Door: Karen van Marrewijk, Senior Adviseur bij Doxis

 

Van 2006 tot 2009 verstrekte het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’. Deze regeling was specifiek gericht op die instellingen die de taak hebben de eigen erfgoedcollectie te beheren en toegankelijk te maken, zoals musea en archieven. Doel van de regeling ‘Digitaliseren met beleid’ was deze instellingen financieel te ondersteunen bij het beter toegankelijk, vindbaar en bruikbaar maken van de collectie door middel van digitalisering. De regeling is uitgevoerd door SenterNovem, het tegenwoordige Agentschap NL.

 

Opstellen van plannen voor digitalisering

Doxis heeft meerdere instellingen ondersteund in het subsidietraject. Het aantrekkelijke van deze subsidie (maximaal € 22.500,-) is, dat het ook voor kleinere organisaties mogelijk werd om een informatieplan op te stellen. Logischerwijs besteden de vaak onderbezette erfgoedinstellingen meer tijd aan de dagelijkse gang van zaken dan aan het opstellen van plannen voor digitalisering van hun werk. Doxis sprak regelmatig organisaties die waren gestart met bijvoorbeeld het scannen van kranten. Ze hadden echter nog weinig nagedacht over hoe digitalisering bijdraagt aan het bereiken van de algemene doelstellingen van hun instelling. Met subsidie konden de instellingen, met de ondersteuning van een organisatie als Doxis, meer bewust initiatieven nemen tot digitalisering en verduidelijken in een informatieplan. Een jaar later rees bij Doxis de vraag over hoe het gesteld zou zijn met de informatieplannen van twee erfgoedinstellingen: het Stadsarchief Enschede en het Utrechts Archief. In de volgende editie behandelen we het Centraal Bureau voor Genealogie.

Het Stadsarchief Enschede

Het Stadsarchief Enschede heeft in de zomer van 2009 het informatieplan opgesteld. Het stadsarchief had op dat moment al de eerste stappen gezet op het gebied van digitalisering in de vorm van een beeldbank op de website. De uitdrukkelijke wens en ambitie bestond om de digitalisering gestructureerd aan te pakken en om duidelijke prioriteiten te stellen.

Het informatieplan heeft daartoe bijgedragen. Er is meer inzicht verkregen in de informatie die het Stadsarchief Enschede beheert en er zijn keuzes gemaakt ten aanzien van de digitale ontsluiting. Belangrijk bij het opstellen van het informatieplan was dat alle medewerkers bij het traject betrokken zouden zijn. Het heeft bij iedereen voor bewustwording gezorgd over hoe je op een andere - lees digitale manier - met informatie om kan gaan. Er zijn diverse projecten opgestart zoals de implementatie van het archiefbeheersysteem Atlantis en het bouwen aan een nieuwe website. Ook zal het stadsarchief aan het einde van 2010 de akten van de burgerlijke stand digitaliseren. Dit betekent dat pas over een tijd de gevolgen van het project zichtbaar worden. In ieder geval is het informatieplan een leidend basisdocument en voor de komende jaren een goede stok achter de deur.

 

Het Utrechts Archief

Het Utrechts Archief heeft in 2008 haar informatieplan opgesteld waarbij diverse digitale doelstellingen uit de beleidsvisie 2009-2012 zijn geconcretiseerd en verder in de tijd uitgezet. De afgelopen periode heeft met name in het teken gestaan van het bouwen aan de infrastructuur die nodig is voor de daadwerkelijke omslag van analoge naar digitale dienstverlening. Al tijdens het opstellen van het informatieplan lanceerde het Utrechts Archief een nieuwe website. Deze is uitgerust met de Google Search Appliance (GSA) waardoor de beschikbare gegevens nog beter gevonden worden door het publiek. Het leidde in 2009 tot het recordaantal van 1,2 miljoen bezoekers op de website. In september 2010 is ook de archiefbank gereed. Bezoekers kunnen dan niet alleen gedigitaliseerd archiefmateriaal downloaden, maar ook aanvragen doen tot het laten digitaliseren van archiefmateriaal (scanning on demand). Hierdoor verschuift de focus van de fysieke studiezaal steeds meer naar de digitale studiezaal. De fysieke dienstverlening blijft echter wel noodzakelijk en heeft zich nu verder ontwikkeld door het openen van het nieuwe bezoekerscentrum in de Utrechtse binnenstad. Met interactieve exposities wordt nu een geheel nieuw publiek bereikt. Opvallend was dat deze nieuwe locatie afgelopen jaar veel meer bezoekers aantrok dan verwacht. Namelijk 26.000 bezoekers in plaats van de verwachte 15.000.