Substitutiemachtiging voor gemeente Westland

De gemeente Westland heeft de ambitie om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. Niet zomaar, om mee te gaan in de vaart der volkeren, maar om de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening aan de burger te verbeteren. Een essentiële voorwaarde daarvoor is dat de digitale documenten leidend zijn boven de papieren versies. De kwaliteit van de processen, scans en opslag diende daarom geborgd te worden. Nadat dit allemaal in orde was, verleende Gedeputeerde Staten officieel de algemene machtiging tot substitutie.

In het voorjaar van 2012 heeft het college van B&W van de gemeente Westland het handboek substitutie geaccordeerd en besloten alle Wabo- en milieudocumenten te substitueren. Vanaf dat moment mogen de papieren documenten na digitalisatie worden vernietigd en krijgen de digitale versies de status van origineel. Veel Nederlandse gemeenten worstelen nog met dit proces of zitten er tegenaan te hikken. Reden te meer om Sylvie van Lin-Lamy, projectleider substitutie archiefbescheiden van de gemeente Westland, te vragen naar ervaringen en advies.

 

Door Rob van Aert

“Achteraf bekeken hebben we veel tijd verloren door tussentijds voorrang te geven aan andere projecten en werkzaamheden. Daardoor kwam het traject van substitutie telkens even stil te liggen. Bovendien vonden we het best lastig om te bepalen op welke manier we precies het vervangingsproces wilden gaan inrichten. Je moet knopen doorhakken en er gewoon aan beginnen. Problemen en vraagstukken die opdoemen, los je onderweg wel op.”

Doorpakken!

“Pak het traject wel zoveel mogelijk door, anders moet je er iedere keer opnieuw induiken. Veel organisaties schuiven substitutie voor zich uit en beginnen met alleen digitaliseren. Wij zijn heel blij dat we ervoor hebben gekozen om te starten met substitutie. Door alle werkprocessen abstract te benaderen konden we dit traject bovendien gebruiken om de integrale informatievoorziening te stroomlijnen en te professionaliseren. Alles wordt daardoor weer eens tegen het licht gehouden, geactualiseerd en aangepast aan de huidige technieken. Een bijkomend voordeel van substitutie is dat geen verwarring meer kan ontstaan zoals in de tijd dat digitaal en papier naast elkaar werden gebruikt. Wij willen alles op dezelfde manier verwerken. Nu de substitutiemachtiging is verleend, wordt het ook veel eenvoudiger om zaaksgewijs te gaan werken.”

 

Theorie versus praktijk

“In de projectgroep waren vertegenwoordigd: DIV, I&A en Informatieadvies. Het werkte heel praktisch dat die allemaal onderdeel zijn van dezelfde afdeling. We hadden dus heel korte communicatielijnen en konden snel schakelen. Voor de opzet van het normenkader en het handboek vervanging hebben we assistentie gevraagd aan Doxis. Zelf hebben we de inhoud aangepast voor onze specifieke situatie. Voordat we besloten hoe we de processen exact zouden gaan inrichten, hebben we die in de praktijk gesimuleerd. Dan weet je ook gelijk waar je tegenaan loopt. Niet alleen qua techniek, maar ook met de werkwijzen. Wat gaan we wel of niet registreren en vervangen? En in welke volgorde gaan we scannen, registreren, archiveren en vernietigen? Het kost tijd om die nieuwe procedures conform het vervangingsproces te laten verlopen. De verandering van werkvolgorde had al een enorme impact: eerst scannen, daarna registreren en het controleren van de gescande documenten. Controleren of de nieuwe procedures daadwerkelijk worden gevolgd, blijft voorlopig een aandachtspunt. Door het brede draagvlak en de betrokkenheid vanaf het begin is iedereen goed doordrongen van de hogere doelen voor de hele organisatie.”

 

Resolutie en bestandsformaat

“We hebben besloten te scannen in 24-bits kleurdiepte met een resolutie van minimaal 200 dpi. De kwaliteit van de scans is gecheckt bij diverse organisatieonderdelen en getoetst aan de berekeningen van de LOPAIkwaliteitsindex. Vaak wordt aanbevolen om 300 dpi te hanteren, in de praktijk blijkt 200 al voldoende. Dat scheelt aanzienlijk in digitale opslagruimte. De keuze om alles in kleur te scannen, bevordert eenvoud en uniformiteit in de werkwijze en voorkomt kwaliteitsverlies. Relatief laat kwamen we erachter dat een eis was dat de documenten opgeslagen dienden te worden in het formaat PDF/A in plaats van standaard PDF. Gelukkig hebben we het bestandsformaat van de eerder gescande documenten kunnen converteren die gesubstitueerd mogen worden. PDF/A is speciaal ontwikkeld voor archiefdoeleinden. De gebruikte lettertypes worden daardoor in het document ingebed om te garanderen dat het er nog exact hetzelfde uitziet wanneer het wordt geopend over enkele decennia.”

Tussentijds bijstellen

“Om te bepalen hoe ver we stonden, hebben we op basis van het normenkader een proefaudit laten uitvoeren door Doxis en de gemeentearchivaris van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland. De uitslag hiervan was nog wat teleurstellend: ‘op de grens van aanvaardbaar’. Naar aanleiding van dit resultaat heeft de gemeente Westland extra stappen ondernomen. Er is een aantal relevante documenten opgesteld en geactualiseerd. Verder hebben we de auditmodule van Corsa toegevoegd om de authenticiteit, integriteit en beveiliging goed te waarborgen. Hierdoor is van alle metadata te achterhalen wie, wanneer, welke wijzigingen heeft aangebracht. Ook is de autorisatiestructuur in het DMS beschreven.”

 

Change management

“Waar we heel blij mee zijn, is het verandermanagement dat we expliciet als onderdeel in het handboek hebben opgenomen. Daardoor kunnen we als gemeente zelf de regie voeren bij toekomstige wijzigingen in procedures die van invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden. Voor het vervangingsproces en de beheeromgeving kan de teamleider DIV zelfstandig beslissen om een wijziging al dan niet door te voeren. Voor majeure wijzigingen, zoals de organisatie, bestandsformaten, soft- en hardware om te scannen heeft ook de gemeentearchivaris inspraak. De volgende stap is substitutie van de archieven van Bouwen, Sociale Zaken, Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Personeel & Organisatie. Ook willen we (nieuwe) fysieke documenten uit processen substitueren zodra deze hiervoor in aanmerking komen. Voorlopig kunnen we dus nog even door.”

Meer informatie hierover vindt u op het Serviceweb van Doxis.

Aanbevelingen voor andere gemeenten die substitutie overwegen

  • Stel een reële planning op en koppel die aan deelactiviteiten.
  •  Zorg in de projectgroep voor afvaardigingen op strategisch en operationeel niveau. (Naast DIV advies/beleid, automatisering, informatieadvies, applicatiebeheer DMS, ook DigiDiv en medewerkers die selecteren, scannen, registreren, archiveren.)
  • Betrek gedurende het gehele traject alle medewerkers die een rol hebben in het vervangingsproces (zoals de gemeentearchivaris).
  • Zorg voor periodieke terugkoppeling en communicatie over het project aan de organisatie.
  • Laat het totale proces niet stilvallen op de invulling van details of door tussenkomst van andere projecten en werkzaamheden.
  • Maak gebruik van de kennis en documenten van andere organisaties.
  • Leg vragen al tussentijds voor aan de provinciale archiefinspecteur.
  • Zorg voor periodieke evaluatie (voor het borgen van werkwijzen en let op ontwikkelingen die wijzigingen van het vervangingsproces impliceren).