Door: Frederika van Rijn, informatiespecialist bij Doxis

 

“Reimerswaal, waar de rust de ruimte kust.” Ruimte lijkt een begrip te zijn voor de gemeente. Alle 21.000 inwoners hebben er de beschikking over meer dan een hectare aan levensruimte. Dat biedt ruimte voor ontwikkelingen. Waar houdt een van de grootste gemeenten van de provincie Zeeland zich momenteel mee bezig? Info Management vroeg het Jan de Blaaij.

 

Officieel heet zijn functie senior beleidsmedewerker BIA (Bestuur, Informatie & Automatisering). Samen met het afdelingshoofd is hij verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de afdeling met de clusters ICT, Voorlichting en Communicatie, secretariaat Bestuursdienst, Documentaire Informatievoorziening, Facilitaire Zaken, Gebouwenbeheer en Receptie. Jan geeft direct leiding aan de clusters DIV, Facilitaire Zaken en Communicatie. Daarnaast is hij actief als docent SOD en HMDI.

Adidas en windowdressing

De gemeente Reimerswaal is een middelgrote gemeente die volgens Jan “niet voorop, maar ook zeker niet achteraan loopt in de landelijke ontwikkelingen”. Zoals veel overheidsorganisaties heeft ook Reimerswaal de ambitie om de dienstverlening aan de burger te professionaliseren. De gemeente volgt daarbij wel een eigen koers. De organisatie schuwt wat Jan ‘windowdressing’ noemt. Reimerswaal heeft volgens hem geen mooie digitale portalen waar burgers hun gegevens kunnen achterlaten en waar vervolgens achter het portaal de ‘Adidas-methode’ wordt toegepast. “Iemand in een trainingspak loopt hard van bureau naar bureau om het een en ander af te handelen.

Een analoge verwerking van het digitale verzoek.” Reimerswaal pakt het anders aan: “Het uitgangspunt van onze organisatie is dat eerst de basisgegevens, basisregistraties en dergelijke, op orde moeten zijn. De volgende stap is kijken hoe deze gegevens op een aantrekkelijke wijze aan de burger kunnen worden gepresenteerd.” Om die gegevens op orde te krijgen is sinds twee jaar het cluster gegevensbeheer ingericht. Dit cluster beheert, controleert en stelt alle gegevens beschikbaar aan de organisatie.

Met de stroming mee zwemmen of er tegenin?

De informatievoorziening van de gemeente is nog niet volledig digitaal. Naast het DMS-systeem bestaan nog fysieke poststromen. Deze scheiding tussen fysiek en digitaal is ook terug te vinden in de afdeling DIV.

De DIV van de gemeente bestaat op dit moment uit zes medewerkers. Vier van deze medewerkers voeren de traditionele DIV-werkzaamheden uit zoals postregistratie, archiefbeheer en het beantwoorden van zoekvragen. Daarnaast heeft de DIV een functioneel applicatiebeheerder (FAB) en een gebruikersapplicatiebeheerder (GAB). “De functioneel applicatiebeheerder houdt zich voornamelijk bezig met het beheer en de ontwikkelingen van het DMS op technisch gebied. De gebruikersapplicatiebeheerder verricht met name werkzaamheden ter ondersteuning van gebruikers. Beide hebben een adviserende rol en uitvoerende taken.”

Bij de gemeente krijgen DIV-medewerkers de ruimte om te groeien door het volgen van diverse opleidingen zoals SOD 1 en 2 en HMDI. Volgens Jan hangt ook veel af van de wil en capaciteit van de persoon zelf. “Om mee te kunnen in de digitale dienstverlening is het belangrijk om over bepaalde competenties te beschikken. DIV-medewerkers die deze competenties niet bezitten, of niet bereid zijn deze te verwerven, blijven voorlopig met papier werken omdat dit werk nog wel even zal blijven.”

Jan ziet de rol van DIV in de organisatie veranderen. “De traditionele werkzaamheden zoals postregistratie en archiefbeheer beginnen plaats te maken voor adviseren. Een nieuw type mens betreedt de DIVwereld. Deze DIV’er wacht niet af. Bij het constateren van een probleem, stapt hij direct op de probleemeigenaren af.”  

Charmeoffensief in het lokale zwembad

In 2002 werd het DMS-systeem Corsa met een ‘big bang’ de organisatie in gelanceerd. Dit heeft tot diverse opstartproblemen geleid. Jan: “De weerstand tegen het systeem is nu nog te voelen”. Om het imago van Corsa te verbeteren en de ambtenaren te ondersteunen is DIV een ‘charmeoffensief’ gestart.

Door die snelle uitrol van Corsa voelden veel medewerkers van de gemeente Reimerswaal zich ‘in het diepe gegooid’. DIV speelt hier momenteel op in met themaberichten op intranet. “We gaan jullie leren zwemmen” betekent les in het gebruik van het DMS. Nieuwe medewerkers en initiële spijbelaars worden hierbij niet vergeten: “Heeft u al zwemles gehad?”

Ook buiten de lesuren geeft DIV veel begeleiding. Onder het mom van: “De badjuf komt op locatie!” komen DIV’ers een dagje werken tussen de medewerkers.“ Door een dag in dezelfde ruimte als de medewerkers door te brengen – en dus ook bij hetzelfde koffieapparaat de dagelijkse hoeveelheid cafeïne te halen – kunnen ze direct vragen beantwoorden en de medewerkers ter plekke adviseren.”

Schoolslag, vlinderslag, cultuurslag

De traditionele DIV-taken in de gemeente Reimerswaal verschuiven. “De behandelend ambtenaar is zelf verantwoordelijk voor de postafhandeling en dossiervorming. Om grip op de informatiestromen te kunnen behouden moet DIV aan de kant staan van het primaire proces.” DIV-medewerkers worden adviseur. Aan de behandelend ambtenaar leren zij hoe deze zelf de documenten kan registreren.

Het blijft volgens Jan een enorme ‘cultuurslag’. In het begin werd weinig gebruik gemaakt van Corsa. “Een ambtenaar wachtte totdat het fysieke poststuk was binnengekomen. Door het registratienummer op te zoeken kwam hij bij het poststuk uit om dit vervolgens op afgehandeld te kunnen zetten.” Het is aan DIV om deze mensen te stimuleren om digitaal te gaan werken. De ambtenaar moet zelf de digitale voorraad in de gaten houden; de afhandeling in Corsa laten plaatsvinden en Corsa gebruiken als opbergruimte voor alle werkbestanden. Bij de migratie van het netwerk hebben deze mensen een flink duwtje in de rug te gekregen. “Alle bestanden werden in digitale verhuisdozen geplaatst waarna medewerkers gedwongen werden om de werkgerelateerde documenten in het DMS te zetten.”

Zwemmen zonder zwembandjes

“Over tien jaar bestaat DIV niet meer. Wel zal er een afdeling Informatiemanagement zijn waar alleen de DIV-component ‘adviseren’ vertegenwoordigd wordt. Het registreren zal automatisch gaan via handige software die bijvoorbeeld NAW-gegevens uit een database of formulier kan halen en deze als metadata toevoegt aan het bestand.” Dit is Jan’s antwoord op de vraag hoe de DIV van de gemeente Reimerswaal er uitziet over tien jaar. Op dit moment bevindt de gemeente zich nog in een hybride situatie. De DIV heeft zich opgesplitst in een digitale en een analoge tak. Kenniswerkers nemen delen van de DIV-taak over, terwijl DIV-medewerkers initiatief nemen en kenniswerkers adviseren. Om dit laatste goed te kunnen doen begeeft DIV zich aan de voorkant van het dienstverleningsproces. Daarnaast trekken de applicatiebeheerders van DIV en ICT samen op in de digitalisering van de gemeente. Tenslotte wordt er ook steeds meer gebruik gemaakt van het DMS. Dit zijn allemaal eigenschappen die volgens MO3 een hybride organisatie kenmerken. De gemeente Reimerswaal is al goed op weg richting een volledig digitale organisatie. Met de juiste vervolgstappen moet die in tien jaar zeker haalbaar zijn.