Direct van het DEC

 

 

 

Wat is de definitie van backlog scanning? Wanneer is daar sprake van? Als een niet eerder geregistreerd en/of gescand document enkele dagen, een week, een maand of een jaar oud is?

Backlog scanning betekent niets meer dan met terugwerkende kracht scannen. In het Engels wordt het woord backlog vaak gebruikt voor achterstanden. Backlog scanning gaat over het digitaliseren van bestanden die, ongeacht of ze al geregistreerd zijn of niet, zich niet meer in het werkproces bevinden en vaak al gearchiveerd zijn of zich bij de DIV-afdeling bevinden. De leeftijd van het document en/of dossier kan hierbij verschillen.

 

Er bestaan twee vormen van backlog scanning:
• Met terugwerkende kracht complete dossiers en/of archieven scannen. Hierbij wordt het scanproces geoptimaliseerd door gebruik te maken van bulkscanning. Er zijn veel bedrijven die dit voor u kunnen verzorgen, die de nodige soft- en hardware hebben om een optimaal resultaat te bereiken.
• Scanning on demand, de documenten waar vraag naar is met terugwerkende kracht scannen. Hierbij wordt het scanproces geminimaliseerd door alleen opgevraagde documenten en/of dossiers te scannen. Deze vorm van scannen wordt vaak door de organisatie zelf gehanteerd.

Heeft u informatie over de bewaring van dossiers in verband met mogelijke blootstelling aan gevaarlijke stoffen. Moet de organisatie functies aanwijzen waarvan de dossiers 40 jaar bewaard moeten blijven? Of zijn er andere opties?

U kunt de informatie over bewaring van dossiers terugvinden in hoofdstuk 3.2 Personeel beheer van de in juni 2012 vastgestelde geactualiseerde selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen. Zie ook: www.vng.nl/eCache/DEF/1/16/374.html

Meldingen bodemkwaliteit (grond/baggerstromen) worden in een landelijk systeem verwerkt. Kan hiermee de registratie en archivering bij de gemeente vervallen?

De in juni 2012 vastgestelde geactualiseerde selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen, stelt hierover onder hoofdstuk 3.9.2:
Verwerking en opslag van baggerslib: B Bodemkwaliteitskaart: B (In de toelichting hierbij stelt de lijst: ‘In de Vrijstellingsregeling grondverzet (Wet bodembescherming) wordt in artikel 5 gesproken over de bodemkwaliteitskaart die door het college van B en W wordt vastgesteld. Deze kwaliteitskaart bestaat uit een gebiedskaart en een (bodem)beheerplan. Dit zijn te bewaren stukken.)
Meldingen van bedrijven met een milieuvergunning die een inrichtingswijziging doorvoeren zonder nadelige milieueffecten: B Meldingen van bedrijven met milieu gerelateerde activiteiten die vallen binnen de categorieën en voorwaarden van een Milieu-AmvB: B
Op grond van deze bepalingen in de selectielijst adviseren wij de genoemde meldingen te bewaren.

In het kader van de digitalisering van ons bestuurlijk besluitvormingsproces: hoe belangrijk is de informatie over de procesgang (die immers in een workflow wordt vastgelegd) nog bij het overbrengen van het (digitale) archief? Mag dit in de applicatie bewaard blijven of moet er op een of andere manier een documentaire neerslag van gemaakt worden?

Uitgaande van landelijke wet- en regelgeving, erkende normen en standaarden (Archiefregeling, NEN 2082, NEN-ISO 23081) moet van alle archiefstukken tenminste de volgende informatie in de metadata vastgelegd worden:
a. Inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag;
b. Wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen;
c. Samenhang met andere beheerde archiefstukken;
d. Uitgevoerde beheeractiviteiten;
e. Actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en softwareomgeving;
f. Aard van de digitale handtekening (indien aanwezig);
g. Wijze van versleuteling (algoritme) en decryptiesleutel (indien van toepassing).

 

Zie hiervoor ook het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Vaak zal dit deels in de workflow van een procesapplicatie gebeuren. Bij overdracht van digitale archiefstukken naar een e-depot moeten de hierboven genoemde metadata van deze archiefstukken ook overgedragen kunnen worden. Hoe dit precies zal gebeuren is op dit moment nog niet geheel duidelijk. Wij adviseren om bij de inrichting van procesapplicaties de mogelijkheid tot een XML-export van documenten en bijbehorende metadata in te richten, zodat niet achteraf allerlei aanpassingen doorgevoerd moeten worden.

Naar aanleiding van de nieuwe selectielijst die een aantal maanden geleden is uitgebracht, zijn we de categorieën alvast aan het nalopen. Daarbij zijn we gekomen bij het gedeelte over Koninklijke Onderscheidingen. In de landelijke stukkenlijst (gebaseerd op de selectielijst, maar dan gesorteerd op BAC en niet op categorie) staat bij -1.855.2 zowel bij “Overzicht van binnen de gemeente verleende Koninklijke onderscheidingen” als “correspondentie inzake bemiddeling en voordracht Koninklijke onderscheidingen” dat deze beide onder categorie 3.5.7 vallen en te bewaren zijn. In de selectielijst (zowel de oude als de nieuwe) wordt bij categorie 3.5.7 alleen het gedeelte “Overzicht van binnen de gemeente verleende Koninklijke onderscheidingen” benoemd en valt het gedeelte “correspondentie inzake bemiddeling en voordracht Koninklijke onderscheidingen” juist onder categorie 2.3 en valt het juist onder het gedeelte bemiddeling. Dat is tegenstrijdig. Wat dient hierin te worden gevolgd?

In de (nieuwste) stukkenlijst 2012 (www.ingovernment.nl/ e-docmanager) wordt onderscheid gemaakt tussen de overzichten van verleende Koninklijke onderscheidingen en tussen bemiddeling en voordracht hiervoor. De overzichten zijn met B (categorie 3.5.7) gewaardeerd en de bemiddeling met V, 5 jr. (categorie 2.3). Hierdoor is er dus ook geen verschil met de gewijzigde selectielijst.

Indien digitale archiefbescheiden worden vernietigd conform de vernietigingstermijnen, dienen de metadata van dat document dan ook vernietigd te worden of niet? Wat zegt de wetgeving hier precies over?

In de recente gewijzigde gemeentelijke selectielijst, actualisatie 2012 is hierover het volgende opgenomen: • Archieftoegangen als een DSP dienen blijvend bewaard te worden. • Metadata van blijvend te bewaren documenten dienen ook blijvend bewaard te worden. • Metadata van op termijn te vernietigen documenten moeten vernietigd worden 1 jaar na het vervallen van het bedrijfsbelang. In de praktijk valt dit bedrijfsbelang samen met de bewaartermijn van het dossier of de zaak.

De Landelijke Stukkenlijst 2008, tweede geheel herziene druk, geeft bij “Bestemmingsplannen” aan dat bezwaarschriften, inspraak en zienswijzen, indien plaatselijk beleidsbepalend, moeten worden bewaard. Daarbij wordt verwezen naar categorie 2.25 van de Archiefselectielijst van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Bij de genoemde categorie in de selectielijst 2005 staat echter: “zaken die geleid hebben tot beleidsherziening, precedentwerking hebben en/of deel uitmaken van een te bewaren zaak” moeten worden bewaard (vermelding B). Uit de vermelding “en/of deel uitmaken van een te bewaren zaak” zou men kunnen concluderen dat bezwaarschriften en dergelijke die deel uitmaken van een te bewaren zaak altijd moeten worden bewaard, ongeacht of deze geleid hebben tot beleidsherziening c.q. precedentwerking of niet. Wat is de juiste aanpak?

Op 25 juni 2012 is de geactualiseerde gemeentelijke selectielijst vastgesteld. De selectielijst geeft voor voorbereiding van het bestemmingsplan (inclusief zienswijzen) een termijn van V, 20 jaar. Vaststelling en goedkeuring van het bestemmingsplan is met B gewaardeerd. Een beroepschrift tegen een ruimtelijk plan met de uitspraak van de Raad van State is ook met B gewaardeerd. Precedentvormende gevallen of beleidsbepalende zaken zijn zoals in de oude situatie ook met B gewaardeerd.