Door Geert de Brouwer, senior adviseur Doxis

 

Op 12 en 13 mei vond het DLM forum plaats. ‘DLM’ staat voor Document Lifecycle Management. Traditiegetrouw is het land dat de Europese Unie voorzit gastheer. En daarom togen enkele Doxis specialisten naar de Hongaarse hoofdstad Boedapest. Het forum bestaat uit vertegenwoordigers van nationale archieven, leveranciers en dienstverleners. Ook de Europese Commissie is vertegenwoordigd. Eric Ketelaar (emeritus professor aan de Universiteit van Amsterdam) is een van de prominenten binnen het forum. Hij sloot de tweedaagse af met een nabeschouwing.

 

Nieuw normenkader

Het grootste nieuws werd meteen aan het begin van het seminar gepresenteerd: na een lang voorbereidingstraject nadert Moreq 2010 zijn voltooiing. De typering van dit normenkader, de opvolger van Moreq 2, komt al tot uiting in de nieuwe invulling die DLM geeft aan de afkorting. ‘Model’ wordt ‘modular’ waardoor Moreq voluit Modular Requirements for Records Systems wordt. Waar in het verleden eisen aan één applicatie voor record management werden gesteld, is de nieuwe set van 170 eisen van toepassing op het totale record keeping systeem. Daar kunnen diverse applicaties binnen een service georiënteerde architectuur dan deel van uitmaken.

Grote aspiraties

De ambities met Moreq 2010 zijn dus groot. De Amerikaanse DOD (Department of Defense) richt zich vooral op de defensie-industrie waardoor Moreq wereldwijd een standaard kan worden. Ketelaar relateerde de ambitie aan twee aspecten. “Moeten we niet spreken van record formation in plaats van record keeping?” Formation duidt nog meer aan het ontstaan, bewerken, gebruiken en hergebruiken van records. En: “Ik hoop dat Moreq de standaard wordt voor een compliant organisation”. Voor de Nederlandse markt is de vraag interessant of Moreq de nu geldende NEN 2082 gaat vervangen. Met een succesvolle implementatie moet dat mogelijk zijn.

Samenwerking cruciaal

Tijdens het seminar waren ook kritische geluiden te horen. Met name de landen uit Centraal en Oost-Europa drongen aan op een spoedige vertaling van Moreq om het instrument echt begrijpelijk en toepasbaar te maken. Het statement “Europe is united by differences” leek even een vrijbrief om internationale samenwerking op een laag pitje te laten staan. Gelukkig doorbrak Jacqueline Slats van het Nationaal Archief dit met een hartstochtelijke oproep om vooral wél samen te werken. “Als we dat willen, dan kunnen we dat. Het vraagstuk rondom digitaal archiefbeheer is te complex om ieder voor zich op te lossen. Bovendien is samenwerking efficiënt en kostenbesparend.” In haar lezing later op de dag illustreerde ze samenwerking met de Nederlandse best practice rondom het e-depot. In de ontwikkeling is nauw samengewerkt met de gemeente Rotterdam.

Internationale perspectieven

In innovatieve zin viel vooral de Deense presentatie op. Het digitale depot bestaat al een aantal jaren. Organisaties leveren snel aan, steeds in blokken van vijf jaar. De verantwoordelijkheid ligt op het niveau van de toeleverancier. Een mooi moment om te spiegelen met de Nederlandse situatie vormden de presentaties over e-government van Griekenland, Roemenië en Hongarije. Met onze doelstellingen voor 2015 en bijvoorbeeld de Wabo als dwingende wetgeving doen we het in Nederland zeker niet slecht.

Ketelaar sloot af met de opmerking dat een e-government niet functioneert zonder e-records. Maar vooral ook niet zonder e-burgers. En dit laatste aspect ontbrak nog tijdens het congres. Voor Doxis was deze bijeenkomst een hernieuwde kennismaking met het DLM forum. We hopen een volgende keer een Nederlandse e-dienstverlening casus te presenteren… Meer weten over het DLM forum of Moreq 2010? Kijk op http://www.dlmforum.eu/