‘Digitaal recordsmanagement vraagt om samenwerking’, Yvonne steekt meteen enthousiast van wal. Het gaat goed met de informatiehuishouding in Tilburg. Het informatie- en architectuurbeleid staat op de rails en de BAG-audit is succesvol doorlopen. Het bouwarchief is al sinds een aantal jaar gedigitaliseerd en men werkt nu aan vervolgprojecten rond milieu- en bodemdossiers. Op strategisch niveau onderkent men de relatie tussen kwalitatief hoogwaardig recordsmanagement en dienstverleningsprocessen. Ook de omringende gemeenten ontwikkelen steeds meer een visie op de manier waarop zij de transitie van analoog naar digitaal mogelijk kunnen maken. Vaak gebeurt dat in samenwerking, zoals bij het Shared Service Centre Equalit. Juist op dit gebied stelt de Archiefregeling Yvonne teleur. ‘Ik had meer accent verwacht op het gebied van digitalisering. De regeling gaat grotendeels nog over analoge archivering en sluit onvoldoende aan bij de trends binnen ons informatiedomein’.
Welings betoogt dat wet- en regelgeving niet meer op zichzelf staat. Dat zie je ook terug in de nieuwe regeling. Men verwijst naar normeringen maar vaak zijn de NEN ISO 15489, NEN ISO 23081 en NEN 2082 bij gemeenten niet eens in huis.
De VNG zou dit best in één actie mogen afkopen voor gemeenten, net als de ICTU dat doet voor het Rijk. KING moet zich (als voortzetting van EGEM) op lokaal niveau nog bewijzen. Heldere communicatie over wat de nieuwe regeling nu echt voor gevolgen heeft, is zeer welkom. Deze verduidelijkt de samenhang met normeringen, de eisen aan het E-depot en de verschillende beleidsregels over vervanging.
De nieuwe Archiefregeling is compacter en op onderdelen vereenvoudigd ten opzichte van de oude. De eisen voor de bouw en inrichting van archiefruimten en –bewaarplaatsen zijn soepeler en vormen een prima leidraad als een organisatie daadwerkelijk bouwplannen heeft. Ook de richtlijnen voor de materiële verzorging van analoge archiefbestanden zijn duidelijk. Opvallend is dat het begrip DSP vervalt. Daarvoor in de plaats komt de verplichting tot een ordeningsstructuur en een metagegevensschema. Deze biedt organisaties de mogelijkheid om hier binnen hun eigen architectuur invulling aan te geven, bijvoorbeeld door de inzet van een zaaktypecatalogus.
Yvonne licht haar behoefte aan een kader voor digitaal recordsmanagement verder toe. ‘Enerzijds begrijp ik dat de nieuwe regeling niet zo concreet is. Nu geldt bijvoorbeeld het PDF-A1 formaat als duurzaam formaat. Dat kan in deze zich snel ontwikkelende wereld zomaar weer veranderen. Anderzijds stelt de regeling: de zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Ik wil dan graag weten wat die eisen zijn en hoe je zo’n kwaliteitssysteem vormgeeft.’ Want juist daar raakt volgens Welings de regeling de kern van de zaak. De archiefinspecteur toetst op lokaal en regionaal niveau de digitale beheersomgeving. Het accent van het werk komt te liggen bij auditing en de inspecteur wordt het eerste aanspreekpunt van de kwaliteitsfunctionaris. De uitdaging ligt bij de ontwikkeling van het benodigde instrumentarium op organisatorisch, beheersmatig en technisch gebied. In dit verband kan Yvonne Welings zich dan ook helemaal vinden in het advies van de Commissie Oosting die in ‘Van specifiek naar generiek’ pleit voor een versterking van het horizontale toezicht.
Er is dus nog veel werk aan de winkel om deze nieuwe Archiefregeling echt toepasbaar te maken in de praktijk. ‘Maar juist door samenwerking en aansluiting bij primaire processen in de organisatie wordt het werk alleen maar leuker!’.