Door: Anique Malicki, informatiespecialist bij Doxis

 

Hoe kunnen archiefdiensten eigenlijk zelf ‘dossier voeren’ over de stukken die ze beheren en waarvoor ze verantwoordelijk zijn? Met beheerdossiers zijn de archiefwettelijke verplichtingen te ondervangen, zoals het afleggen van verantwoording over de uitvoering en de informatie over archieven. Het is wenselijk de beheeradministratie voor ieder archief te voeren in één beheerdossier. Daarbij is het noodzakelijk om goede controle te houden over de stukken van derden die bij de archiefinstellingen in beheer zijn.

 

Een interessante techniek daarvoor behelst het gebruik van beheermetadata. In deze extra dataset worden naast de inhoudelijke metadata ook procesmetadata opgeslagen. Daardoor blijven alle gegevens bij elkaar. Dat biedt overzicht en vergemakkelijkt de overdracht tussen verschillende instellingen. Op dit moment zijn beheerdossiers vooral gebaseerd op papieren versies. Wanneer het e-depot een feit zal zijn, bieden beheermetadata talloze nieuwe praktische toepassingen. Reden te meer om nu alvast eens te filosoferen over de ideale inrichting van het beheerdossier.

Het ideale beheerdossier

Een beheerdossier is de verzameling documenten gericht op het beheer van overgebrachte en geacquireerde archieven. Beheerdossier is een generiek begrip, dat onafhankelijk is van het type gegevensdrager en de locatie binnen de archiefdienst. Een archiefnemer stelt het beheerdossier op voor eigen gebruik. Alle beheerinformatie wordt erin vastgelegd, zowel formeel als informeel. De theoretisch ideale en volledige inhoud kan met enkele aanpassingen worden toegepast op overheids- en particuliere organisaties.

Het beheerdossier heeft de volgende functies:

  • fungeren als leidraad voor de werkzaamheden bij het archiefbeheer;
  • bewaken van de voortgang en resultaten van de activiteiten in het archiefbeheer;
  • vastleggen van de handelingen bij overbrenging en beheer van archieven.

In het ideale beheerdossier hoort alle beheerinformatie over de functies van het archief, namelijk: acquireren, toegankelijk maken, ter beschikking stellen en preserveren. Het is aannemelijk dat over al deze functies van een archief procesinformatie beschikbaar komt waarvoor beheermetadata kan worden opgenomen. In de praktijk zal het ene aspect zwaarder wegen dan het andere en respectievelijk meer of minder invulling vergen.

Acquireren is het geheel van activiteiten van een archiefbeheerder gericht op het overnemen (in bruikleen of eigendom) van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats. Er bestaat een belangrijk onderscheid in de verwerving van overheids- en particuliere archieven. Bij de verwerving van overheidsarchieven is sprake van een wettelijk verplichte verwerving. 

Toegankelijk maken is de raadpleegbaarheid van archieven mogelijk maken op het niveau van hun bestanddelen. In toegankelijkheid is op drie manieren onderscheid te maken. Ten eerste tussen praktische en materiële toegankelijkheid. Praktische toegankelijkheid betreft bijvoorbeeld de financiering of de menskracht die toegankelijkheid mogelijk maakt. Materiële toegankelijkheid betreft het verpakkingsmateriaal of digitale middelen. Ten tweede op basis van de archiefwet, zoals vervreemding, terbeschikkingstelling, substitutie en vernietiging. Ten derde op basis van het wettelijke onderscheid tussen overheids- en particuliere archieven. Op grond van de Archiefwet 1995 zijn er richtlijnen voor al dan niet verplichte handelingen indien documenten voor vervreemding, vervanging en vernietiging in aanmerking komen. De wettelijke verplichting geldt niet voor particuliere archieven, maar het wettelijk kader geeft het beheer en alle gebruikers meer duidelijkheid omtrent het hoe en waarom.

Terbeschikkingstelling is de tijdelijke overdracht van archiefbescheiden door een archiefbeheerder aan een interne of externe raadpleger. Het onderscheid tussen medewerkers en bezoekers is dat de terbeschikkingstelling aan bezoekers beperkter is dan aan medewerkers. Medewerkers archiefbeheer zijn geautoriseerd om het archiefbeheer toe te passen. Overige interne medewerkers, bezoekers of externe belanghebbenden hebben een passieve rol en een beperkte (of geen) autorisatie.

Preserveren is het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele behoud van informatieobjecten. Hierbij kunnen de archiefbescheiden omgezet worden in een andere vorm, bijvoorbeeld door digitalisering. Preserveren dient ter behoud van toegankelijkheid en/of het beschermen van het originele document.

Praktische toepasbaarheid

 

De inhoud van het theoretisch ideale beheerdossier is goed te gebruiken in de praktijk. Het is toepasbaar van statische tot dynamische dossiers en gericht op langdurig beheer. Beheerdocumenten kunnen voor archiefbeheer worden omgezet in metadata. Dit heeft twee grote voordelen. Een metadataset is flexibeler toepasbaar dan beheerdocumenten en het bijhouden van dubbele gegevens wordt voorkomen. Bij separate beheerdocumenten zou dat anders vrijwel zeker optreden.

Het gebruik van beheermetadata is niet volledig nieuw voor organisaties. (Vroeger werden interne poststukken verzonden in een grote envelop, waarop werd genoteerd welke route was afgelegd voorzien van de datum van vertrek per ‘station’.) Het implementeren van het theoretische beheerdossier is in eerste instantie arbeidsintensief, maar levert als resultaat een praktische invulling van het archiefbeleid en -beheer.