De invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) is sinds 1 oktober 2010 een feit. Welke classificatiecode moet gebruikt worden voor de archivering van de aanvragen en andere archiefstukken in het kader van de Wabo?

 

In ‘Direct van het DEC’ van december 2008 schreven wij reeds: ’Het standpunt van Doxis is dat het niet juist zou zijn om een aparte classificatiecode voor de omgevingsvergunning te gebruiken, omdat hier sprake is van een samengesteld begrip. Samengestelde begrippen komen steeds vaker voor in de gemeentelijke administratie en het is dan niet mogelijk hiervoor een zelfstandige classificatie te bestemmen’.

Aparte archiefcode niet nodig

In de Basisarchiefcode (BAC), zal geen aparte archiefcode voor archiefbescheiden over de Wabo worden opgenomen. De BAC verwijst bij Omgevingsvergunning naar code -1.733.21, bouw van woningen en gebouwen. Hierbij staat de opmerking: ‘Betreft verschillende onderwerpen die niet onder één code gearchiveerd kunnen worden. Voor de dossiervorming wordt geadviseerd omgevingsvergunningen onder één code te archiveren, zoals -1.733.21’.

De Wabo voegt dus bepaalde onderwerpen samen, maar deze onderwerpen blijven ook afzonderlijk bestaan. Er is hier sprake van een samengesteld begrip, waarvoor een andere werkwijze noodzakelijk is. In het alfabetisch register van de BAC is hiermee rekening gehouden door het vermelden van meerdere classificaties met de daarbij behorende verwijzing naar de betreffende pagina.

Meer instrumenten voor archivering van de Wabo

Leidraad Wabo-div/archivering

In het afgelopen jaar zijn diverse instrumenten verschenen voor de regulering van de gemeentelijke documentaire informatievoorziening en archivering van Wabodocumenten. Bijvoorbeeld de ‘Leidraad Wabo-div/archivering’ van de Vereniging Stadswerk Nederland. Deze beschrijft de Wabo vanuit het oogpunt van documentaire informatievoorziening. De leidraad gaat in op het inrichten en gebruiken van het landelijke Omgevingsloket online en de eigen gemeentelijke organisatie. Het Wabo-DIV Instructieboekje is o.a. te downloaden via:

Rodin

In juni 2010 verscheen het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (Rodin). Een heldere wegwijzer voor iedereen die werkzaam is in het groeiende domein van digitaal informatiebeheer en te maken krijgt met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden. Rodin is te downloaden via www.lopai.nl.

Model beheerregeling Wabo-div/archivering

Begin oktober 2010 publiceerde de VNG een ‘Model beheerregeling Wabo-div/archivering’. Dit model gaat over de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening, over het gebruik van het landelijke Omgevingsloket online en over de herinrichting van het eigen gemeentelijke informatiesysteem én de koppeling met het systeem- en applicatie- beheer. Te downloaden via www.vng.nl.

Archiefregeling Artikel 21. Gedrag van digitale archiefbescheiden
In aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor dat van elke van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan worden vastgesteld.

 

Gedrag van digitale bescheiden

Op 1 april van dit jaar werd de nieuwe Archiefregeling van kracht. Aan de regeling is al op veel plaatsen aandacht besteed. We lichten er artikel 21 uit. Wat wordt er bedoeld met ’het gedrag van digitale archiefbescheiden’?

Nieuw in de Archiefregeling is, dat van alle digitale archiefbescheiden, naast inhoud, structuur en verschijningsvorm ook bijgehouden moet worden wat het geheel van dynamische en interactieve kenmerken, ten tijde van de raadpleging van de archiefbescheiden was; het zogenaamde ‘gedrag van digitale archiefbescheiden’. Dit in verband met het steeds verder toenemende dynamische karakter van digitale objecten door nieuwe technologische mogelijkheden.

Bewaren van archiefstukken

Bij dit gedrag gaat het om de functionaliteit van een digitaal object – vaak onzichtbaar achter de schermen – die leidt tot interactie met een gebruiker. Een voorbeeld is een spreadsheet waarbij formules achter de cellen berekeningen uitvoeren, op basis van de invoer van gegevens. Een ander voorbeeld is een CAD-tekening, die driedimensionaal kan worden gepresenteerd. Als die representatie van belang is, dan moet de functionaliteit daarvoor worden bewaard.

Het gaat er dus om, dat bij het archiveren van digitale archiefstukken, bijvoorbeeld Excel-bestanden of een Access-database, niet alleen het stuk op zichzelf bewaard wordt, maar dat ook de daarin opgenomen functies blijven werken. Daarbij is het ook belangrijk dat de juiste software voorhanden is of dat de stukken tijdig naar een nieuwere versie worden geconverteerd.

Haalbaarheidsonderzoeken

Twee vragen zijn van belang. Moet het haalbaarheidsonderzoek worden bewaard als het project gerealiseerd is? En mag het haalbaarheidsonderzoek worden vernietigd als het project niet gerealiseerd is? Het college van B&W kan op basis van een haalbaarheidsonderzoek een besluit nemen of een project wel of niet doorgaat. Het onderzoek zelf is daarmee een belangrijk onderdeel van de besluitvorming. Wij adviseren de onderzoeken in beide gevallen te bewaren in het betreffende projectdossier.

Inlichtingen bouwmogelijkheden

Wanneer een burger bouw- of verbouwplannen heeft, wordt vaak vooraf bij de gemeente geïnformeerd naar de mogelijkheden. Zo ontstaan archiefstukken met inlichtingen over bouwmogelijkheden. Voorbeeld: mag ik mijn woning splitsen of mag ik een garage bouwen? In veel gevallen zullen verzoeken om inlichtingen niet uitmonden in een definitieve vergunningaanvraag.

Maar, hoe lang moeten informatieve aanvragen worden bewaard? Verzoeken om inlichtingen zijn te vergelijken met vergunningaanvragen die door de aanvrager zijn ingetrokken, voordat er door de gemeente beleidsmatige handelingen (vergunningverlening of toezegging) zijn verricht. Er is in feite slechts sprake van correspondentie. Deze verzoeken vallen onder categorie 2.7 van de selectielijst ’Ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen’ en hebben een bewaartermijn van 1 jaar. Ze vallen niet onder de BAG.

Archiefregeling Artikel 1.
Begripsbepalingen Gedrag: geheel van dynamische en interactieve kenmerken van archiefbescheiden. 1°. bij raadpleging of gebruik ten tijde van het ontvangen of opmaken van de archiefbescheiden door het overheidsorgaan; en 2°. die voor het overheidsorgaan kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces.