Door: Rob van Aert

 

Willem Broekhuis is begaan met zijn vakgebied. In het dagelijks leven is hij hoofd documentaire informatievoorziening bij het Erasmus MC. En ook thuis hanteert hij zelfs het Nederlands Normblad om zijn uitgebreide cd-collectie te alfabetiseren. Het verkrijgen van een machtiging om over te gaan tot substitutie, is nooit een sinecure. Voor de bestuursarchieven van het Erasmus MC verliep dit toch relatief soepel. Het geheim van dit succes? Open samenwerking en nauw overleg vooraf met de inspectie.

 

De meer dan tien kilometerlange patiëntendossiers zijn extern ondergebracht. De huidige patiëntendossiers worden gedigitaliseerd en opgeslagen in elektronische patiëntendossiers, zowel oude als nieuwe stijl. Voor de bestuursarchieven is substitutie aangevraagd en inmiddels verkregen. Willem Broekhuis houdt er een pragmatische visie op na: “Alles wat met informatievoorziening te maken heeft, zou een serviceorganisatie als één entiteit moeten beschouwen. Ook bibliotheken worden steeds digitaler en waarom zou je daarvoor allemaal aparte regelingen treffen? Door het overstijgen van territoriaal gedrag zouden verschillende afdelingen tegelijkertijd profijt kunnen hebben van parallelle ontwikkelingen. In de praktijk zie je vaak dat de werkvloer in zijn denken nog niet zover is als je eigenlijk graag zou willen. Om volledig digitaal te gaan, moet er nog heel wat worden overwonnen. De ‘mindset’ moet om. En dat duurt altijd wel even.”

Samenwerking

“In 2006 werd in Rotterdam begonnen met hetopstellen van een handboek met als doel een machtiging tot substitutie te verkrijgen. De basis van dit handboek was de machtiging van het UMC Utrecht. Ondertussen kwam de nieuwe concept Beleidsregel uit. Als gevolg daarvan konden we weer opnieuw beginnen. In een landelijk overleg van DIV-afdelingen van medische centra werd besloten samen te werken.” Ivo van Onna, senior consultant bij Doxis Informatiemanagers, was erg blij met het initiatief om geen informatie meer af te schermen. “Uiteindelijk wordt dit allemaal betaald met belastinggeld, dus als een partij iets heeft gemaakt, moeten we dat met anderen kunnen delen.”

 

Vooroverleg

“Vanaf september 2008 werd alles al gedigitaliseerd en in april 2009 werd de aanvraag tot substitutie in gang gezet. Al in een vroeg stadium werd de gemeentelijk archiefinspecteur erbij gehaald voor een review. Formeel worden onze bestuursarchieven overgedragen aan het Nationaal Archief, maar feitelijk doen we dit aan het Gemeentelijk Archief. Een dergelijke samenwerking is tamelijk uniek.”

Flexibiliteit

“Doxis heeft ons ondersteund bij het opstellen van het handboek. Je moet daar flexibiliteit in hebben. Het moet mogelijk zijn veranderingen te kunnen doorvoeren, zonder steeds eerst naar de minister of het Nationaal Archief te hoeven. Uit de review van het Nationaal Archief kwam als eis naar boven dat bij majeure wijzigingen in de hardware of bedrijfsvoering het handboek gewijzigd diende te worden. Nou, daar valt mee te leven natuurlijk.” Aanpassen “Met de eerste versie van het handboek werd een proefaudit gehouden. Die verliep tamelijk goed, al was het wel even schrikken toen bleek dat medewerkers metagegevens konden veranderen. De aanschaf van een audit module van het RMA was hiervoor een afdoende oplossing. Naast wekelijkse controles houden we ook goed de vinger aan de pols met maandelijkse inspecties en steekproeven.

Pragmatisch

“Voor het vier-ogen-principe is gewoonweg geen capaciteit. Hoewel dat theoretisch natuurlijk beter is, zijn we hier gewoon heel pragmatisch in. Poststromen krijg je nooit volledig sluitend. Daarbij durf ik wel met stelligheid te beweren dat een digitaal archief altijd veel completer en betrouwbaarder is dan een fysiek archief. Na uitlening van een fysiek dossier controleert immers niemand nog of alle stukken compleet zijn.” “Ik ben heel blij dit allemaal nog te hebben meegemaakt en er een steentje aan te hebben mogen bijdragen. Zo vergaderen de leden van de Raad van Bestuur tegenwoordig met een i-Pad. Volgend jaar ga ik met pensioen. Dan heb ik hopelijk eindelijk eens wat meer tijd om die goed georganiseerde cd-collectie ook eens systematisch te kunnen gaan beluisteren.”