Door: Jelger Postma, informatiespecialist bij Doxis

 

Medische archieven scannen is geen sinecure. Er komt veel meer bij kijken dan even wat papier door een scanner halen. Doxis ondersteunde het UMC Utrecht bij het digitaliseren van een aanzienlijk deel van haar medische archieven. In totaal werden al 123.973 patiëntendossiers gescand. Dit komt overeen met ruim 1.608 strekkende meter archief.

 

In de zorg is een duidelijke opwaartse trend tot informatisering waarneembaar. Medio 2008 startte het Universitair Medisch Centrum Utrecht met het digitaliseren van haar patiëntendossiers door het ondertekenen van een business case. Vanuit verschillende oogpunten is het digitaliseren van medische dossiers een grote stap vooruit. Het levert flinke besparingen op in ruimte, tijd en kosten voor dossierhandelingen. In combinatie met het EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) leidt het digitaliseren van medisch archiefmateriaal tot een integraal digitaal patiëntendossier. Daarmee komt een einde aan de huidige hybride situatie. Volledig digitale dossiers zorgen voor optimale toegankelijkheid van patiëntinformatie op iedere gewenste locatie en zonder tijdverlies. Het digitaliseren van papieren dossiers is hiervoor een essentiële voorwaarde. Voor de toekomst bieden digitale dossiers bovendien nieuwe mogelijkheden voor ontsluiting en beheer.

Keuzes

Voorafgaand aan het daadwerkelijk digitaliseren van patiëntendossiers – het scannen – heeft het UMC enkele strategische keuzes moeten maken. In de voornoemde business case heeft het UMC als voorwaarde gesteld dat het scannen dient plaats te vinden binnen de muren van het ziekenhuis. De reden hiervoor is de privacygevoelige informatie en optimale beschikbaarheid van dossiers bij spoedgevallen. Ook de geprolongeerde baangarantie voor dossierbeheermedewerkers speelde hierbij een rol. Bovenal kennen eigen medewerkers de dossiers inhoudelijk het best waardoor eenvoudiger te bepalen is wat exact tot het kerndossier behoort. De Raad van Bestuur van het UMC stelde daarnaast als voorwaarde dat het gehele scanproces door een externe partij geauditeerd diende te worden. Intern scannen wordt aangeraden door de Inspectie voor de Volksgezondheid.

Stroomversnelling

Met de keuze voor het scannen van dossiers binnen de eigen muren opteerde het UMC ook voor scanning on demand. Hierbij worden dossiers pas gedigitaliseerd op het moment dat ze worden opgevraagd. Interne verhuisplannen van het ziekenhuis – enige tijd later – brachten het project in een stroomversnelling. Twee archief- ruimtes dienden binnen anderhalf jaar leeg te worden opgeleverd. Op korte termijn moest er met een hoog tempo daarom in bulk worden gescand. Het UMC miste de expertise en mankracht om dit te realiseren en schakelde daarom een externe partner in. “Een archief leegruimen is geen kwestie van scan het even in en gooi het dossier weg”, aldus Marian Oogink, hoofd Medisch Dossier Beheer van het UMC.

Voorbereiding

Twee professionals van Doxis hebben als teamleider de uitvoering van het project gecoördineerd. In samenwerking met Marian Oogink hebben zij het scanproject zorgvuldig voorbereid. Werkprocessen werden ontworpen, kwaliteitsmetingen ingebouwd en het gehele scanproces is in een proceshandboek vastgelegd. Na de voorbereidingen zijn de eerste medewerkers van het team gestart met een pilot waarbij dossiers van de polikliniek Dermatologie werden gescand. Gedurende de pilotfase werden de medewerkers getraind en zijn de beschreven processen en werkinstructies in de praktijk getest. Waar noodzakelijk zijn extra controles in de werkprocessen ingebouwd om de kwaliteit te waarborgen. Tegen het einde van de pilotfase hebben twee adviseurs van Doxis het volledige digitaliseringsproces geauditeerd. Hieruit bleek dat het UMC aan alle noodzakelijke voorwaarden had voldaan om tot vernietiging van de gescande dossiers over te gaan.

Uitvoering

Hierna stond niets de complete uitvoering van de werkzaamheden meer in de weg. Een team van zestien Doxis medewerkers begon met het scannen van dossiers. Onder leiding van twee teamleiders hebben zij materieel verzorgd, dossiers geselecteerd, voorzien van metadata, gescand en de digitale exemplaren op kwaliteit gecontroleerd. Gedurende de gehele doorlooptijd van het project werden de opdrachtgever en projectmanager op de hoogte gehouden van de gerealiseerde productie, knelpunten, risico’s en eventueel te nemen maatregelen.

Resultaat

In minder dan een jaar hard werken hebben de teams mooie resultaten opgeleverd. In totaal werden 123.973 patiëntendossiers gescand. Dit komt overeen met ruim 1.608 strekkende meter archief. Door dit resultaat zijn twee archiefruimtes leeg opgeleverd. Daarnaast is een flink aantal poliklinieken verlost van de papieren dossiers die tot dan toe op de eigen afdeling waren gearchiveerd.

Vervolg

Het scannen in het UMC zal nog wel even doorgaan. Bij de afdeling Medisch Dossier Beheer is één centraal archief gevormd dat de komende jaren zal worden gedigitaliseerd. Daarnaast dienen nog veel dossiers gedigitaliseerd te worden die zich op de afdelingen bevinden. De afdeling MDB is klaar om dit op eigen kracht te realiseren. Door hun training on the job zijn de medewerkers van het UMC goed voorbereid op wat komen gaat. De opgestelde werkprocessen en instructies bieden houvast en zorgen ervoor dat het digitaliseren ook in de toekomst binnen de daarvoor gestelde kaders kan worden uitgevoerd. Daarmee is de kwaliteit van de substitutie gewaarborgd.

De afdeling is klaar om het vervolg van het project met eigen personeel uit te voeren. Alle eigen medewerkers zijn bekend met de werkzaamheden en de opgestelde processchema’s. Bovendien helpen de werkinstructies om de werkzaamheden binnen de gestelde kaders te verrichten en daarmee de vereiste kwaliteit te waarborgen. Marian Oogink: “Voorafgaand aan de start waren er heel veel vraagtekens. Nu niet meer. We zijn klaar voor de toekomst.”