Door Rob van Aert

 

Als eerste van Gelderland heeft de gemeente Putten toestemming verkregen om alle archiefbescheiden aangaande de Wabo (Wet algemene bepaling omgevingsrecht) digitaal te archiveren. Papieren stukken krijgen daarbij de status van kopie en mogen derhalve na verwerking worden vernietigd. Burgemeester Van Aartsen nam de machtiging in ontvangst van de heer Bennie te Vaarwerk, plaatsvervangend inspecteur der archieven van de provincie Gelderland. “De machtiging is de belangrijkste voorwaarde om in de toekomst ook in andere processen volledig digitaal te gaan archiveren. Het is dus een grote stap voorwaarts naar een papierloze organisatie”, aldus Janneke Goudswaard, hoofd Interne Zaken bij de gemeente Putten.

 

“Toen duidelijk was dat de Wabo een feit zou worden, zijn we ons onmiddellijk gaan bezinnen op de consequenties voor onze organisatie. Dit vormde namelijk de perfecte aanleiding om bestaande plannen verder te concretiseren. We wilden al langer stappen zetten met verdere digitalisering. Daarbij wilden we echter niet het wiel hoeven uitvinden, maar ook niet te lang blijven afwachten. Zeker bij dit soort trajecten heeft iedere keuze ook gevolgen voor de lange termijn. Het gaat niet alleen om het scannen van papieren stukken – dat is misschien nog het eenvoudigste deel. De inhoud van de werkzaamheden blijft natuurlijk wel gelijk, maar de logistiek van digitale bestanden biedt veel meer mogelijkheden dan die van fysieke stukken. We doen gewoon hetzelfde, maar dan anders. Overigens kwam 80% van alle aanvragen voor de Wabo al digitaal binnen. Het zou natuurlijk zonde zijn om al die digitale documenten vervolgens weer te moeten printen om ze verder te kunnen gaan verwerken.” Janneke Goudswaard blikt tevreden terug op een zeer kort invoeringstraject.

Synergie

De machtiging is verworven door intensieve samenwerking tussen de gemeente Putten, de provinciale archiefinspectie, Doxis Informatiemanagers en Circle software. “Toen we startten waren nog niet alle eisen en voorwaarden volstrekt helder. We zijn echter geen gemeente van afwachten. We zijn een gemeente van actie en aan de bron zitten. Daarom hebben we al in een zeer vroegtijdig stadium overleg gevoerd met Bennie te Vaarwerk, de plaatsvervangend provinciaal inspecteur der archieven van de provincie Gelderland. Het was natuurlijk ook uitermate handig dat Ivo van Onna, consultant van Doxis Informatiemanagers, al eerder een aantal van dit soort trajecten heeft begeleid. We zijn dus eigenlijk niet echt veel beren op de weg tegen gekomen. En als er al aandachtspunten waren, hebben we die gaandeweg het proces meteen netjes opgeruimd. We zijn steeds gefocust gebleven op de oplossing. Ook de samenwerking met de afdeling BRM (Bouwen, Ruimtelijke ordening en Milieu) en met ICT is gedurende het proces steeds hechter geworden. Het werkt natuurlijk heel prettig als je gezamenlijk dezelfde doelen voor ogen kunt houden. Vanaf de start van het proces konden we al bepalen welke informatie later nodig zou zijn. In het verleden gebeurde het wel eens dat dit pas achteraf werd vastgesteld waardoor het hele proces opnieuw diende te worden doorlopen. Het is geweldig dat dat soort zaken voortaan voorgoed verleden tijd zijn. ICT en Informatisering (archief- en informatiebeheer) vullen elkaar aan op dit terrein. Door goede communicatie in een vroeg stadium blijkt veel winst te behalen. Informatiebeheer kan hierin een cruciale rol spelen door tijdig het initiatief te nemen en een duidelijke visie tentoon te spreiden met praktische organisatorische voordelen die breed kunnen worden gedragen.”

 

Hoofd- en bijzaken

Voor Ivo van Onna vormde dit het snelste substitutietraject dat hij in zijn carrière als consultant ooit begeleidde. Als voornaamste oorzaken daarvan beschouwt hij de Puttense pragmatische houding en het vermogen om hoofd- en bijzaken te onderscheiden. “Vaak zie je dat veel processen worden beschreven op een te hoog detailniveau. In dit geval is goed gefocust op de hoofdlijnen. Het handboek substitutie waarin de vereiste controles worden beschreven kon daardoor beperkt blijven tot slechts een pagina of tien. En in dit geval is dat echt een kwaliteitskenmerk. Complimenten voor de auteur Jan Willem Rip, beleidsmedewerker informatie. De standaard werkprocessen waren al beschreven in de ‘WerkWijzer Interne Processen’ dus daar kon in veel gevallen eenvoudigweg naar worden doorverwezen. Waar mogelijk werd voortgeborduurd op de al aanwezige bedrijfsprocessen. Heel efficiënt. Dit betekent dat de gemeente Putten in de toekomst kosten gaat besparen op de beheerlasten. Bovendien bevordert het een efficiënte bedrijfsvoering, want er is geen sprake meer van dubbele archieven. De gemeente kan nu echt regie voeren op de kwaliteit en duurzaamheid van gescande documenten, ook wanneer in de toekomst de bedrijfsvoering verandert.

Overgang

In eerste instantie waren de papieren documenten leidend en na afloop van het transitieproces zouden de digitale documenten dat zijn. “Daarom hebben we eerst alles dubbel in- en uitgevoerd, zowel op papier als digitaal. Aanvankelijk heeft het wat extra tijd gevergd om alles parallel analoog en digitaal te verwerken. Uiteindelijk heeft dit wel als enorm voordeel dat we met terugwerkende kracht alles wat met de Wabo te maken heeft, digitaal beschikbaar hebben vanaf de eerste dag”, aldus Janneke Goudswaard. “En dat is tamelijk uniek. Er zijn nog heel wat organisaties die er nog volop aan werken om substitutie verleend te krijgen.

Werkwijze

Het gehele traject is doorlopen op basis van de Beleidsregel Vervanging van Provincie Gelderland en Rodin (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer). Gemeente Putten heeft Verseon ingezet als midoffice. Daar vindt, zoals dat zo mooi heet, de neerslag van het handelen plaats. Circle software heeft ervoor gezorgd dat de documenten zodra deze worden aangeboden ter archivering, ‘bevroren’ worden en heeft een koppeling vervaardigd vanuit de vakapplicatie SQUIT XO naar hun midoffice applicatie Verseon. Van hieruit wordt gepubliceerd. Als standaard bestandsformaat is gekozen voor PDF/A (ISO 19005-1). Deze variant van het gewone pdf-formaat is specifiek ontwikkeld voor archivering. Lettertypes worden in het bestand mee ingesloten en daardoor kan worden gewaarborgd dat over een groot aantal jaren de documenten nog kunnen worden bekeken zoals ze oorspronkelijk zijn opgesteld. Het bestandsformaat biedt ook de optie tot het opnemen van digitale handtekeningen. Op dit moment maakt Putten nog geen gebruik van deze faciliteit, maar de voorbereidingen om ook hiertoe over te gaan, zijn al in volle gang.