In de praktijk

Door: Rob van Aert

Nederland was tot voor kort een van de weinige landen ter wereld waar de overheid nog zelf vaccins produceerde. Het oogmerk daarbij was onafhankelijk te blijven van de farmaceutische industrie. De eisen die werden gesteld aan de productiefaciliteiten werden echter steeds strenger. Relatief gezien werd dit daardoor een zeer kostbare zaak voor het Rijksvaccinatieprogramma. In het kader van deregulering, privatisering en een terugtredende overheid is besloten het productieonderdeel van het Nederlands Vaccin Instituut (NVI) onder te brengen bij een private instelling.

De productiefaciliteit werd verkocht en de afdelingen Onderzoek & Ontwikkeling en Inkoop, Opslag & Distributie werden ondergebracht bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM). Deze afsplitsing had ingrijpende consequenties voor het beheer van het archief. De reden voor archivering berust overigens niet zozeer bij het Archiefrecht, maar veel meer ter mogelijke verantwoording van goed farmaceutisch ‘huisvaderschap’. Nicole Verhaag is projectleider van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Centraal Archief bij het RIVM en Marcel van Wijk van het NVI. Samen riepen zij de hulp van Doxis in om gezamenlijk de overdracht van het archief in goede banen te leiden. “De onderhandelingen waren voltooid en de overname was al bijna afgerond, toen tijdens een overleg iemand terloops de vraag stelde: … ‘en wat doen we met het archief?’ – ‘O ja, het archief.’ Daar had eigenlijk niemand bij stilgestaan. In de Nederlandse wet is bepaald dat alle productiegegevens van vaccins moeten kunnen worden herleid tot vele jaren nadat ze zijn vervaardigd. En daarom werd de vraag voorgelegd aan de afdeling DIV van het Centraal Archief van het RIVM. Omdat we dit nog nooit eerder aan de hand hadden gehad, hebben we ons licht opgestoken bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). We hadden gehoopt dat daar een draaiboek beschikbaar zou zijn, omdat dit vaker aan de orde is. Helaas bleek dat niet te bestaan, VWS toonde wel grote interesse voor onze aanpak. En de Erfgoedinspectie kon weliswaar een stappenplan beschikbaar stellen, maar had er verder ook niet zoveel ervaring mee. Dat hebben we verder allemaal zelf uitgewerkt.”

‘Vergeten’ archieven

“Na ons ingelezen te hebben in de beschikbare informatie, hebben we een overzicht opgevraagd om de benodigde werkzaamheden te begroten. De ruwe schatting was dat er 700 meter archief diende te worden verwerkt. Niet alle betrokkenen waren meteen vanaf het begin overtuigd van het belang. Er was weinig ervaring met de overdracht van archieven.

 

“Als je het gevoel hebt, dat je het kwijt bent zodra je wat overdraagt, ben je niet zo gauw geneigd om iets af te geven. We hebben moeten uitleggen dat ze niets kwijt zouden raken, maar er juist goed voor gezorgd zou worden en ze ieder document binnen enkele dagen konden opvragen. Dat was een hele geruststelling.”

Sommige medewerkers waren van mening dat de gegevens van hun werkzaamheden hun eigendom waren en dat ze die gewoon konden meenemen naar hun nieuwe werkgever. Dat vergde wel enige overtuigingskracht. Uiteindelijk zou het gewoon strafbaar zijn als ze dat wel zouden doen. Dit bleek een eyeopener en dat hebben we positief benut. Niet door te dreigen, maar door uit te leggen dat het heel handig was om gebruik te maken van de mensen van Doxis. Dit was het juiste momentum om snel veel werk gedaan te krijgen, waar de eigen organisatie slechts minimale inspanningen voor hoefde te verrichten. En zo kon het zomaar gebeuren dat ineens een ‘vergeten’ gebouw aan de werkzaamheden kon worden toegevoegd. Dat legde een behoorlijke extra druk op de planning.”

Meten en opschalen

“Omdat we geen ervaring hadden met dergelijke projecten, zijn we gestart met een team van vier personen. Daarmee hebben we wat testmetingen uitgevoerd om te bepalen hoeveel werk die konden verrichten binnen een bepaalde tijd. En al vrij snel hebben we dat team opgeschaald naar zes personen. Constant hebben we de bezetting en de planning moeten bijstellen. Zeker ook omdat er steeds nieuwe delen werden ontsloten. We zijn geëindigd met een team van negen personen dat fulltime actief was en uiteindelijk hebben we meer dan een kilometer archief overgedragen.”

Doorzetten

“Het totale project heeft veel doorzettingsvermogen gevergd. Af en toe zaten we er helemaal doorheen, vooral doordat er telkens ‘nieuwe’ objecten werden toegevoegd. Steeds als we dachten er bijna te zijn, werd de eindstreep weer naar achteren opgeschoven. Dat schiep wel een sterke band tussen de leden van de teams. Iedereen heeft elkaar er doorheen gesleept. En we hebben ook ontzettend veel gelachen. Dat moet ook wel als er meer dan een kilometer archief door je handen gaat.”

Goede inzet

“We zijn heel blij met de inzet van Doxis. In feite waren het in eerste instantie allemaal ‘vreemden’ die in onze organisatie werden geparachuteerd. Maar iedereen werd geaccepteerd en gewaardeerd om zijn of haar inzet. Er ontstond een hecht groepsgevoel. De werkzaamheden moesten worden uitgevoerd op flinke afstand van elkaar. Verspreid over het terrein staan zo’n zestig gebouwen. We begonnen iedere dag steeds gezamenlijk met koffie en thee, lunchten soms samen en we sloten ook altijd samen de dag af. Daardoor bleef iedereen er goed van doordrongen dat ze er niet alleen voor stonden en de klus samen klaarden, meter voor meter.”

Bewaartermijnen aangeven

“Als je werkelijk alles door je handen krijgt, ontdek je ook al datgene wat in de loop der jaren vergeten was over te dragen. Per object is een deskundige aangewezen die aangaf wat daarmee moest gebeuren. Het was prettig voor de organisatie om ook daar de bezem doorheen te laten gaan. Het gehele archief is materieel verzorgd, alle nietjes zijn verwijderd, de dossiers zijn verzameld in zuurvrije mappen en zuurvrije dozen. Daarbij is meteen aangegeven hoelang de stukken bewaard dienen te worden, hoe ze overgedragen dienden te worden en wanneer ze ter vernietiging aangeboden mochten worden.”

Overgedragen, maar beschikbaar

“Sommige stukken zijn nog nodig voor lopende producties. Met de nieuwe eigenaar BBio is daarvoor een overeenkomst voor terbeschikkingstelling opgemaakt. Alle documenten waarop dit van toepassing is zijn geïnventariseerd. De komende vijf jaar worden die stukken ‘uitgeleend’. Over vijf jaar wordt geëvalueerd wat kan worden overgedragen, of opnieuw voor een periode van vijf jaar wordt verlengd tot een maximale termijn van twintig jaar.”