Afgelopen tijd heeft het DEC veel vragen gekregen over wetgeving en digitalisering. 

 Een gemeente stelde ons de volgende vraag. Bij wie ligt de bewaarplicht wanneer de uitvoering van gemeentelijke taken is uitbesteed aan een andere (particuliere) organisatie?

De vraag is feitelijk wie zorgdrager is. In dit geval gaan we er vanuit dat het processen betreft waarvoor de gemeente verantwoordelijk is en blijft, bijvoorbeeld bij het uitbesteden van werkzaamheden voor het gemeentelijke belastingenproces. De gemeente is dus zorgdrager en daarmee verantwoordelijk voor de archivering/bewaarplicht. Dit geldt ook voor processen waarbij de gemeente samenwerkt met ketenpartners zoals bij het vergunningenproces (WABO) en de Veiligheidsregio een advies uitbrengt. Pas bij een wettelijke verandering van organisatievorm, denk aan een fusie tussen gemeenten, verandert het zorgdragerschap.

 Een gemeente stapt over op het digitaliseren van de post en loopt tegen een aantal punten aan. De gemeente archiveert van uitgaande poststukken soms alleen de digitale versies. De vraag is of zij in strijd handelt met de Archiefwet, met name als het gaat om de eis dat archiefexemplaren origineel getekend moeten zijn.

 

De wetgever biedt onder bepaalde voorwaarden aan overheidsorganisaties de mogelijkheid om volledig digitaal te werken. Hiervoor is een breed kader van weten regelgeving en normen van toepassing. Alle overheidsorganen dienen daaraan te voldoen. Zo is door King onder meer de Baseline Informatiehuishouding ontwikkeld voor kwaliteitsborging. Daarnaast geldt voor vervanging van analoge documenten door digitale de volgende Beleidsregel van de Provincie. Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden 2008 “Voor het vervangen van blijvend te bewaren archiefbescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten vereist. De provincies hebben daarvoor ieder afzonderlijk beleidsregels vastgesteld.” In deze afzonderlijke beleidsregels is de procedure beschreven die gehanteerd wordt bij de afgifte van een dergelijke machtiging. De procedure is bedoeld voor alle gevallen waarin permanent te bewaren documenten worden vervangen – hetzij door digitalisering, hetzij door microverfilming – ongeacht of dit gebeurt direct na ontvangst, tijdens de dossiervorming of pas naderhand (in de semi-statische of statische fase). Het digitaal archiveren zonder dat taken en verantwoordelijkheden zijn belegd, procedures zijn beschreven en een kwaliteitssysteem is geïmplementeerd, is in strijd met de voorwaarden die de wetgever daaraan stelt. Daarnaast worden door de wetgever eisen gesteld aan de technische inrichting van een DMS/RMA.

Een interessante vraag werd gesteld over het bewaren van gewaarmerkte constructiegegevens. Dit betreft geen tekening, maar wel technische gegevens. Moeten deze ook bewaard worden en op den duur ook worden vernietigd?

 

De gewaarmerkte stukken bij de vergunning vormen onderdeel van de vergunning en moeten daarom altijd bewaard worden. Ook indien de vakafdeling stukken waarmerkt die eigenlijk te vernietigen zijn, dienen zij toch bewaard te worden. Zij zijn immers door het waarmerken onderdeel geworden van de vergunning. Bovendien ontvangt de ontvanger van de vergunning ook deze stukken. Bij de vergunning in het te bewaren dossier moeten dezelfde stukken zitten die de vergunningaanvrager heeft ontvangen. De gemeente zou in de problemen kunnen komen indien de vergunningontvanger meer (en gewaarmerkte) stukken in bezit heeft dan in het gemeentearchief zijn te vinden.Ten aanzien van de constructietekeningen is het aan te bevelen om deze altijd te bewaren, gewaarmerkt of niet. In het geval er sprake is van een calamiteit (denk aan de balkons in Maastricht of het parkeerdek van het Van der Valk-motel in Tiel) kan de gemeente aantonen op grond van welke gegevens en onderliggende stukken de vergunning is verleend.

 

 

Tabletcomputers zijn bijna niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Ook op zakelijk gebied worden tablets steeds meer een onderdeel van een standaard kantoorinventaris. Bij diverse gemeenten lopen pilots waar het gebruik van iPads wordt getest door gemeenteraadsleden. Van een van deze gemeenten kregen we de vraag of de gemeente verplicht is om op grond van de Archiefwet de stukken analoog te archiveren.

 Het antwoord is kort en krachtig: analoog archiveren is verplicht, tenzij de gemeente voldoet aan de voorwaarden voor digitaal archiveren. In dit voorbeeld is het uitgangspunt dat er originele analoge exemplaren zijn die worden gedigitaliseerd en ‘gedistribueerd’ naar de iPad. De voorwaarden op het gebied van digitale archivering waaraan de overheidsorganisaties moeten voldoen, zijn streng. Buiten de Archiefwet is er een breed scala aan wet- en regelgeving en normen van toepassing voor de inrichting van een digitale informatiehuishouding voor overheidsorganisaties. Voorwaarden zijn onder meer:

  • Applicaties voor digitaal informatiebeheer moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen;
  • Voor de inrichting van een duurzaam toegankelijk en betrouwbaar informatiesysteem gelden de kwaliteitseisen: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, bruikbaarheid en vindbaarheid;
  • De inrichting van een informatiesysteem moet goed zijn gedocumenteerd op strategisch, tactisch en operationeel niveau;
  • Indien er sprake is van digitale vervanging van analoge documenten moet het college van Burgemeester en Wethouders een vervangingsbesluit nemen. Voor blijvend te bewaren documenten is een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten van de desbetreffende provincie. De voorwaarden die hiervoor gelden staan in de Beleidsregel Digitale Vervanging (www.lopai.nl). (Als de originelen ‘digital born’ zijn is er geen sprake van vervanging. Als er dan uitsluitend digitaal gearchiveerd wordt, gelden hiervoor wel alle genoemde kaders).