Door: Max Beekhuis, Directeur Doxis

 

In De Volkskrant stond de afgelopen maanden een aantal berichten over digitalisering, archieven en toegankelijkheid van informatie. Zo heeft de werkgroep Bedrijfsvoering (van de rijksoverheid) becijferd dat er ruim 1 miljard euro valt te besparen op de uitvoering binnen de rijksoverheid door meer digitaal met de burgers te communiceren. De gemeente Woerden heeft dit inmiddels - ongetwijfeld ongewild - in praktijk omgezet. Een geheim financieel stuk over een bouwproject op het zogenaamde Defensie-eiland, werd ten onrechte op internet gezet. Het stuk bleek “per ongeluk gedigitaliseerd”, aldus een woordvoerder van de gemeente in de krant. Ten slotte bepaalde de rechtbank van Amsterdam begin april 2010 dat de samenleving moet kunnen rekenen op volledige en integere archieven van media en het om die redenen geen pas geeft om archieven op te schonen (Volkskrant van 3 april 2010).

Graag deel ik met u een aantal interessante ervaringen van verschillende (overheids)instanties met de overgang van analoog naar digitaal werken.

Lange adem

In 2009 heeft Doxis een onderzoek1 gedaan binnen de lokale overheid naar de vooruitzichten van het informatiemanagement. Niet verrassend, maar wel veelzeggend is dat bijna 90% van de overheid actief is met de overgang van analoog naar digitaal werken en daar de komende vijf jaar zeker nog mee bezig denkt te zijn. Vooral die laatste kanttekening van informatiemanagers - vijf jaar aandacht noodzakelijk voor de overgang - zou de werkgroep Bedrijfsvoering Rijksoverheid aan het denken moeten zetten. Blijkbaar is digitalisering niet een kwestie van een ‘big-bangstrategie’ maar een proces van een lange adem, waarbij verschillende elementen een rol spelen.

Open deur! Jazeker, maar eentje die niet vaak genoeg kan worden ingetrapt. Doxis en SOD-Opleidingen hebben gezamenlijk een model ontwikkeld voor Oplossingsgerichte Ontwikkeling van de Organisatie (MO3). In dit model houden we rekening met de vijf stappen uit het INK-denken2 en geven we inzicht in de ontwikkeling van de organisatie die bezig is met de overgang van analoog werken naar digitaal.

Het model laat zich gebruiken als een diagnosehandboek van een huisarts. Voorbeeld: je komt bij de huisarts met de volgende klachten: huiduitslag, koorts en “voel me niet lekker”

Grote kans dat de dokter de diagnose zoekt in de richting van rode hond of mazelen. Als recept krijg je, afhankelijk van de definitieve diagnose, zaken mee als: “Jammer, blijf maar een weekje in bed (=uitzieken)”, pillen tegen koorts, klaar. Beide zaken hebben Doxis en de SOD-Opleidingen nu in kaart gebracht: een praktisch diagnosehandboek en een receptenboek. Dit alles rond het thema: van analoog naar digitaal werken.

 

Beheersbaarheid door inzicht

De toepassing van het MO3 helpt organisaties zicht te krijgen op de uitgangssituatie. ‘Waar sta ik op dit moment?’ En bedenk: dat kan binnen de organisatie nog forse verschillen opleveren. De afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving van een gemeente kan een totaal ander startpunt hebben op digitaliseringsgebied dan de ondersteunende afdeling DIV, waardoor het werken met de ‘omgevingsvergunning en het OLO’ een leuke uitdaging wordt. Toepassing van MO3 brengt deze verschillen in beeld, maakt ze bespreekbaar en beheersbaar. Vervolgens maak je afspraken over het beoogde ambitieniveau: “Hoe digitaal willen/kunnen we eigenlijk werken?” Oftewel: managen we de wederzijdse verwachtingen voldoende, beloven we elkaar geen gouden bergen? En slaan we bruggen binnen de organisatie in plaats van kloven?

Ten slotte geeft de confrontatie tussen startpositie en ambitieniveau een veranderagenda. Wat moeten we in welke volgorde aanpakken om het gat tussen droom en werkelijkheid te dichten?

Kortom: MO3 heeft als effect dat de overgang van analoog naar digitaal werken inzichtelijk wordt, de beheersbaarheid toeneemt en samenwerking binnen de organisatie wordt bevorderd.

Bezuinigingen realiseren in de bedrijfsvoering door versneld de kaart van digitaal werken te introduceren, lijkt ons logisch en gewenst. Ook blijkt uit ons marktonderzoek dat het overgrote deel van de informatiemanagers dit beeld deelt. Dat het gefaseerd verloopt, dat het leggen van de verbinding tussen taakeigenaren en ondersteuners essentieel is voor het slagen van deze verandering, staat als een huis. Een veel gedeelde ervaring is helaas dat er veel mis gaat op dit terrein, vooral op het gebied van peoplemanagement. De effecten hiervan staan hierboven: verkeerde autorisaties en schade aan de bedrijfsvoering, overspannen verwachtingen en rechten van burgers komen in het gedrang.

MO3 is zeker geen doekje voor het bloeden. Het is en blijft een hulpmiddel voor informatiemanagers en proceseigenaren om gezamenlijk grip te krijgen op de uitdaging van de komende jaren.

SOD-Opleidingen en Doxis hebben de handen ineengeslagen en stellen hun expertise en kennis ter beschikking rond het thema ‘van analoog naar digitaal werken’. Neem voor meer informatie contact op met: eric.kokke@sod-opleidingen.nl 0348 48 51 43 of geraldine.scholten@doxis.nl 070 317 71 72.