met zich mee dat de archiefdelen van de latende organisaties herkenbaar moeten blijven. Er zal een duidelijke scheiding moeten zijn tussen digitale kopieën van de latende organisaties en digitale originelen die door de RUD zelf worden geproduceerd. Vervolgens zullen goede afspraken moeten worden gemaakt over te gebruiken selectielijsten en de archiefbewaarplaats waar het archief uiteindelijk naar moet worden overgebracht, voor zover dat daarvoor in aanmerking komt.

Notitie RUD-werkgroep LOPAI

Een werkgroep binnen het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft eind september aandachtspunten en afspraken geformuleerd. Hierin zijn ook afspraken opgenomen over de tijdelijke-terbeschikkingstellingdossiers van de provincie/gemeenten aan de RUD’s. De notitie is beschikbaar via de site van de LOPAI.

Integrale aanpak

Voor iedere nieuwe RUD zal de keuze verschillen op het gebied van huisvesting, taken en informatiebeheer. Het is vooral van belang om ICT, huisvesting, DIV en archiefbeheer goed te laten samenwerken. Inbreng van archiefkennis en het op adequate wijze inregelen van informatiebeheer en -gebruik is van belang voor het goed functioneren van de toekomstige RUD-organisatie. Dit biedt een mooie gelegenheid voor DIV en ICT om samen mogelijk te maken dat er maximaal digitaal kan gaan worden gewerkt.