Dossiervorming bouw- en milieuvergunningen

De laatste maanden werd veel aandacht besteed aan de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) die op 1 oktober 2010 in werking trad. Een gemeente stelde de vraag of bestekken en voorwaarden permanent bewaard moeten blijven, die bijvoorbeeld werden toegestuurd door een woningstichting bij het indienen van een bouwvergunning. Naar aanleiding van deze vraag komen we nog even terug op de dossiervorming bij bouwen milieuvergunningen.

 

Dit is afhankelijk van de vraag met welk doel deze documenten naar de gemeente zijn gezonden. Wanneer de stukken niet zijn gewaarmerkt als “behorende bij het besluit”, behoeven zij om die reden niet bewaard te worden. De gemeentelijke selectielijst 2005 is uitsluitend van toepassing op de stukken die officieel tot de vergunning behoren en als zodanig zijn gewaarmerkt. Zij vormen een onderdeel van het vergunningsproces. Het betreft de volgende stukken:

  • de aanvraag;
  • de vergunning (het besluit);
  • de voorwaarden bij de vergunning;
  • de tekening(en);
  • advies van andere instellingen;
  • onderzoeksrapporten;
  • eventuele andere gewaarmerkte bijlagen.

Ontwerpvergunningen hoeven in principe niet te worden bewaard, omdat deze zijn vervangen door de definitieve versie. Ook eventuele dubbele exemplaren kunnen worden verwijderd als de aanvraag in meervoud wordt ingediend. Documenten betreffende handhaving hebben in principe een bewaartermijn van 5 jaar conform categorie 2.9 van de gemeentelijke selectielijst 2005. In situaties van precedentwerking of mogelijke aansprakelijkheid worden de handhavingsdocumenten permanent bewaard. Bij gedoogsituaties is de bewaartermijn 1 jaar na het vervallen van de gedoogsituatie. We merken hierbij op dat veel gemeenten alle handhavingsdocumenten bewaren met het oog op eventuele aansprakelijkheid.

Bekendmakingen moeten uitsluitend worden bewaard indien zij betrekking hebben op een te bewaren zaak. (Conform de vernietigingslijst 1983 werden deze altijd vernietigd.)

Stukken die hebben gediend ter voorbereiding van de vergunning, zoals concepten en ontwerpen hoeven niet te worden bewaard.

Numerieke archivering

Veel gemeenten passen numerieke opberging van vernietigbare archiefbescheiden toe. Bij deze methode wordt direct na ontvangst onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen documenten. Alleen de te bewaren documenten worden in de (digitale) dossiers opgenomen en blijven bewaard. De op termijn te vernietigen documenten worden op registratienummer gearchiveerd. Deze manier van werken bespaart veel tijd en levert ook winst op in ruimte en kosten. Bij volledig digitale archivering speelt dit laatste argument minder een rol, maar het voordeel blijft dat vernietigbare documenten sneller verwerkt kunnen worden, omdat ze geen relatie hebben tot de te bewaren documenten of zaakdossiers.

We kregen de vraag of met deze methode de zaakdossiers wel compleet blijven en welke bewaartermijn het best kan worden aangehouden als onderscheid tussen numeriek of zaaksgewijs archiveren. Inderdaad kan het bij numerieke archivering lastig zijn een zaakdossier compleet te krijgen. Dat is ook de reden waarom deze methode uitsluitend wordt gebruikt voor minder belangrijke stukken met een bewaartermijn korter dan zeven jaar. Tegenover de tijdwinst van het numeriek archiveren staat dan het nadeel dat de stukken bij elkaar gezocht moeten worden. Dit komt echter niet vaak voor en door de digitalisering werkt dat steeds eenvoudiger.

Het is dus van belang dat belangrijkere documenten zaaksgewijs worden gearchiveerd, zeker wanneer deze een bewaartermijn hebben van zeven jaar of langer.

Doordat het registreren en archiveren steeds meer digitaal plaatsvindt, kunnen stukken of dossiers veel eenvoudiger worden teruggevonden dan voorheen. Hierdoor kan soms worden overgegaan tot vereenvoudigde archiefmethoden, zoals de toepassing van een VOS-methodiek en de toepassing van het systeem van numeriek archiveren van op termijn te vernietigen archiefstukken. Dit systeem vindt in veel gemeenten momenteel opgang en kan tot een aanzienlijke arbeidsbesparing in de archivering leiden.

Voor- en nadelen

De voordelen van deze methode zijn dat u het opbergwerk vereenvoudigt en kostbare ruimte bespaart. U hoeft immers geen ruimte te reserveren voor het tussenvoegen van mappen en dozen en u hoeft niet te schuiven. Deze methode is zeker aan te bevelen als u weinig ruimte heeft.

Het nadeel is dat de dossiers niet rechtstreeks toegankelijk zijn. U zult dossiers altijd moeten terugvinden via een neveningang, bijvoorbeeld via de dossierinventaris. Vermeld dan het volgnummer waaronder het dossier in het semistatische archief zit, achter de omschrijving van de map in de dossierinventaris. In de praktijk hoeft het gebruik van deze neveningang geen al te grote problemen op te leveren. Daarmee wegen de voordelen meestal op tegen het nadeel.

Brandweer

Tenslotte nog iets naar aanleiding van een vraag over het bewaren van de uitrukrapporten van de brandweer. De benaming ‘uitrukrapporten’ komt niet voor in de gemeentelijke selectielijst 2005. In de selectielijst wordt in categorie 3.10.3 gesproken over ‘brand- en hulpverleningsrapporten’. Deze moeten worden bewaard. Dit houdt in dat van alle gevallen waarin de brandweer in actie is gekomen rapportages in het archief bewaard blijven. Wij adviseren daarom de genoemde uitrukrapporten en de bijlagen allemaal te bewaren.

 

Selectielijst 3.10.3. Brandweer

Organisatiestructuur (van de vrijwillige brandweer): B Brandveiligheidsrapporten: 1 jaar na vervallen belang/geldigheid Brandrapporten (inclusief meldingen) en hulpverleningsrapporten: B Brandweeropleidingen: 20 jaar Brandweerwedstrijden: 5 jaar

Het is niet noodzakelijk de rapporten op papier te bewaren. Digitale archivering kan ook uitstekend voldoen. Om te voorkomen dat in de documenten later nog wijzigingen worden aangebracht, adviseren wij u te kiezen voor opslag in pdf-formaat, versie PDF/A (ISO 19005-1).