Door: John von der Linden, Informatiespecialist bij Doxis

 

Ook de komende jaren krijgen weer veel gemeenten te maken met gemeentelijke herindeling. De huidige plannen voor herindeling concentreren zich in Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Limburg. Het kabinet heeft daarbij de verwachting dat grotere gemeenten leiden tot een professioneler en zakelijker bestuur.

Het goede behouden

Een herindeling betekent voor de ambtelijke organisatie een stevige reorganisatie. Daarbij moeten de primaire, ondersteunende én de informatieprocessen opnieuw worden vormgegeven.

Hierdoor ontstaat een momentum voor nieuwe vragen en nieuwe antwoorden, zoals:

  • Welke methoden en technieken hanteren onze (toekomstige) collega’s?
  • Welke ‘gaps’ kunnen we daarin onderscheiden?
  • Welke ‘best-practices’ moeten we als uitgangspunt nemen?
  • Gaan we binnen de DIV op traditionele wijze voort of is dit het moment om te moderniseren?
  • Wat verwachten de ambtenaren van ons?
  • Gaan we basaal digitaal werken of stoten we zelfs door naar ‘Werken 2.0’?
  • Wat doen we met digitalisering, Mid-Office en substitutie?
  • Blijven we bij de ‘good old’ BAC of gaan we procesgericht (DSP) of juist zaaksgericht archiveren?

Uitgangspunt van de documentaire herindeling is het goede van de verschillende gemeenten behouden om gezamenlijk te komen tot een optimale inrichting van de DIV.

Een doelmatige en effectieve DIV

Betrokkenheid en draagvlak zijn hiervoor onontbeerlijk. De juiste afstemming tussen mens, middelen en organisatie is belangrijk. En voor een succesvol resultaat is de vaststelling bij de start van een gegarandeerde kwaliteit (een set van minimumeisen ) noodzakelijk.

Een optimale inrichting van de DIV

Voor een optimale inrichting van DIV zullen op alle niveaus van de organisatie die nieuwe vragen gesteld en beantwoord moeten worden. Het is daarbij van belang dat de afdeling DIV, ofwel de DIV-manager, proactief opereert in het dynamische speelveld. Daarbij kan hij of zij goed gebruik maken van het 9-vlaksmodel van prof.dr. Rick Maes. Dit model biedt daarbij aanknopingspunten en handvatten.

Het 9-vlaksmodel legt verbindingen tussen het primaire proces, ICT-ondersteuning én Informatiemanagement. In een effectieve en efficiënte organisatie is het Informatiedomein gepositioneerd alsverbindende schakel tussen het primaire proces en ICT. En dat op alle verbindende niveaus: strategisch, tactisch en operationeel. Dat is het speelveld waar de Informatiemanager over gaat.

Herindeling volgens het 9-vlaksmodel

Bij het richten van Informatiemanagement gaat het allereerst om de visievorming. Stel eerst horizon en doelen van de informatievoorziening vast en maak keuzes bij het vormgeven van de DIV na de herindeling. De visie leidt tot een Informatie Beleidsplan. Bepaal daarin de marsroute en de toegevoegde waarde en mijlpalen voor DIV. Op weg van strategie naar tactiek komen methodiek, planvorming en de juiste samenstelling van mens, middelen en organisatie aan de orde: vertaal visie naar inrichting. Stel bij het inrichten van het Informatiemanagement een plan van aanpak en veranderagenda op met drie niveaus op de gebieden:

  1. mens en organisatie
  2. instrumenten en werkafspraken
  3. middelen en ICT

Voeg hierbij in het kader van de herindeling afspraken, systemen, instrumenten en verhoudingen samen, stem deze af of implementeer ze.

Van tactiek naar operatie, zeg maar het ‘verrichten’, bouwt u oude zaken af en richt u de nieuwe DIV-organisatie ‘fullswing’ in. Dat inrichten behelst dus de implementatie van alle afspraken, werkwijzen, methodieken en modellen die zijn overeengekomen en afgestemd. Denk bij het afsluiten van de oude zaken aan het afsluiten van niet meer lopende archieven, de vervroegde overdracht van semistatische archieven aan een archiefdienst of het uitvoeren van een Clean-Deskoperatie bij de ‘oude’ gemeente(n).

Implementeer nieuwe instrumenten, middelen en rapportage-instrumenten.

Op termijn behaalt de organisatie daarmee een vastgesteld niveau, inhoud en kwaliteit van dienstverlening. Heldere afspraken plus de nieuwe werkwijze en dienstverlening vormen de waardetoevoeging van de krachtenbundeling. De succesvolle uitvoering van een bovengeschetste verandering bij herindeling vraagt een projectmatige aanpak, met duidelijke projectorganisatie en -planning. Cruciaal daarbij is het projectplan waarin doelstelling, activiteiten, taken, instrumenten en verantwoordelijkheden worden vastgelegd, naast procedures voor kwaliteitsbewaking, een duidelijke tijdsplanning en vastgestelde mijlpalen.

Tot slot

Een gemeentelijke herindeling vraagt veel van de gemeentelijke organisatie in het algemeen en van de DIV in het bijzonder. Op alle niveaus kan de afdeling DIV met expertise waarde toevoegen.

Bij Richten en strategie:

  • aantoonbare kennis van analoog en digitaal;
  • positionering van informatiemanagement in de nieuwe organisatie;
  • de vertaling van visie via tactiek naar operatie.

Bij Inrichten en tactiek:

  • instrumenten bouwen ter verbinding van werkprocessen en informatieprocessen als DSP- en DMS-inrichting;
  • advies over digitalisering en het nieuwe werken voor de gehele organisatie;
  • deelname aan afdelingsoverleggen voor nieuwe inrichting en implementatie van de (digitale) informatievoorziening.

Bij Verrichten en operationalisering:

  • het vertalen van Organisatie-, ICT en Informatiekunde tot één taal voor de (informatie)professional;
  • het bewerken en beschikbaar maken van de archieven voor de organisatie en de klanten.

Beschouw het proces van herindelen ook als een herindeling van het informatieproces met nieuwe afdelingen, middelen en afspraken. Zo ontstaat een nieuwe benadering voor informatiemanagement in uw nieuwe organisatie. DIV is daarbij een betrokken, flexibele en waardetoevoegende partner.