Het DEC (Doxis Expertise Centrum) is het kenniscentrum van Doxis. Het beantwoordt de meest uiteenlopende vragen over informatiemanagement. Het Serviceweb is het online platform van het DEC. Hier vindt u een schat aan relevante informatie, zoals naslagwerken, wet- en regelgeving en altijd minimaal vijftig recente artikelen uit het vakgebied DIV en Archief. Daarnaast treft u er onder meer informatie over Doxis Seminars en de Regionale ABR-Kennisbijeenkomsten die door Doxis worden georganiseerd. U kunt inloggen via www.doxis.nl.

 

Wet investeren in jongeren (WIJ)

In oktober 2009 is de Wet investeren in jongeren (WIJ) ingegaan. Deze wet verplicht gemeenten om jongeren van 18 tot 27 jaar die zich melden voor een bijstandsuitkering een aanbod te doen. Dit kan een baan zijn, een vorm van scholing of een combinatie van beide, afgestemd op de situatie van de jongeren. Als zij het aanbod niet accepteren dan krijgen zij ook geen uitkering van de gemeente.

Voor jongeren van 18 tot 21 jaar is de norm van de bijstandsuitkering afgeleid van de kinderbijslag. Hebben zij hogere noodzakelijke kosten, dan zijn de ouders daarvoor verantwoordelijk. Is een beroep op de ouders niet mogelijk, dan kunnen zij een inkomensaanvulling krijgen via de bijzondere bijstand. De gemeente bepaalt de hoogte van de bijzondere bijstand. Welke gevolgen heeft de wet WIJ voor de dossiervorming? Moeten er aparte dossiers worden gemaakt en welke bewaartermijn gaat dan gelden? Gemeenten kennen al de persoonsdossiers van sociale zaken (bijstandsdossiers) in het kader van de Wet werk en bijstand (WWB). Deze worden 20 jaar of, wanneer een besluit tot verkorting van de bewaartermijn is genomen, 7 jaar bewaard.

Hoewel er bij de WIJ niet altijd sprake zal zijn van een uitkering, achten wij deze dossiers wel vergelijkbaar. Er kunnen onterechte uitbetalingen zijn gedaan die de gemeente wil terugvorderen. Ons advies is daarom de cliëntendossiers over de WIJ ook tot 20 jaar na beëindiging te bewaren, volgens categorie 3.14.1 van de gemeentelijke selectielijst 2005. Omdat er soms wat discussie ontstaat over de interpretatie hiervan, adviseren wij hiervoor aan te houden “20 jaar na het laatste contact”. Dit wordt ook bedoeld met de toevoeging in de Landelijke Stukkenlijst.

Wat betreft de dossiervorming adviseren wij de stukken over de WIJ te archiveren in dezelfde persoonsdossiers als de WWB. Met andere woorden: bijstandsdossiers ongeacht op basis van welke wet deze bijstand wordt verleend. Hierdoor vallen deze ook onder het destijds eventueel genomen besluit tot verkorting van de bewaartermijn, zodat er geen nieuw besluit hoeft te worden genomen.

KLIC-meldingen

Bij de DIV-afdelingen van overheidsorganisaties worden regelmatig KLIC-meldingen (Kabels en Leidingen Informatie Centrum) en aanverwante documenten ter archivering aangeboden. Wat zijn dit voor documenten en welke bewaartermijn moet daaraan worden toegekend?

De Nederlandse bodem ligt vol met kabels en leidingen. Om graafschade te voorkomen en de veiligheid van de graver en de directe omgeving te bevorderen is op 1 juli 2008 de Wet Informatieuitwisseling Ondergrondse Netten (WION) in werking getreden, beter bekend als de ‘Grondroerdersregeling’. Op 1 juli 2010 treedt de ‘Elektronische fase’ van de WION in werking (KLIC-online). Het Kadaster is aangewezen als uitvoerende dienst van het KLIC.

In het kader van deze ‘Grondroerdersregeling’ komen bij gemeenten en andere overheidsorganisaties verschillende archiefstukken voor.

Instemmingsbesluiten voor de aanleg en instandhouding van kabels en leidingen. Bijvoorbeeld een instemmingsbesluit over openbare telecommunicatie is een besluit van burgemeester en wethouders als bedoeld in de Telecommunicatiewet. Deze moeten worden bewaard als uitvoeringsbesluiten openbare werken en vallen onder categorie 2.18 van de gemeentelijke selectielijst 2005.

Vergunningen voor werkzaamheden aan kabels en leidingen. Voor de vergunningen adviseren wij een bewaartermijn aan te houden van één jaar na vervallen. Geweigerde, ingetrokken en vervallen verklaarde vergunningen hebben een bewaartermijn van drie jaar. U kunt deze termijn terugvinden in categorie 2.7 van de gemeentelijke selectielijst 2005.

KLIC-meldingen adviseren wij te bewaren tot het project is afgelopen. Daarna hoeft u deze niet te bewaren, omdat alle kabels en leidingen geregistreerd staan bij het KLIC.

KLIC-meldingen die zijn opgevraagd voor het beoordelen van een aanvraag voor bijvoorbeeld een bouwvergunning hebben een heel andere waarde. Zij vormen een onderdeel van de vergunningprocedure en kunnen belangrijk zijn bij eventuele aansprakelijkheid achteraf. In die gevallen adviseren wij de meldingen te bewaren in het bouwdossier.

Commissie bezwaar en beroep

Binnen de lokale overheid kennen we verschillende commissies, zoals de commissie bezwaarschriften. Wij ontvingen een aantal vragen over de classificatie van dit onderwerp. Voor documenten die gaan over de commissie bezwaarschriften ligt het voor de hand te kiezen voor de archiefcode -2.07.224 COMMISSIE BEZWAAR EN BEROEP. Toch verwijst de Landelijke Stukkenlijst bij -2.07.224 naar -2.07.58 DELEGATIES / COMMISSIES. De reden hiervoor is het volgende. De commissie bezwaar en beroep behandelt verschillende onderwerpen. Vandaar dat zij kiest voor een algemene archiefcode. De verwijzing in de Landelijke Stukkenlijst is gebaseerd op het verschil dat -2.07.224 gaat over de uitoefening van het bestuur (verzet tegen bestuurshandelingen) en -2.07.58 meer over de inrichting van het bestuur (delegaties / commissies). Hierbij kunt u denken aan stukken over de instelling van de commissie en stukken aangaande de werkzaamheden van de commissie. Eigenlijk zijn beide archiefcodes goed, mits ze consequent worden gebruikt. Eventueel kunt u een verwijzing naar het onderwerp maken.

 

Ombudsman

Vervolgens een vraag over de Ombudsman. Gemeenten kunnen een lokale ombudsman aanstellen of zich aansluiten bij de nationale ombudsman. Binnen de gemeente is de lokale ombudsman een onafhankelijk orgaan. De vraag is: vallen deze documenten onder de gemeentelijke archieven of moeten deze, met het oog op de onafhankelijkheid, apart worden gearchiveerd?

De documenten van de lokale ombudsman vallen onder de gemeentelijke archieven. In principe is de ombudsman wel een zelfstandig archiefvormend orgaan, maar in de praktijk heeft het weinig zin een apart archief in te richten. Denk hierbij aan de raadsgriffier, waarvoor de meeste gemeenten ook geen apart archief bijhouden. De onafhankelijkheid van de ombudsman kan op andere wijze worden gewaarborgd.

De instelling en de bevoegdheden van de lokale ombudsman, dan wel de aansluiting bij nationale ombudsman worden geklasseerd onder archiefcode -2.07.54 Adviserende, bemiddelende en controlerende organen.

Verslagen van de ombudsman van klachtenbeleid van de gemeente komen onder -2.07.355.2 Uitoefening van de dienst / Waardering en klachten. Bemiddeling bij klachten bij buitengemeentelijke meldpunten, de ombudsman of de Commissie Gelijke Behandeling, klachten, rapportages onder -1.752.5 Gelijkheid.

Herziene publicatie

In Direct van het DEC van uitgave maart 2009 van Info Management schreven wij over de mogelijkheden van opschorting van vernietiging of overbrenging van archiefbescheiden. Een oplettende lezer maakte ons erop attent dat het genoemde Artikel 13 van de Archiefwet 1995 uitsluitend gaat over de plicht tot overbrenging en niet over vernietiging. Graag verwijzen wij u naar de herziene online publicatie van dit artikel. Kijk op www.doxis.nl, Doxis Expertise Centrum en klik op Info Management.

Vragen via het web

Burgers kunnen op verschillende manieren online vragen stellen aan hun gemeente. Wij kregen de vraag voorgelegd of deze vragen bewaard moeten worden. Het uit-gangspunt hierbij is dat het archief de neerslag dient te zijn van het handelen van de gemeente. Dit principe geldt ook wanneer de ‘neerslag’ in digitale vorm, bijvoorbeeld via het web wordt gegenereerd. Deze gegevens moeten dus ook worden gearchiveerd. De Archiefwet spreekt in dit verband over een archiefstuk als: ‘Al die documenten die ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn te berusten onder de instelling, persoon of groep personen, die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of vervulling van zijn/ haar taken’.

Via het web ontvangen vragen van burgers aan gemeenten moeten worden beantwoord en vormen vaak het begin van een proces. Het is dus noodzakelijk dat de vragen en het vervolg van het proces in het archief van de gemeente worden vastgelegd. Hiervoor moeten wellicht maatregelen worden genomen in de interne organisatie en/of het document- managementsysteem.

Er is archieftechnisch geen bezwaar om deze documenten digitaal te archiveren. De elektronische (aan)vraag is immers al ‘digital born’. De bewaartermijn is afhankelijk van de zaak waarover het gaat. Dit is te vergelijken met de papieren dossiers.

Bij het puur uitwisselen van informatie hoeft er niet altijd sprake te zijn van archiefstukken. U kunt dit bepalen door na te gaan of er, als gevolg van deze informatie, sprake is van door de gemeente verrichte handelingen.