Door: Anne-Sophie Teunissen, professional bij Doxis 

Hielko Schootstra is als informatiemanager verantwoordelijk voor de ICT- en informatievoorzieningontwikkelingen binnen de business unit Wind van Eneco. Hiervoor stippelt hij een langetermijnvisie uit en initieert hij projecten. Ook heeft hij een belangrijke rol in het beheer van de ICT-systemen. Een van die systemen, die door de projectteams van Eneco Wind wordt gebruikt, is het SharePoint documentmanagementsysteem.

 

Eneco wil duurzame energie voor iedereen. In dat kader ontwikkelt en bouwt Eneco windparken in Nederland, België en het Verenigd Koninkrijk. De windparken leveren vervolgens twintig jaar lang productie op. Voor het hele traject, van ontwikkeling en bouw tot beheer, is Eneco Wind verantwoordelijk. Hielko Schootstra: ”Om dit gedurende de gehele levensduur van een windpark goed uit te kunnen voeren, is een goed documentmanagementsysteem cruciaal”. De projecten zijn onderverdeeld in Wind op Zee en Wind op Land. “Momenteel hebben we zo’n dertig projecten in ontwikkelingsfase”, aldus Hielko. Wind op Zee omvat de grote projecten, zoals het Prinses Amalia windpark dat zich voor de kust van IJmuiden bevindt, terwijl Wind op Land kleinschaligere projecten realiseert.

Sharepoint

Sinds 2010 werkt Eneco Wind met SharePoint als informatieplatform voor het documentmanagement van de projecten. De keuze voor het systeem was een hele praktische: “Eneco werkte al met SharePoint. Toen hebben we gekeken of SharePoint voor het documentmanagement kan doen wat wij graag zouden willen en dat bleek te kunnen.” Eén van de eisen had specifiek te maken met verschillende locaties. De eis was dat mensen op verschillende locaties met dezelfde documenten moesten kunnen werken. ”Voordat we met SharePoint begonnen, werkten we nog met verschillende infrastructuren, dat betekende bijvoorbeeld dat de mensen die op de locatie Rotterdam werkten, niet bij de bestanden konden die in Utrecht stonden. Dat was heel lastig om als team met elkaar te kunnen samenwerken.” Eneco was dus op zoek naar een platform waarmee iedereen informatie kan delen binnen de business unit Wind, ongeacht tijd en plaats. “Wat je met SharePoint binnenhaalt, is dat je ook vanuit je thuiswerkplek kunt werken. En als je in het veld zit kun je met een internetverbinding bij je eigen documenten komen.” Een ander belangrijk punt was dat externen ook toegang moesten hebben tot bepaalde informatie. Hielko: “Binnen de projecten van Eneco Wind werken er veel externen die hun bijdrage leveren aan de projecten en zij kunnen met SharePoint nu ook aan de projectdocumenten werken. Met SharePoint kunnen wij de externe medewerkers specifiek toegang geven tot de folders die zij nodig hebben.”

 

Continuiteït

 ”Voor alle projecten van Eneco Wind die zich nu in de ontwikkelingsfase bevinden, is een SharePoint projectsite ingericht voor het documentmanagement. Op het moment dat zo’n project in de bouwfase komt, blijft de gehele projectsite in gebruik en wordt deze overgedragen aan het team dat met de bouw bezig gaat. Wanneer het project vervolgens in beheer komt, wordt de site overgedragen aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor dat traject”, aldus Hielko. In de drie fasen van een windproject is SharePoint dus het leidende informatieplatform. Deze manier van werken garandeert een zekere continuïteit.

De praktijk

De praktijk Ieder windpark wordt gezien als een project en elk project werkt vanuit een sjabloon. Daarin zijn de mappen op de twee hoogste niveaus vastgesteld. Daaronder is men vrij om structuur aan te brengen. “De projectteams van Eneco Wind zijn dus redelijk vrij in de invulling van hun eigen projectsite”, aldus Ben van der Eijk, professional bij Doxis. “Maar ik help de medewerkers wel met uniform werken binnen het systeem.” Ben schept kaders die het gebruik van het systeem gemakkelijker maken en hij geeft trainingen over het gebruik van SharePoint aan de medewerkers van Eneco Wind. “Ik vind de gebruiksvriendelijkheid van een systeem een heel belangrijk aandachtspunt.” Hoewel de teams vooral werken met hun eigen projectsite binnen SharePoint, zien zij niet alleen de gegevens van hun eigen projectteam: zij hebben ook toegang tot de projectsites van andere windparken. Hielko: “Dit hebben we bewust gedaan zodat er zoveel mogelijk van elkaar geleerd kan worden en om voor collega’s inzichtelijk te maken wat er speelt.” De business unit Wind heeft iedere projectsite zo opgezet dat deze in principe van het begin af aan klaar is voor alle daaropvolgende fasen van het project. De basisstructuur blijft dus hetzelfde. Hielko: “Maar we merken met de ervaring die we opdoen dat bepaalde onderdelen toch anders moeten worden ingericht, dus dan wordt er functionaliteit toegevoegd of gewijzigd. Je ziet hierbij een ontwikkeling in het systeem, gedreven door procesverbeteringen.” Vaak zien we dat implementatie van een SharePoint-oplossing tot een complex ICT-project leidt. Dit komt omdat er, gerelateerd aan documentmanagement, veel aandacht wordt besteed aan het realiseren van echte records management functionaliteit. Bij Eneco zien we dat door te kiezen voor een praktische aanpak er relatief snel resultaat is. De sterke punten van SharePoint lenen zich bij uitstek voor het ondersteunen van projectwerkers.