Door: Karen van Marrewijk, Senior Adviseur bij Doxis

 

‘Het Nieuwe Werken’ staat volop in de aandacht. Er is veel over gezegd en geschreven waardoor het HNW ondertussen een begrip is geworden. Een begrip dat op verschillende manieren en vanuit verschillende invalshoeken wordt uitgelegd. HNW wordt gerelateerd aan technologie zoals samenwerkingsplatformen, aan slimmer werken, aan communities en aan een nieuwe generatie werknemers.

 

Het Nieuwe Werken betekent echter óók efficiënter werken door plaatsonafhankelijk te werken. Om een flexibele werkomgeving mogelijk te maken, moet de organisatie eerst door een enorm traject van opruimen, verhuizen en vooral ‘wennen’. Doxis merkt dat een nieuwe huisvesting steeds vaker het nieuwe startschot is voor digitalisering en voor papierarm werken. Daarom ging Doxis op bezoek bij Rijkswaterstaat (RWS) in Utrecht en de gemeente Bronckhorst. Twee organisaties die inmiddels in een nieuw kantoorpand gevestigd zijn en graag hun ervaringen met ons willen delen. Twee vragen stonden daarbij centraal. Wat is er aan de verhuizing vooraf gegaan? En welke consequenties heeft het nieuwe werken op de DIV?

Flexibel werken

RWS heeft maar liefst 160 vestigingen door heel Nederland. Een groot deel van de mede- werkers zit vanwege de diverse projecten bijvoorbeeld de ene dag in Delft en de andere dag in Utrecht. Het besluit om pand Westraven in te richten volgens een flexibele werkomgeving was eigenlijk een optelsom van twee aspecten. RWS wilde bezuinigen en daarbij tegelijkertijd het projectmatig werken invoeren. Daarmee was de flexibele werkomgeving niet een doel op zich, maar een logisch gevolg vanuit andere besluiten.

De gemeente Bronckhorst ontstond in 2005 uit een fusie van vijf kleinere gemeenten. Tijdens de eerste jaren was de gemeente verdeeld over twee locaties. Men wist toen al van de nieuwbouwplannen van het pand in Hengelo (Gld.). Het nieuwe gebouw is verdeeld in ‘domeinen’,

Flexwerkplek gemeente Bronckhorst

 waarbij één of twee afdelingen in één vleugel bij elkaar zitten. Sinds de verhuizing begin 2010 werken alle 200 medewerkers flexibel. Vanaf de medewerkers DIV tot en met de gemeentesecretaris. Alleen B&W heeft een vaste plek evenals de meeste managementassistentes. “Toch”, zo geeft medewerker beleidsondersteuning en uitvoering Gerrit van Middelkoop aan, “zie je veel mensen op dezelfde plekken zitten. Maar dat is geen punt. Van te voren is aangegeven dat dit prima is zolang je als medewerker maar geen plek claimt.”

Digitalisering en opschoning van papier

Een aspect van flexibel werken is dat bij het inrichtingsontwerp van beide organisaties nauwelijks ruimte was gereserveerd voor opslagruimte. Bij RWS werd een norm gesteld van maximaal twee strekkende meter papier per persoon. Bij de gemeente Bronckhorst zelfs van maximaal één meter. Zoals bij de meeste organisaties was dit gegeven zowel bij RWS als bij de gemeente Bronckhorst een belangrijke aanleiding tot digitalisering en uiteraard tot het opschonen van hun papier.

Karin Bornhijm, adviseur Documentair Informatie Management bij RWS, stelt: “Het fenomeen verhuizen is een belangrijke aanleiding voor het beter organiseren van het archief. Dat wil je eigenlijk niet als DIM omdat er vaak te laat gestart wordt. Het is nu eenmaal wel de ervaring. Wanneer een afdeling uitkwam op meer dan twee meter papier per persoon, dan moest een sterk geargumenteerde aanvraag worden ingediend voor meer archiefruimte.”Clustercoördinator DIM Harm Jan van Rees vult hierbij aan: “Een topdownbenadering is dan belangrijk. Het initiatief moet niet vanuit de DIM komen. De directie moet de keuze maken en dit ook de medewerkers opleggen. Dat werkt het beste. ”Enkele afdelingen hebben trapsgewijs hun papier kunnen verminderen vanwege een eerdere verhuizing naar een tijdelijke huisvesting. Hierbij was al een opschoning gedaan van tien meter naar vijf meter papier. Van Rees: “De vervolgstap van vijf meter terug naar twee meter was daardoor een stuk gemakkelijker en nu gebruik ik die twee meter nauwelijks meer.”

Volgens informatiemakelaar Peter Nieuwenhuizen is het erg belangrijk dat de medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het opruimen van hun papier door een juiste manier van archivering.

Vlnr: Harm Jan van Rees, Peter Nieuwenhuizen en Karin Bornhijm

Belangrijk onderdeel van de opschoning is het vernietigen van kopieën uit de werkarchieven. Karin Bornhijm meent dat het vaak onwetendheid is dat er toe leidt dat de medewerkers veel stukken zelf willen bewaren. Wanneer er meer duidelijkheid is waar de stukken geborgd zijn, wordt dit ‘hamstergedrag’ al veel minder. Bij de gemeente Bronckhorst kwamen soms wel stukken van 30 á 40 jaar geleden boven tafel als gevolg van het clean-desk project. Met het opschonen werd al in 2009 gestart, met ondersteuning van de DIV. Tegelijkertijd had de organisatie anderhalf jaar voor de verhuizing het besluit genomen om, met uitzondering van de bouw- en milieuvergunningen en cliëntendossiers WWB en WMO, zoveel mogelijk (zaakgericht) te gaan registreren en te scannen.

 Het doel hiervan was om in ieder geval steeds minder papier de organisatie in te laten gaan. Dit gaf de medewerker voldoende wen- periode. Gerrit van Middelkoop vertelt dat eigenlijk al na een half jaar goed merkbaar was dat de DIV minder vragen naar recente stukken ontving.

DMS als basis voor de opslag

De nieuwe organisatie beschikt sinds januari 2005 over een DMS. Eerst voornamelijk voor de DIV, maar tegenwoordig wordt het ook door veel medewerkers gebruikt om zelf documenten te maken en in een zaak op te slaan. Daartoe zijn diverse workshops gegeven met basale tips & trucs zoals ‘hoe werkt het DMS’ en ‘hoe werkt het opstellen van een brief’. Naast het DMS, dat de basis is voor de opslag van alle stukken, worden de niet archiefwaardige stukken door de medewerkers opgeslagen op een aparte schijf. Hierbij wordt de mappenstructuur ingedeeld volgens het DSP. Volgens Van Middelkoop wordt er wel opvallend veel e-mail opgeslagen in het DMS. “Medewerkers vinden het blijkbaar gemakkelijk en goed dat bepaalde mails ook toegankelijk zijn voor hun collega’s.”

Een organisatie hoeft niet per sé een centrale DMS te implementeren om een flexibele werkomgeving mogelijk te maken. Dat blijkt uit het feit dat RWS tot nu toe gebruik maakt van decentrale DMS-systemen en op een aantal plekken van een eigen afdelingsschijf. Op deze manier beheert de RWS-medewerker zelf het digitale afdelingsarchief. Dit is conform het RWS-beleid. De afdeling is zelf verantwoordelijk voor het document- beheer, maar de DIM is verantwoordelijk voor de archiefwaardige stukken.

 

Cultuurverandering

Bij RWS gaat het omzetten van papier naar digitaal archiveren voor sommige DIM-medewerkers wel erg snel. Het is een andere manier van denken en doen. Harm Jan van Rees geeft aan dat dit niet van de één op de andere dag gaat. Voor een cultuurverandering is tijd nodig. Duidelijk is dat de DIM-organisatie steeds meer van een beheer- naar een regieorganisatie gaat. Uiteindelijk zal de DIM verantwoordelijk zijn voor het kennismanagement van de organisatie. De verandering vraagt uiteraard behoorlijk veel van de competenties van alle DIM-medewerkers.

Bij gemeente Bronckhorst heeft het allemaal geleid tot veel meer werk voor de DIV. Maar Van Middelkoop stelt dat wat je erin investeert, er ook wel uitkomt. “Nu wéét je tenminste met 98% zekerheid dat de stukken geregistreerd en direct beschikbaar zijn voor iedereen. Daarbij is er zeker een duidelijke verschuiving merkbaar. Van alleen maar het achteraf archiveren naar het vooraf inrichten en structureren van zaken en beantwoorden van vragen uit de afdelingen. De DIV weet nu veel meer wat er speelt. Volgens Van Middelkoop is de DIV ook meer betrokken bij het primaire proces. “We hebben er moeite voor moeten doen, maar het resultaat is dat er nu binnen de organisatie ook gevoeld wordt dat we een belangrijk onderdeel van de informatievoorziening zijn.”