Op basis van de nieuwe Wet kinderopvang is een Landelijk Register Kinderopvang (LRKO) opgezet. In het LRKO worden alle kinderdag-verblijven, organisaties voor buitenschoolse opvang, gastouderbureaus en gastouders geregistreerd, die voldoen aan de kwaliteits-eisen van de Wet kinderopvang. Een persoon of instelling die een kinderopvangvoorziening wil beginnen, moet daarvoor een aanvraag indienen bij de gemeente. Op deze aanvraag moet in bepaalde gevallen een burgerservice-nummer (BSN) van de aanvrager worden ingevuld. Als de opvang aan de wettelijke vereisten voldoet, dan wordt de voorziening opgenomen in het register van de gemeente en in het Landelijk Register Kinderopvang. Het gemeentelijk register is bij de gemeente in te zien, het landelijke via internet. Alle gegevens met uitzondering van het BSN van de aanvrager zijn openbaar. Aanleiding om eens na te gaan of het gebruik van het BSN voor de gemeente bijzondere maatregelen vereist in het kader van de openbaarheid.
Binnen de gemeentelijke organisaties zal voor steeds meer (digitale) diensten, zoals vergunningverlening, het BSN worden gebruikt. Documenten waarop een BSN is vermeld, mogen wel door de gemeente worden verwerkt en gearchiveerd. Het BSN mag echter niet worden gepubliceerd. Bovendien moeten maatregelen ter bescherming van de privacy en tegen brand en inbraak worden genomen, maar die wijken niet af van wat nu reeds voor andere persoonsgegevens wordt vereist.
Op de verwerking en archivering van documenten met het BSN zijn de artikelen 8, 9 en 24 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en artikel 10 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) van toepassing .
Het verwerken van het BSN door overheidsorganen is toegestaan indien hiervoor een wettelijke grondslag is. De Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) biedt deze wettelijke grondslag voor overheidsorganen indien zij het BSN willen verwerken voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taak. De uitvoering van de Wet kinderopvang is voor de gemeente een publiekrechtelijke taak en de verwerking en archivering van het BSN is daarmee rechtmatig. De bedrijfsvoering van de overheid daarentegen is een privaatrechtelijke taak. Voor het gebruik van het BSN in dat kader is geen wettelijke grondslag. Het gebruik is derhalve in dat geval niet rechtmatig.
De gemeente mag het BSN dus wel gebruiken, maar zeker niet publiceren. Omdat het Landelijk Register Kinderopvang (LRKO) een openbaar register is, heeft de wetgever in het Besluit registratie kinderopvang van 16 december 2009, op advies van het College Bescherming Persoonsgegevens, een uitzondering gemaakt voor het publiceren van het BSN. Het BSN valt in het afgeschermde deel van het register.
Op dat punt wordt het BSN eigenlijk hetzelfde behandeld als andere persoonsgegevens. Artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens schrijft voor dat passende technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen om persoons- gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Het rapport ‘Beveiliging van persoonsgegevens’ van de Registratiekamer legt dit uit als: ‘ruimtes die afgesloten kunnen worden en voorzien zijn van inbraakbeveiliging’. Dit geldt dus ook voor documenten waarop het BSN is vermeld. (In Direct van het DEC van april 2009 vindt u een uitgebreide beschrijving van mogelijke maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens).
Een gemeente wil op korte termijn beginnen met de vervanging van op termijn vernietigbare archiefbescheiden. De gegevens van deze bescheiden zullen worden gepubliceerd. Aan ons werd de vraag voorgelegd waaraan deze publicatie moet voldoen en welke gegevens van de te vervangen bescheiden moeten worden gepubliceerd.
Bij het lezen van bekendmakingen van andere gemeenten was het deze gemeente opgevallen dat er een mogelijkheid wordt geboden tot het maken van bezwaar. Door de juridisch medewerker van die gemeente werd echter gesteld dat de bezwaarprocedure hierop niet van toepassing is, omdat de archiefbescheiden na vervanging nog steeds kunnen worden geraadpleegd. Dit zou anders worden als het archiefbescheiden betreft die persoonlijke gegevens inhouden, zoals cliëntendossiers. Hoe zit dit nu precies? Bij de vervanging van op termijn vernietigbare stukken is een besluit van de zorgdrager vereist. Archiefrechtelijke besluiten van overheidsorganen dienen te voldoen aan de in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) neergelegde bepalingen met betrekking tot besluiten, zoals het besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties (artikel 6, lid I, Archiefbesluit).
Het besluit wordt in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bekendgemaakt, waarbij vermeld wordt hoe rekening is gehouden met:
Als het gaat om informatie die rechtstreeks aan personen te relateren is, wordt op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.
In de bekendmaking worden uitsluitend categorieën archiefbescheiden vermeld. De privacy komt daarmee dus niet in gevaar. Wanneer een overheidsorganisatie wil gaan vervangen, moet zij met een vervangingsbesluit laten zien dat het archiefbeheer nog steeds aan alle kwaliteitseisen zoals betrouwbaarheid, volledigheid en authenticiteit voldoet. Dit is zeker van belang wanneer op grond van de vervangen informatie weer besluiten worden genomen die rechtsgevolgen kunnen hebben. Zeker in het geval van bijvoorbeeld het GBA, gegevens van de Belastingdienst of cliëntsystemen van de Sociale Dienst, kan onzekerheid over het al dan niet bestaan van een vervangingsbesluit met de benodigde bijlagen vervelende consequenties hebben voor alle betrokkenen. Alle gebruikers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar en dus ook authentiek zijn.
Wanneer een (overheids)organisatie de vorm van bewaring van (een deel van) de administratie wil veranderen, moet zij aan tenminste de volgende voorwaarden voldoen, gebaseerd op de eisen die gesteld worden vanuit de archiefwet- en regelgeving: