Bewaren van vertrouwelijk stukken

Wanneer een archiefstuk vertrouwelijk is, wordt het dan na 20 jaar zonder meer openbaar of blijft het vertrouwelijk? In de Archiefwet is te vinden dat een stuk na 20 jaar openbaar wordt. Maar er staat ook dat in bepaalde gevallen documenten pas na 75 jaar openbaar worden? Wat zijn de regels?

De hoofdregel is dat een overheidsarchief niet openbaar is gedurende de eerste 20 jaar in het dynamische of semi-statische archief van het stadhuis. In die periode kunnen verzoeken om inzage worden gedaan volgens de WOB. Na 20 jaar moet het archief overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats en daarmee wordt in principe dat hele archief openbaar voor iedereen.

Er zijn echter bepaalde uitzonderingen: het is mogelijk om bij overbrenging te bepalen dat dossiers de status ‘beperking van openbaarheid’ verkrijgen. Deze mogen dan pas openbaar worden na een bepaalde termijn. Vaak is dat een termijn van 75 jaar als het gaat om personen (75+20 = 95 jaar), tegen die tijd zijn betrokkenen doorgaans niet meer in leven. Ook voor andere zaken die heel gevoelig liggen, kan een beperking van de openbaarheid worden opgelegd.

Beeldkwaliteitsplan bewaren? Of niet?

Een gemeente stelde het DEC een vraag over het wel of niet bewaren van het ‘beeldkwaliteitsplan’.

Een beeldkwaliteitsplan komt tot stand in de voorbereidingsfase van het bestemmingsplan. Het maakt doorgaans geen deel uit van het vastgestelde bestemmingsplan en wordt meestal ook niet als een gewaarmerkte bijlage bij het bestemmingsplan gevoegd. Het beeldkwaliteitsplan kan worden bewaard omdat het inzicht geeft in de keuzes die worden gemaakt ten aanzien van ruimtelijke ordening.

Andere documenten die ook in de voorbereidingsfase ontstaan en niet altijd deel uitmaken van het vastgestelde bestemmingsplan of zijn gewaarmerkt, zijn flora- en faunaonderzoek, natuurcompensatieplan, archeologisch onderzoek, akoestisch onderzoek, verkeerskundig onderzoek, planschaderisicoanalyse. Deze documenten zouden – indien niet vastgesteld als onderdeel van het bestemmingsplan of niet gewaarmerkt – beter toch bewaard kunnen worden, omdat zij richtinggevend zijn voor de keuzes in het bestemmingsplan. Met behulp van deze documenten is achteraf de besluitvorming beter te reconstrueren.

Bewaartermijn schadeclaims

Een gemeente schetste de volgende situatie. Schadeclaims (niet zijnde planschadevergoedingen) kunnen op grond van de selectielijst 5 jaar na afhandeling worden vernietigd (cat. 2.22). De juridische afdeling deed echter het verzoek om deze dossiers 20 jaar te bewaren aangezien dit de wettelijke verjaringstermijn is voor het starten van een civiele procedure naar aanleiding van een afwijzing van een aansprakelijkstelling. Is in dit geval de periode van uiterlijk 7 jaar, de termijn die ook de Belastingdienst hanteert voor het bewaren van financiële bescheiden voldoende, of moeten de dossiers 20 jaar bewaard worden? Langer bewaren van dossiers betekent immers ook meer ruimtebeslag.

Schadeclaims kunnen inderdaad volgens cat. 2.22 vernietigd worden 5 jaar nadat de claims zijn afgehandeld. Dat is bepaald in de Selectielijst voor de lokale overheid voor archiefbescheiden na 1 januari 1995. Daarnaast zegt het BW dat er claims kunnen volgen 20 jaar na ontstaan van de schade. Het is te kort door de bocht om alle schadegevallen 20 jaar te bewaren. Claims zullen in niet alle gevallen hoeven plaats te vinden. Ongetwijfeld is er jurisprudentie te vinden over de toepassing van de bepaling van het BW waaruit duidelijk kan worden om welke typen schadegevallen het gaat en welke typen gevoelig zijn voor eventuele claims binnen de periode van 20 jaar. Voorbeeld in het eenvoudige geval: schade wegens ongelijk liggende stoeptegel. Als dit is afgehandeld, kan eenvoudig de daarvoor geldende termijn worden gehanteerd.

Voorbeeld in het andere geval: schade die ontstaat geruime tijd nadat het voorval heeft plaatsgevonden. We kunnen dan bijvoorbeeld denken aan schade wegens grondverzakkingen wegens aanleg riolering, en/of schade wegens asbestinwerking. Hierbij kunt u dan wel kiezen voor een ruimere vernietigingstermijn. Het is niet duidelijk hoe de jurisprudentie precies luidt. Nog een aandachtspunt: het kan raadzaam zijn om ook vooropnamerapporten gedurende 20 jaar te bewaren met het oog op toekomstige claims.

 

Een BAC-dilemma

Een gemeente stelde deze vraag over de BAC: onder welke Basis Archief Code hoort het onderwerp handhavingsbeleid in samenhang tussen beleidsterreinen milieu, openbare orde en veiligheid, volksgezondheid, brandveiligheid, ruimtelijke ordening en beheer openbare ruimte (inclusief de Algemene Plaatselijke Verordening)?

Samenhangend handhavingsbeleid is moeilijk onder een code te classificeren. In het algemeen adviseren wij om bij de classificatie van dergelijke beleidsterreinen zoveel mogelijk aan te sluiten bij de bestaande werkwijze en dossiervorming door de betrokken afdeling(en). Wordt het beleid in het werkproces als één geheel behandeld dan verdient het een classificatie op een zo generiek mogelijk niveau (als -1.777 voor milieu of -1.784 voor brandveiligheid) de voorkeur. Deze classificatie is theoretisch niet helemaal juist, maar kan in de praktijk goed werken wanneer alle betrokkenen weten waarom en wanneer er voor deze classificatie gekozen wordt. Ter verduidelijking kan bijvoorbeeld ook een * toegevoegd worden aan de classificatie, waardoor duidelijk is dat dit een apart beleidsterrein betreft. Wanneer er echter duidelijk sprake is van een inhoudelijke scheiding bij de dossiervorming, kan er beter per deelonderwerp of deelthema geclassificeerd worden.

Vernietiging financiële archiefbescheiden

Een gemeente is van plan om financiële archiefbescheiden te scannen met als doel deze eerder te kunnen vernietigen. In de selectielijst 2005 onder de rubriek 3.1. ‘Financieel beheer’ wordt melding gemaakt van de mogelijkheid om met de Belastingdienst afspraken te maken over een kortere bewaartermijn dan 7 jaar voor financiële bescheiden. Zijn deze afspraken rechtsgeldig met of zonder een substitutiebesluit? Anders gesteld: moet naast deze afspraken wel of geen substitutiebesluit genomen worden?

Er is pas sprake van substitutie (vervanging) wanneer de papieren exemplaren ook echt worden vernietigd na digitalisering. Het digitale exemplaar wordt dan het origineel. Substitutie wordt toegepast na een ‘Vervangingsbesluit’ van het College van Burgemeester en Wethouders (bij op termijn te vernietigen archiefbescheiden) en wanneer een ‘Machtiging Substitutie’ van de provincie is verkregen (bij permanent te bewaren archiefbescheiden). Ook wanneer er afspraken zouden worden gemaakt over verkorting van de bewaartermijn (die nu op 7 jaar is gesteld) zou er nog sprake zijn van vervanging wanneer de financiële archiefbescheiden binnen deze verkorte termijn worden gedigitaliseerd en de papieren exemplaren worden vernietigd. De noodzaak tot het vooraf verkrijgen van een Vervangingsbesluit (het gaat immers om te vernietigen archiefbescheiden) blijft in dat geval van kracht. Afwijken van de vernietigingstermijn heeft dus niets te maken met substitutie zolang de papieren exemplaren niet worden gedigitaliseerd met als doel het papieren exemplaar te vernietigen. Er is dan immers geen sprake van vervanging. Afwijking van de termijn heeft tot gevolg dat wordt overeengekomen dat archiefbescheiden (papier of digitaal) eerder dan 7 jaar mogen worden vernietigd.