Landelijk Register Kinderopvang

Vanaf 1 januari 2011 hebben ouders alleen recht op kinderopvangtoeslag als hun gastouder per 1 oktober 2010 voldoet aan de eisen en uiterlijk sinds 31 december 2010 is geregistreerd. Voor gemeenten brengt de Wet kinderopvang van 1 januari 2010 twee grote veranderingen met zich mee: 1. Er is een Landelijk Register Kinderopvang ingericht. 2. De GGD controleert gastouders en gastouderbureaus. Zoals u kunt zien in de ‘Procedure registratie nieuw Gastouderbureau’ neemt de gemeente, op advies van de GGD, binnen tien weken een besluit. Dit besluit wordt bij de gemeente gearchiveerd. De GGD ontvangt een kopie en het besluit wordt geregistreerd in het Landelijk Register Kinderopvang.

De gemeente is dus voor deze handelingen het archiefvormende orgaan. Bovendien is de gemeente verantwoordelijk voor de handhaving van de Wet kinderopvang. Zij dient op te treden als houders de wet- en regelgeving niet naleven. Goede dossiervorming is daarvoor van groot belang.

Voor DIV- en archiefmedewerkers duikt al snel de vraag op welke bewaartermijn voor deze dossiers geldt. We adviseren u hierop de categorie vergunningverlening toe te passen. Dit betekent een bewaartermijn van 1 jaar na vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg, op basis van categorie 2.7 ‘Verlening van vergunningen, machtigingen, verklaringen van geen bezwaar e.d.’. Dit vervallen van de handeling, het recht en/of gevolg kan zijn het stoppen van de activiteiten als gastouders of gastouderbureau, maar ook een herziening van de registratie in het Landelijk Register.

Wabo-archivering

De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) is van kracht per 1 oktober 2010, maar roept nog regelmatig vragen op. Zo werd ons de vraag voorgelegd of de gemeente verplicht is om een beheerregeling Wabo vast te stellen en zo ja, of dan de Model beheerregeling Wabo-div/archivering van de VNG zo kan worden overgenomen of dat deze per gemeente moet worden aangepast.

De Archiefwet 1995 eist van de zorgdragers dat zij hun archiefbescheiden “in goede, geordende en toegankelijke staat” brengen en houden en dat zij op tijd zorgen voor vernietiging van daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden.

In het kader van de Wabo is de archivering c.q. het informatiebeheer een tamelijk complexe aangelegenheid, waarvoor nog wel het een en ander geregeld moet worden. Denkt u aan het gebruik van het Omgevingsloket online (OLO), de ketensamenwerking met bijvoorbeeld adviserende instanties en de inrichting van (nieuwe) Wabo-zaakdossiers.

Het Nationaal Archief en de LOPAI hebben erop aangedrongen een beheerregeling vast te stellen, waarin de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de ‘Wabo-archivering’ zijn vastgelegd. De VNG heeft hiertoe een model beheerregeling opgesteld. Om aan de algemene archiefwettelijke eis van goede, geordende en toegankelijke staat te voldoen, is het strikt genomen niet verplicht om déze beheerregeling te gebruiken. De beheerregeling is echter wel een bijna kant-en-klaar document dat u als gemeente veel werk uit handen neemt en dat zorgt voor enige standaardisatie. Uiteraard dient het model nog wel op de plaatselijke situatie te worden toegesneden, met name daar waar verschillende opties worden genoemd. De keuze voor de rol die het OLO speelt, is daarbij een centraal gegeven. De toelichting stelt:

“In deze beheerregeling wordt vastgelegd wat de gemeente als bevoegd gezag dient te regelen inzake het beheer van het eigen werkdomein binnen Omgevingsloket online. De gemeente dient een duidelijke keuze te maken voor één bepaalde gebruiksoptie, afspraken te maken met de adviseurs over de manier van samenwerken; zorg te dragen bij een volledig gebruik van Omgevingsloket online voor een goede dossiervorming en na verloop van tijd voor een juiste overdracht van de dossiers naar het eigen informatiesysteem. Door het vaststellen van deze beheerregeling wordt de rol bepaald van Omgevingsloket online binnen de bedrijfsvoering en de informatiehuishouding van de gemeente.”

Samen met de Leidraad Wabo-DIV/archivering vormt de modelbeheerregeling een sterke aanzet tot regeling van de Wabo-archivering. Voor een systematische doorlichting van het Wabo-gerelateerde informatiebeheer heeft Doxis de Wabo Monitor ontwikkeld en voor vragen werd een speciaal Wabo-team ingericht. Voor meer informatie kunt u terecht op www.doxis.nl/wabo en bij het Doxis Expertise Centrum.

Restauratie van oude documenten

 

“Ontzuren door middel van beneveling met magnesiumcarbonaat is een zeer geschikte, effectieve en betrouwbare ontzuringsmethode. Doordat het ontzuringsmiddel opgelost kan worden in een organisch oplosmiddel, is het mogelijk om archiefmateriaal en bibliotheken in een redelijke productie te ontzuren.” Deze zin vonden we op de website van een restauratieatelier. Ons land kent verschillende van deze ateliers, waar historische, soms zeer oude archieven worden gerestaureerd. Hoe bepaalt de opdrachtgever, volgens de Archiefwet de zorgdrager, of deze restauratie met duurzame materialen wordt uitgevoerd?

De Archiefregeling verwijst voor de duurzaamheid van papier uitsluitend naar de norm NEN 2728:2006, zonder verdere uitwerking. In deze norm zijn de eisen verder uitgewerkt. Dit geldt dus ook voor het restaureren van oude archiefstukken. We hebben hierover contact opgenomen met een restaurateur van oude archieven. Over het algemeen zijn deze goed op de hoogte van de door hen gebruikte materialen. Oude documenten worden met de meest duurzame materialen weer raadpleegbaar gemaakt. Dit kan op allerlei manieren, bijvoorbeeld: verstevigen, aanvullen en inbinden. Er worden volledig zuurvrije materialen gebruikt. In voorkomende gevallen kunt u als opdrachtgever de eis stellen dat de gebruikte materialen voldoen aan NEN 2728.