Door: Dick de Vries, informatiespecialist en Tessie Schepman, informatiespecialist bij Doxis

 

Metadata hebben als functie het verschaffen van overzicht over de informatie in een organisatie. Ze beschrijven de context en structuur van data, met als doel de toegankelijkheid van deze informatie te garanderen. De volgende vraag staat centraal in dit artikel. Hoe blijft er overzicht over de metadata die worden gebruikt in een organisatie? We gaan in op de verschillende niveaus waarop metadata worden geregistreerd en toegekend, de verschillende ‘eigenaren’ van metadata en de wijze waarop binnen een organisatie overzicht behouden kan worden over alle metadata.

 

Werkproces

Het ‘hoogste’ niveau binnen een organisatie waarop metadata worden toegekend, is het niveau van de werkprocessen. Allereerst zijn er de metadata die horen bij de beschrijving van een gemeentelijk proces, bijvoorbeeld: naam proces, verantwoordelijke afdeling en proceseigenaar. Deze metadata kunnen zijn vastgelegd in een Documentair Structuurplan of zaaktypencatalogus. Wanneer een werkproces start – bijvoorbeeld het aanvragen van een vergunning, of het ontwerpen van een bestemmingsplan – volgen verschillende activiteiten. Bij deze activiteiten behoort statusinformatie, bijvoorbeeld door wie een activiteit wordt behandeld en wanneer een bepaalde activiteit moet zijn afgerond. Dit zijn metadata. Binnen veel organisaties wordt deze statusinformatie opgeslagen in een zakenmagazijn. De metadata kunnen vervolgens worden gebruikt voor workflow management: het beheersen van de werkprocessen van de organisatie, veelal met behulp van een aparte applicatie.

Voor het gebruik van al deze metadata is de proceseigenaar eindverantwoordelijk. Hij of zij dient een overzicht te hebben over alle metadata van de processen en de wijze waarop deze metadata worden toegekend: handmatig of automatisch.  

 

Dossier

Werkprocessen genereren documenten. Deze documenten worden opgeslagen in een dossier. Een dossier is een logisch geheel van documenten die betrekking hebben op een zaak (zoals een vergunning-aanvraag) of een object (zoals de bouw van een brug). Om te garanderen dat een dossier betrouwbaar en terugvindbaar is, zijn er op het niveau van het dossier metadata nodig. Hierbij kan gedacht worden aan de naam of het kenmerk van een dossier en de bewaartermijn van het dossier. Het is van belang om waar mogelijk metadata zo veel mogelijk toe te kennen aan het dossier in plaats van aan de onderliggende documenten. Het voordeel hiervan is dat de metadata op dossierniveau door overerving (automatisch overnemen van metadata van het dossier door het document) aan alle onderliggende documenten in het dossier toegekend kunnen worden. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde metadata aan elk document afzonderlijk toegekend moeten worden.

Om goed te kunnen bepalen welke metadata op dossierniveau en welke metadata op documentniveau toegekend moeten worden, is het van belang om een Documentair Structuurplan (DSP) op te stellen. Een DSP beschrijft de documentaire neerslag van de gemeentelijke werkprocessen (welke documenten horen bij een gemeentelijk werkproces). In deze beschrijving moeten afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld de naamgevingconventie van dossier en documenten. Daarnaast geeft een DSP aan welke documentsoorten, zoals aanvraag, beschikking en dergelijke, verplicht voorkomen in een afgerond dossier. Voor het gebruik en toekennen van al deze metadata is in veel gevallen de afdeling DIV verantwoordelijk. Daarnaast worden in veel organisaties door kennisen informatiewerkers metadata toegekend aan documenten. Hierbij kan het onduidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer en de toekenning van de metadata. Dit kan worden voorkomen door metadata zoveel mogelijk te beschrijven en kennisen informatie-werkers alleen uit de vastgelegde metadata te laten kiezen.

Document

Ten slotte worden metadata ook toegekend aan de documenten die bij de werkprocessen van een organisatie horen. Metadata die op het niveau van een document van belang zijn, zijn bijvoorbeeld naam, auteur, onderwerp en datum van ontstaan. In veel gevallen worden digitale documenten opgenomen in een Document Management Systeem (DMS). Voor het gebruik en toekennen van metadata zijn in de meeste gevallen kennisen informatiewerkers verantwoordelijk, terwijl het beheer van het DMS bij de DIV-afdeling ligt. Ook hierbij is het dus van belang om metadata zoveel mogelijk te beschrijven en kennis- en informatiewerkers alleen te laten kiezen uit de vastgelegde metadata.

 

Metadata van metadata

We hebben gezien dat metadata worden toegekend op drie niveaus: het werkproces, het dossier en het document. Toekenning en beheer van deze metadata wordt door verschillende eigenaren uitgevoerd: de proceseigenaar, de DIV afdeling en de kennis- en informatiewerkers. Maar wie heeft, behoudt en verzorgt het overzicht? Om hiervoor zorg te dragen, worden metadata van metadata toegepast. Deze metadata beschrijven en definiëren de metadata die in een organisatie worden gebruikt en de afspraken die hierover zijn gemaakt. De metadata van de metadata zorgen ervoor dat alle informatie van een organisatie inzichtelijk en beheersbaar blijft, ook op de langere termijn…

Verantwoordelijkheid

In veel digitaliseringsprojecten wordt het thema metadata slecht behandeld. Te laat of onzorgvuldig. Met als resultaat: trage systemen, slechte toegankelijkheid en afnemend gebruik van digitale ondersteuning. Gebruikers kiezen dan snel voor hun eigen oplossingen: Dropbox, Google en dergelijke. Direct bij aanvang van het project iemand verantwoordelijk maken voor de metadata kan veel ellende voorkomen.