Door: Geert de Brouwer, Senior Adviseur bij Doxis

Per 1 april 2010 geldt de nieuwe Archiefregeling. Deze regeling vervangt de oude drie regelingen uit 2001 voor duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat en bouw en inrichting van archiefruimten en –archiefbewaarplaatsen. De evaluatie van de drie regelingen startte al in 2004. De nieuwe regeling lag uiteindelijk in 2009 drie maanden ter inzage bij de Europese Commissie en werd op 31 december 2009 afgekondigd in de Staatscourant. Een lang voortraject zorgde voor hooggespannen verwachtingen van de regeling. Op DIV-community’s barsten de discussies over nut en noodzaak van de nieuwe regeling inmiddels los. Info Management peilt de mening van een expert in het veld, Yvonne Welings, Gemeentearchivaris in Tilburg.

‘Digitaal recordsmanagement vraagt om samenwerking’, Yvonne steekt meteen enthousiast van wal. Het gaat goed met de informatiehuishouding in Tilburg. Het informatie- en architectuurbeleid staat op de rails en de BAG-audit is succesvol doorlopen. Het bouwarchief is al sinds een aantal jaar gedigitaliseerd en men werkt nu aan vervolgprojecten rond milieu- en bodemdossiers. Op strategisch niveau onderkent men de relatie tussen kwalitatief hoogwaardig recordsmanagement en dienstverleningsprocessen. Ook de omringende gemeenten ontwikkelen steeds meer een visie op de manier waarop zij de transitie van analoog naar digitaal mogelijk kunnen maken. Vaak gebeurt dat in samenwerking, zoals bij het Shared Service Centre Equalit. Juist op dit gebied stelt de Archiefregeling Yvonne teleur. ‘Ik had meer accent verwacht op het gebied van digitalisering. De regeling gaat grotendeels nog over analoge archivering en sluit onvoldoende aan bij de trends binnen ons informatiedomein’.

Welings betoogt dat wet- en regelgeving niet meer op zichzelf staat. Dat zie je ook terug in de nieuwe regeling. Men verwijst naar normeringen maar vaak zijn de NEN ISO 15489, NEN ISO 23081 en NEN 2082 bij gemeenten niet eens in huis.

De VNG zou dit best in één actie mogen afkopen voor gemeenten, net als de ICTU dat doet voor het Rijk. KING moet zich (als voortzetting van EGEM) op lokaal niveau nog bewijzen. Heldere communicatie over wat de nieuwe regeling nu echt voor gevolgen heeft, is zeer welkom. Deze verduidelijkt de samenhang met normeringen, de eisen aan het E-depot en de verschillende beleidsregels over vervanging.

‘Mijn motto: een regeling moet helder en duidelijk zijn’

De nieuwe Archiefregeling is compacter en op onderdelen vereenvoudigd ten opzichte van de oude. De eisen voor de bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen zijn soepeler en vormen een prima leidraad als een organisatie daadwerkelijk bouwplannen heeft. Ook de richtlijnen voor de materiële verzorging van analoge archiefbestanden zijn duidelijk. Opvallend is dat het begrip DSP vervalt. Daarvoor in de plaats komt de verplichting tot een ordeningsstructuur en een metagegevensschema. Deze biedt organisaties de mogelijkheid om hier binnen hun eigen architectuur invulling aan te geven, bijvoorbeeld door de inzet van een zaaktypecatalogus.

‘Accent op auditing en versterking horizontaal toezicht’

Yvonne licht haar behoefte aan een kader voor digitaal recordsmanagement verder toe. ‘Enerzijds begrijp ik dat de nieuwe regeling niet zo concreet is. Nu geldt bijvoorbeeld het PDF-A1 formaat als duurzaam formaat. Dat kan in deze zich snel ontwikkelende wereld zomaar weer veranderen. Anderzijds stelt de regeling: de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Ik wil dan graag weten wat die eisen zijn en hoe je zo’n kwaliteitssysteem vormgeeft.’ Want juist daar raakt volgens Welings de regeling de kern van de zaak. De archiefinspecteur toetst op lokaal en regionaal niveau de digitale beheersomgeving. Het accent van het werk komt te liggen bij auditing en de inspecteur wordt het eerste aanspreekpunt van de kwaliteitsfunctionaris. De uitdaging ligt bij de ontwikkeling van het benodigde instrumentarium op organisatorisch, beheersmatig en technisch gebied. In dit verband kan Yvonne Welings zich dan ook helemaal vinden in het advies van de Commissie Oosting die in ‘Van specifiek naar generiek’ pleit voor een versterking van het horizontale toezicht.

 Er is dus nog veel werk aan de winkel om deze nieuwe Archiefregeling echt toepasbaar te maken in de praktijk. ‘Maar juist door samenwerking en aansluiting bij primaire processen in de organisatie wordt het werk alleen maar leuker!’.

Digitale highlights nieuwe Archiefregeling

• Het Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) beoogt het waarborgen van de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dit vertaalt zich in de regeling naar de eis voor het ‘aanleveren in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.’ Hierdoor vervalt de eis van een specifiek formaat, maar ontstaat de eis voor open formaten. Het advies is nu: PDF-A1 en Tiff. Feitelijk geldt deze verplichting pas op het moment van overbrenging maar het is wenselijk dat organisaties hun beleid ook voor de dynamische en semistatische fase richten op open standaarden.

• Dwingende voorschriften (bijvoorbeeld voor de kwaliteit van dragers van digitale archiefbestanden) maken plaats voor prestatie-eisen op basis van een verplicht in te voeren kwaliteitssysteem. Toetsbare eisen voor het beheer van archiefbescheiden zijn gebaseerd op NEN ISO 15489.

• Authenticiteit wordt onder meer geborgd door de eis tot het vaststellen van het gedrag van digitale archiefbescheiden. Hiermee bedoelt de regelgever het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden.

• Verplichting tot een ordeningsstructuur en metagegevensschema volgens NEN ISO 23081. Hieronder valt onder andere de registratie van het formaat, de applicatie en het versienummer.

Rapport commissie Oosting: ‘Van specifiek naar generiek’ In 2007 heeft een commissie onder leiding van de heer Oosting (hij is lid van de Raad van State) het interbestuurlijk toezicht doorgelicht. De resultaten van deze doorlichting zijn verwerkt in het rapport ‘Van specifiek naar generiek’. Volgens het rapport kan het specifieke toezicht dat het rijk op provincies en gemeenten uitoefent, aanmerkelijk worden verminderd. Door te volstaan met generiek toezicht worden de decentrale overheden minder belast en komt er een eind aan de lappendeken van toezichtvormen. Zie: http://www.minbzk.nl/108789/rapport-commissie.