Het DEC (Doxis Expertise Centrum) is het kenniscentrum van Doxis. Het beantwoordt de meest uiteenlopende vragen over informatiemanagement. Het Serviceweb is het online platform van het DEC. Hier vindt u een schat aan relevante informatie, zoals naslagwerken, wet- en regelgeving en altijd minimaal vijftig recente artikelen uit het vakgebied DIV en Archief. Daarnaast treft u er onder meer informatie over Doxis Seminars en de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten die Doxis organiseert. U kunt inloggen via www.doxis.nl.

 

Aanlegvergunningen

Zoals u gewend bent in Direct van het DEC weer wat tips en voorbeelden uit de praktijk. Zo ontvingen wij een vraag over aanlegvergunningen en kapvergunningen. Wat zijn dit precies voor vergunningen en, u raadt het al, hoe lang moeten wij die bewaren?

Om te beginnen: maak duidelijk onderscheid tussen aanlegvergunningen en kapvergunningen.

Een aanlegvergunning geeft particulieren of bedrijven toestemming om in gebieden met landschappelijke of cultuurhistorische waarde werkzaamheden te verrichten. U kunt hierbij denken aan het dempen of graven van sloten, de aanleg van wegen of het kappen of planten van bomen. De aanlegvergunning is nodig voor werkzaamheden waarvoor in het gemeentelijke bestemmingsplan een vergunning verplicht is gesteld. Deze vergunning biedt gemeenten de mogelijkheid om de voorgenomen werkzaamheden te toetsen aan planologische plannen. Ook gaat de gemeente na of voor de werkzaamheden een monumentenvergunning of een provinciale of gemeentelijke monumentenverordening is vereist en of deze ook is verleend. Dit laatste geldt voor beschermde stads- of dorpsgezichten en voor archeologische attentiegebieden.

Gemeenten moeten aanlegvergunningen in het archief bewaren. Aanlegvergunningen van voor 1 januari 1996, die vallen onder de vernietigingslijst van 1983, bewaren zij met verwijzing naar punt 1.4 ‘plaatselijke factoren’. Aanlegvergunningen vanaf 1 januari 1996 bewaren gemeenten, vergelijkbaar met sloopvergunningen, op basis van categorie 3.6.2 Bouwvergunningen van de selectielijst 2005. Een bijkomende, meer praktische reden om aanlegvergunningen op ‘bewaren’ te zetten, is dat vooraf niet is vast te stellen wanneer een dergelijke vergunning vervalt. Aanlegvergunningen hebben vaak een langere looptijd. Dit zou u dan periodiek moeten bezien.

Ons advies: bewaar aanlegvergunningen met een onbepaalde geldigheidsduur, net als bouw- en sloopvergunningen. Aanlegvergunningen met een vaste geldigheidsduur kunt u eventueel na een bewaartermijn van één jaar op vervallen zetten, maar dan dient u aparte series aan te leggen.

Kapvergunningen zijn wezenlijk iets anders. Voor het kappen of drastisch snoeien van bomen op eigen terrein kan een kapvergunning nodig zijn. Kapvergunningen hebben een korte bewaartermijn van één jaar na het vervallen van de vergunning op basis van categorie 2.7 van de selectielijst 2005. Een kapvergunning vervalt als de daarin vermelde houtopstand niet binnen een jaar na de vergunningverlening is gekapt.

Na de invoering van de Wabo (Op 1 juni 2010 is besloten dat de defi nitieve invoeringsdatum 1 oktober 2010 wordt.) kunnen burgers en organisaties de benodigde vergunningen voor de fysieke leef omgeving voortaan via één (digitaal) loket aanvragen: het Omgevingsloket online. Deze worden gebundeld in één ver gunning: de omgevingsvergunning. In totaal 25 bestaande vergunningen vallen straks onder de omgevingsvergunning, waaronder ook de aanlegvergunning en de kapvergunning.

 

Griffie

Dan een vraag van een DIV-afdeling van een gemeente die het verzoek kreeg van de griffie om het griffi earchief te bewerken en te archiveren. Op het eerste gezicht een heel normale vraag. Deze archieven bleken echter niet geschoond en dienden dus nog bewerkt te worden. Dat leidde tot een discussie over de vraag wie dat gaat doen en wie de kosten betaalt. Hoe zit dat nu eigenlijk?

De documenten van het griffi earchief vallen onder de gemeentelijke archieven. In principe is de griffie wel een zelfstandig archiefvormend orgaan. In de praktijk heeft het, vooral bij kleinere gemeenten, echter weinig zin een apart archief in te richten. De stelling dat het griffiearchief apart moet worden gearchiveerd heeft geen wettelijke, maar meer een praktische reden. Het komt er op neer dat de stukken bij voorkeur apart worden gearchiveerd, tenzij de benodigde scheiding op een andere manier wordt georganiseerd. Een apart griffiearchief komt vooral bij grotere gemeenten voor.

Dan de vraag over de kosten van bewerking. Dit kan bij gemeenten op verschillende manieren geregeld zijn. Indien er een interne kostenverrekening binnen de gemeente bestaat, kan de bewerking van het griffiearchief op die manier worden verrekend met de griffie. Zo niet, dan vallen de kosten onder de Algemene Dienst. Het college van B&W blijft zorgdrager van alle gemeentelijke archieven.

Een andere mogelijkheid is dat de gemeente het griffiearchief op basis van een apart budget door een derde laat bewerken (uitbesteding). Als dit vraagstuk zich voordoet, is het dus zaak intern na te gaan hoe dit bij uw gemeente is geregeld.

Werken op je eigen laptop?

Bij een gemeente werkt een aantal ambtenaren met eigen randapparatuur, zoals een privélaptop. Is dit eigenlijk wel toegestaan? Het gebruik van privéapparatuur voor de werkzaamheden dient wel aan enkele voorwaarden te voldoen. Het is niet wenselijk dat aan de gemeente gerichte e-mail in de privémailbox van de medewerkers terecht komt. Ook mogen medewerkers geen documenten van de gemeente op hun privéapparatuur opslaan. Daarmee onttrekken zij immers archiefstukken aan het archief van de gemeente. Ook het privacyaspect van de burgers speelt hierbij een rol.

Het gebruik van privéapparatuur is uitsluitend toegestaan wanneer medewerkers de apparatuur gebruiken om in te loggen op de systemen van de gemeente. De werkzaamheden worden dan in de werkomgeving van de gemeente verricht en de documenten kunnen uitsluitend in die werkomgeving worden opgeslagen. De apparatuur dient dan uitsluitend als instrument. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, is het mogelijk om te werken met eigen randapparatuur.

Verkiezingen

Bij iedere verkiezing worden gemeenten geconfronteerd met archiefbescheiden die daarvan het uitvloeisel zijn. In Info Management van juni 2003 hebben wij daar al eens aandacht aan besteed. Daarna is echter de gemeentelijke selectielijst 2005 van kracht geworden, zodat wij daar, naar aanleiding van de onlangs gehouden Tweede Kamerverkiezingen, graag nog eens op terug komen. Mede op basis van de artikelen N 9 t/m N 12 van de Kieswet zijn verschillende bewaartermijnen opgenomen in de gemeentelijke selectielijst. Hiernaast geven wij u een overzicht gebaseerd op de Landelijke Stukkenlijst. De categorie verwijst naar de selectielijst.