Het DEC (Doxis Expertise Centrum) is het kenniscentrum van Doxis. Het beantwoordt de meest uiteenlopende vragen over informatiemanagement. Het Serviceweb is het online platform van het DEC. Hier vindt u een schat aan relevante informatie, zoals naslagwerken, wet- en regelgeving en altijd minimaal vijftig recente artikelen uit het vakgebied DIV en Archief. Daarnaast treft u er onder meer informatie over Doxis Seminars en de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten die door Doxis worden georganiseerd. U kunt inloggen via www.doxis.nl.

Kinderopvang en het Burgerservicenummer (BSN)?

Op basis van de nieuwe Wet kinderopvang is een Landelijk Register Kinderopvang (LRKO) opgezet. In het LRKO worden alle kinderdag-verblijven, organisaties voor buitenschoolse opvang, gastouderbureaus en gastouders geregistreerd, die voldoen aan de kwaliteits-eisen van de Wet kinderopvang. Een persoon of instelling die een kinderopvangvoorziening wil beginnen, moet daarvoor een aanvraag indienen bij de gemeente. Op deze aanvraag moet in bepaalde gevallen een burgerservice-nummer (BSN) van de aanvrager worden ingevuld. Als de opvang aan de wettelijke vereisten voldoet, dan wordt de voorziening opgenomen in het register van de gemeente en in het Landelijk Register Kinderopvang. Het gemeentelijk register is bij de gemeente in te zien, het landelijke via internet. Alle gegevens met uitzondering van het BSN van de aanvrager zijn openbaar. Aanleiding om eens na te gaan of het gebruik van het BSN voor de gemeente bijzondere maatregelen vereist in het kader van de openbaarheid.

Digitaal beheer gegevens gemeenten

Binnen de gemeentelijke organisaties zal voor steeds meer (digitale) diensten, zoals vergunningverlening, het BSN worden gebruikt. Documenten waarop een BSN is vermeld, mogen wel door de gemeente worden verwerkt en gearchiveerd. Het BSN mag echter niet worden gepubliceerd. Bovendien moeten maatregelen ter bescherming van de privacy en tegen brand en inbraak worden genomen, maar die wijken niet af van wat nu reeds voor andere persoonsgegevens wordt vereist.

Op de verwerking en archivering van documenten met het BSN zijn de artikelen 8, 9 en 24 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en artikel 10 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) van toepassing .

Het verwerken van het BSN door overheidsorganen is toegestaan indien hiervoor een wettelijke grondslag is. De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) biedt deze wettelijke grondslag voor overheidsorganen indien zij het BSN willen verwerken voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taak. De uitvoering van de Wet kinderopvang is voor de gemeente een publiekrechtelijke taak en de verwerking en archivering van het BSN is daarmee rechtmatig. De bedrijfsvoering van de overheid daarentegen is een privaatrechtelijke taak. Voor het gebruik van het BSN in dat kader is geen wettelijke grondslag. Het gebruik is derhalve in dat geval niet rechtmatig.

Bescherming persoonsgegevens kinderopvang

De gemeente mag het BSN dus wel gebruiken, maar zeker niet publiceren. Omdat het Landelijk Register Kinderopvang (LRKO) een openbaar register is, heeft de wetgever in het Besluit registratie kinderopvang van 16 december 2009, op advies van het College Bescherming Persoonsgegevens, een uitzondering gemaakt voor het publiceren van het BSN. Het BSN valt in het afgeschermde deel van het register.

Welke beschermende maatregelen zijn nodig?

Op dat punt wordt het BSN eigenlijk hetzelfde behandeld als andere persoonsgegevens. Artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens schrijft voor dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen om persoons- gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Het rapport ‘Beveiliging van persoonsgegevens’ van de Registratiekamer legt dit uit als: ‘ruimtes die afgesloten kunnen worden en voorzien zijn van inbraakbeveiliging’. Dit geldt dus ook voor documenten waarop het BSN is vermeld. (In Direct van het DEC van april 2009 vindt u een uitgebreide beschrijving van mogelijke maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens).

Bekendmaking vervanging van archiefbescheiden

Een gemeente wil op korte termijn beginnen met de vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden. De gegevens van deze bescheiden zullen worden gepubliceerd. Aan ons werd de vraag voorgelegd waaraan deze publicatie moet voldoen en welke gegevens van de te vervangen bescheiden moeten worden gepubliceerd.

Bij het lezen van bekendmakingen van andere gemeenten was het deze gemeente opgevallen dat er een mogelijkheid wordt geboden tot het maken van bezwaar. Door de juridisch medewerker van die gemeente werd echter gesteld dat de bezwaarprocedure hierop niet van toepassing is, omdat de archiefbescheiden na vervanging nog steeds kunnen worden geraadpleegd. Dit zou anders worden als het archiefbescheiden betreft die persoonlijke gegevens inhouden, zoals cliëntendossiers. Hoe zit dit nu precies? Bij de vervanging van op termijn vernietigbare stukken is een besluit van de zorgdrager vereist. Archiefrechtelijke besluiten van overheidsorganen dienen te voldoen aan de in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) neergelegde bepalingen met betrekking tot besluiten, zoals het besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties (artikel 6, lid I, Archiefbesluit).

Waaraan moet de bekendmaking voldoen?

Het besluit wordt in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bekendgemaakt, waarbij vermeld wordt hoe rekening is gehouden met:

• De waarde van de documenten als onderdeel van het cultureel erfgoed.
• Het belang van de in de documenten voorkomende gegevens voor overheids-organen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Als het gaat om informatie die rechtstreeks aan personen te relateren is, wordt op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.

Welke gegevens worden gepubliceerd?

In de bekendmaking worden uitsluitend categorieën archiefbescheiden vermeld. De privacy komt daarmee dus niet in gevaar. Wanneer een overheidsorganisatie wil gaan vervangen, moet zij met een vervangingsbesluit laten zien dat het archiefbeheer nog steeds aan alle kwaliteitseisen zoals betrouwbaarheid, volledigheid en authenticiteit voldoet. Dit is zeker van belang wanneer op grond van de vervangen informatie weer besluiten worden genomen die rechtsgevolgen kunnen hebben. Zeker in het geval van bijvoorbeeld het GBA, gegevens van de Belastingdienst of cliëntsystemen van de Sociale Dienst, kan onzekerheid over het al dan niet bestaan van een vervangingsbesluit met de benodigde bijlagen vervelende consequenties hebben voor alle betrokkenen. Alle gebruikers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar en dus ook authentiek zijn.

Wanneer een (overheids)organisatie de vorm van bewaring van (een deel van) de administratie wil veranderen, moet zij aan tenminste de volgende voorwaarden voldoen, gebaseerd op de eisen die gesteld worden vanuit de archiefwet- en regelgeving:

• Grondig documenteren van het proces van vervanging.
• Zorgvuldig omgaan met zowel de inhoud van informatie als met de structuur, context en techniek, zodat kan worden aangetoond:
• dat de in de nieuwe vorm opgeslagen informatie identiek en gelijkwaardig is aan de in de oude vorm opgeslagen informatie.
• dat beveiligingsmaatregelen zorgen voor de integriteit en de betrouw- baarheid van de informatie.
• dat de informatie opgeslagen in de nieuwe vorm ongeschonden bewaard blijft zolang de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn geldt.
• dat de relatie met de andere documenten die betrekking hebben op de vervangen informatie in stand is gehouden.

Bekendmaking

Substitutie/vervanging van archiefbescheiden

Burgemeester en wethouders van de gemeente X maken bekend dat zij in hun vergadering van x-x-xxxx op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 een besluit hebben genomen tot toepassing van substitutie op documenten die behoren tot de zaaktypen opgesomd in de zaaktypencatalogus, die volgens de vastgestelde selectielijst zijn aangemerkt als vernietigbaar.

Een overzicht van de zaaktypen waarop dit substitutiebesluit van toepassing is, is in te zien op de gemeentelijke website en ligt ter inzage in het gemeentehuis te X.

Tegen dit besluit kan binnen zes weken na de dag van de publicatie bezwaar gemaakt worden. Een gemotiveerd bezwaarschrift dient ingediend te worden bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente X.