Leges voor archiefinformatie?

Mag een gemeente niet-overgebrachte archiefdocumenten buiten de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ter inzage geven aan derden en mogen daarvoor dan leges in rekening worden gebracht?

 

Archiefbescheiden die ouder dan twintig jaar zijn en volgens de selectielijst niet voor vernietiging in aanmerking komen, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Deze overbrenging is zeer fundamenteel, want hiermee worden deze archiefbescheiden openbaar. Niet-overgebrachte archiefdocumenten zijn dus niet openbaar en mogen uitsluitend op basis van een Wob-verzoek ter inzage worden gegeven.

Op grond van artikel 14 van de Archiefwet 1995 mogen voor het raadplegen van de archieven geen kosten worden berekend. Voor het verstrekken van fotokopieën en dergelijke mogen echter wel kosten in rekening worden gebracht. De hoogte daarvan mag de gemeente zelf vaststellen en moet in de Legesverordening zijn opgenomen. Ook het uurtarief voor het verrichten van archiefonderzoek is op deze manier geregeld. 

Het gebruik van archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, wordt grotendeels gereguleerd door de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Deze wet schept informatierechten voor de burger, maar geen gebruiksrechten ten aanzien van de archiefbescheiden, waaraan de informatie is ontleend. De Wob kent wel de informatieverstrekking door middel van inzage van archiefbescheiden of door middel van verstrekking van een kopie. Dit is echter niet als recht geformuleerd, maar als één van de verstrekkingsmogelijkheden waaruit het bestuursorgaan kan kiezen. Overigens verplicht een aantal wetten ten aanzien van specifieke archiefbescheiden wel tot inzageverlening en verstrekking van kopieën. In de Wob is opgenomen dat gemeenten kopieerkosten in rekening mogen brengen. Over andere kosten is niets geregeld in de wet. De VNG heeft hierover in 2009 een advies gegeven. De strekking daarvan is, dat gemeenten moeten meewerken, maar dat kosten in rekening mogen worden gebracht. Punt 7 uit het advies: “De gemeente kan op basis van de vigerende legesverordening kosten in rekening brengen voor de behandeling van het verzoek en voor de documenten die aan verzoeker worden verstrekt”.

Daarentegen heeft de meervoudige kamer in Den Haag op 7 december jl. een uitspraak gedaan in een zaak die is aangespannen tegen de gemeente Waddinxveen. Voor een beroep op de Wob werden leges in rekening gebracht voor zowel de kopieerkosten als “nasporingen in de in het gemeentearchief berustende stukken”. “Volgens vaste jurisprudentie worden de door of vanwege het gemeentebestuur verrichte werkzaamheden slechts aangemerkt als een dienst ter zaken waarvan leges kunnen worden geheven, indien deze werkzaamheden rechtstreeks en in overheersende mate verband houden met dienstverlening ten behoeve van een individualiseerbaar belang.”

“Naar volgt uit de artikelen 2 en 3 van de Wob is het verstrekken van informatie op grond van de Wob een taak die door de wetgever is opgedragen aan een bestuursorgaan. Derhalve wordt deze taak verricht in het kader van de publieke taakuitoefening van het bestuursorgaan. Reeds daarom kan niet worden gezegd dat het verstrekken van de door de eiser verzochte informatie in overheersende mate verband houdt met dienstverlening ten behoeve van een individualiseerbaar belang.” Daarom oordeelde de meervoudige kamer dat er in deze zaak geen leges mogen worden geheven en verklaarde het beroep gegrond. De gemeente Waddinxveen is van plan om in hoger beroep te gaan.

 

Besluit omgevingsrecht (Bor)

Een vraag over het indienen van bescheiden bij een aanvraag in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Besluit omgevingsrecht). In het Besluit omgevingsrecht staat onder meer voor welke activiteiten een vergunning nodig is en welk bevoegd gezag vergunningen verleent. Nieuw in dit uitvoeringsbesluit is een verruiming van het vergunningvrij bouwen.

 

In artikel 4.4 van het Besluit omgevingsrecht staat dat gegevens en bescheiden eenmalig ingediend moeten worden. Bij een nieuwe aanvraag hoeven eerder ingediende bescheiden dus niet opnieuw aangeleverd te worden. Houdt dit in dat de vernietiging van de archiefbescheiden niet plaats hoeft te vinden en dat alles (ook een kapvergunning die normaal gesproken na 3 jaar vernietigd moet worden) altijd bewaard dient te worden?

Inderdaad staat in artikel 4.4 van het Besluit omgevingsrecht dat de bedoelde gegevens en bescheiden niet behoeven te worden verstrekt voor zover het bevoegd gezag reeds over die gegevens of bescheiden beschikt. Dit heeft echter geen invloed op de toepassing van de selectielijst op de vergunningdossiers. Er is voor gekozen om voor het archiveren van omgevingsvergunningen de bestaande selectielijsten te hanteren.

Hiervoor zijn goede redenen aanwezig:

  • De omgevingsvergunning is een samenstel van vergunningen, toestemmingen of ontheffingen, die reeds op bestaande selectielijsten staan.
  • Voor een enkelvoudige omgevingsvergunning, die het meest zal voorkomen, wijzigt niet veel. De bestaande selectielijst kan direct worden toegepast: een kapvergunning wijzigt in een omgevingsvergunning voor het kappen van een boom, een sloopvergunning wijzigt in een omgevingsvergunning voor het slopen van een bouwwerk en dergelijke. De vastgestelde afspraken over blijvende bewaring of vernietiging met de termijn zijn één op één toepasbaar.

Artikel 4.4. Algemeen

  1. Onverminderd artikel 4:2, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht en voor zover dat naar het oordeel van het bevoegd gezag nodig is voor het nemen van de beslissing op de aanvraag, verstrekt de aanvrager bij de aanvraag de bij ministeriële regeling aangewezen gegevens en bescheiden ten aanzien van de activiteiten binnen het project waarop de aanvraag betrekking heeft.
  2. De in het eerste lid bedoelde gegevens en bescheiden behoeven niet te worden verstrekt voor zover het bevoegd gezag reeds over die gegevens of bescheiden beschikt.
  3. De gegevens en bescheiden worden door de aanvrager gekenmerkt als behorende bij de aanvraag.

Het artikel in de Bor heeft dus geen invloed op de bewaartermijn van de (papieren of digitale) vergunningdossiers. Het streven is dat de burger niet steeds opnieuw gegevens hoeft in te leveren die reeds bij de gemeente bekend zijn, zoals naam- en adresgegevens, geboortedata, enzovoort. Alles wat bij de gemeente in de systemen te vinden is, zou niet opnieuw aan de burger moeten worden gevraagd. Dit is een voordeel van digitale vergunningaanvragen. Indien de burger echter opnieuw een kapvergunning aanvraagt, betreft dit weer een nieuwe situatie. De aanvraag zelf moet dan wel opnieuw worden ingediend.