Direct van het DEC


Sloopmeldingen
Vraag: Sinds 1 april 2012 zijn de sloopvergunningen meldingen geworden. Moeten deze meldingen net als de omgevingsvergunningen ook bewaard blijven of kunnen ze op termijn vernietigd worden?
 

Antwoord: Volgens de Wet BAG dienen sloopmeldingen ook aangemerkt te worden als brondocumenten voor de BAG registratie. Deze dienen blijvend bewaard te blijven. Als brondocument voor het gebouwenregister worden aangewezen: a. een beslissing tot verlening van een vergunning of andere publiekrechtelijke toestemming voor het bouwen, veranderen of slopen van een pand of verblijfsobject, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; b. een schriftelijke reactie van een bestuursorgaan naar aanleiding van een melding of kennisgeving waardoor het vereiste van een vergunning of toestemming, bedoeld in onderdeel a, wordt opgeheven; c. een schriftelijke melding of kennisgeving van de aanvang en het gereedkomen van bouw- of sloopwerkzaamheden met betrekking tot een pand of verblijfsobject. De VNG heeft deze brondocumenten in de gewijzigde Selectielijst voor gemeenten opgenomen als blijvend te bewaren en 3 maart 2011 ter vaststelling bij de Minister van OCW aangeboden. De nieuwe Selectielijst is inmiddels vastgesteld. 

Handhavingsdossiers
Vraag: Ik werk bij een openbare instantie, die is opgericht middels een samenwerkingsregeling van gemeenten, met als taak handhaving/toezicht milieuwetgeving. Deze milieudienst vormt hoofdzakelijk handhavingsdossiers, zoals milieu-vergunningen. Welke bewaartermijn geldt voor deze dossiers?
Antwoord: De bewaartermijn voor Handhaving en toezicht van milieu-dossiers is voor het merendeel vijf jaar, echter niet voor alle stukken. De bewaartermijn van stukken moet worden vastgesteld op grond van categorie 2.9 van de geactualiseerde Selectielijst.

Personeelsdossiers
Vraag: De gemeente waar ik werk fuseert per 1 januari. Hoe om te gaan met de personeelsdossiers (PD’s)? Afsluiten, op vernietiging afstellen en starten met een nieuw PD? Of uitlenen/vervreemden aan de nieuwe organisatie, waarbij het PD pas vernietigbaar is na ontslag bij de nieuwe gemeente? We willen het afsluiten van de PD’s pragmatisch oppakken, maar er is een verschil in opvatting tussen de werkgroepen die bij dit onderwerp betrokken zijn.
Antwoord: Sluit de oude PD’s af en leg voor de nieuwe organisatie nieuwe PD’s aan. De reden hiervoor is dat medewerkers in de nieuw te vormen organisatie worden herplaatst en waarschijnlijk in een nieuwe functie worden benoemd. Het afsluiten van de PD’s betekent immers niet dat ze voor de nieuwe organisatie niet meer toegankelijk en raadpleegbaar zijn. Na afsluiting en inventarisatie kunnen de PD‘s weer aan de organisatie beschikbaar worden gesteld en vernietigd 10 jaar na ontslag.

Bewaartermijn WWB
Vraag: Onze gemeente wil de bewaartermijn van WWB dossiers verkorten van 20 jaar naar 7 jaar. Als B&W hiertoe besluiten, wat kan dan de ingangsdatum zijn? Mogen die dossiers met terugwerkende kracht vernietigd worden? Kunnen bijvoorbeeld dossiers die in 1997 zijn afgesloten, met een termijn van 20 jaar, vernietigd worden?
Antwoord: Voor de dossiers tot en met 1996 geldt de in 1983 vastgestelde Vernietigingslijst en die stelt een termijn van 7 jaar voor deze dossiers. Voor de dossiers gevormd vanaf 1 januari 1997 geldt een termijn van 20 jaar. Deze termijn is ook in de aangepaste en onlangs vastgestelde Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen aangehouden. Daarbij is wel de bepaling opgenomen dat het College van Burgemeester en Wethouders een besluit kan nemen tot het afzien van invordering en een termijn van 7 jaar kan vaststellen voor de cliëntendossiers, zie paragraaf 3.14.1. In de toelichting bij deze paragraaf is dat als volgt verwoord: Gemeenten kunnen in het kader van de Wet Werk en Bijstand de vernietigingstermijn van 20 jaar bepalen op 7 jaar indien het college van B&W een besluit neemt af te zien van invordering, waarop de termijn van 20 jaar is gestoeld.

Bewaren rapporten van leerlingen
Vraag: Een opgeheven middelbare technische school geeft het archief aan onze archiefdienst in bewaring. Onderdeel van dit archief zijn de rapporten van leerlingen. In dit verband is verzocht deze rapporten nog niet voor de openbaarheid vrij te geven. Er moet dus iets geregeld worden in de bewaargevingsovereenkomst. Geldt omtrent de openbaarheid van onderhavige stukken een richtlijn van het Ministerie van Onderwijs?
Antwoord: Ingevolge art. 15, lid 4 van AW 95 is beperking van de openbaarheid op grond van lid 1 en 2 niet langer mogelijk voor archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar.

Nieuwe Selectielijst
Vraag: Ik maak al geruime tijd met veel voldoening gebruik van de Landelijke Stukkenlijst, versie 2008, zoals die door de Sdu is uitgegeven. Nu is onlangs een nieuwe (geactualiseerde) Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen vastgesteld en gepubliceerd in de Staatscourant van 25 juni 2012 , nr.11906. Kunt u mij vertellen of er naar aanleiding hiervan nu ook een geactualiseerde versie van de Landelijke Stukkenlijst komt en zo ja wanneer en waar ik deze zou kunnen raadplegen?
Antwoord: De nieuwe stukkenlijst is sinds eind augustus digitaal beschikbaar op de website eDocmanager, zie http://www.ingovernment.nl/e-docmanager. Alleen abonnees hebben hierop toegang. De stukkenlijst zal niet in gedrukte vorm geleverd worden. Abonneeprijs van de eDocmanager is € 647,- per jaar exclusief btw. In oktober en november organiseert Doxis in samenwerking met Sdu op verschillende locaties workshops waar de stukkenlijst en alle wijzigingen daarin besproken worden. Zie ook pagina 15 voor meer informatie over de workshops.

Tabstroken in Corsa
Vraag: Wij werken met het documentmanagementsysteem Corsa. Er wordt zaaksgewijs gearchiveerd, met een dossierstructuur gebaseerd op de handleiding ‘Opbouw Bestuursarchief’. Het is een traditioneel archief: er wordt niet digitaal gearchiveerd of numeriek opgeborgen. Ingekomen, interne en uitgaande post wordt door de postregistratie gescand en ingeboekt. Zo mogelijk wordt een relatie tussen poststukken van eenzelfde zaak gelegd. Er bestaat op de afdeling DIV enig verschil van inzicht over het gebruik van tabstroken om zaken te ontsluiten. Het ene standpunt is: maak voor iedere enkelvoudige zaak een eigen andere standpunt is: berg eenvoudige enkelvoudige gelijksoortige zaken op achter een verzameltabstrook en rangschik de zaken daarachter chronologisch of alfabetisch. Berg brieven en circulaires over voorschriften chronologisch op en breng alleen een verdeling in onderwerpen aan als daar behoefte of aanleiding toe is door de opvraagfrequentie. Maak alleen een tabstrook aan als het gaat om zwaarwegende enkelvoudige zaken of als het aantal stukken over een zaak zo groot is dat dit daartoe aanleiding geeft. Onze vraag is: in hoeverre laat je Corsa invloed hebben op je archief- en dossierstructuur? Leg je in Corsa vast hoe je je archief en dossiers hebt gevormd, of vorm je je archief en dossiers naar hoe je in Corsa registreert en zoekt? Of is er een derde (andere) keuze? Hoe kijkt u, in het licht van de verdergaande digitalisering van de informatiestroom, tegen deze problematiek aan?

Antwoord: In uw gemeente is sprake van documentbehandeling (of postregistratie) in Corsa, waar u de post digitaal maakt en rondstuurt, en daarnaast de dossiervorming, waar u een klassiek papieren archief heeft. Er zijn vele ontwikkelingen gaande op het terrein van het digitale documentmanagement en het (digitale) archiefbeheer. In dit licht zien wij de methode die u beschrijft om enerzijds in Corsa zaken te regelen en anderzijds een klassiek papieren archief overeind te houden. Nieuwe ontwikkelingen op dit terrein vermengen met oude structuren is begrijpelijk, maar leidt ons inziens niet tot kwalitatief betere oplossingen. Voor wat betreft de documentenbehandeling in Corsa: in uw gemeente wordt Corsa gebruikt voor het registreren van de ingekomen en uitgaande post met daaraan gekoppeld een workflow methode. Ontsluiting in Corsa vindt plaats op trefwoord, nummer van ingekomen stuk of uitgaand document. In Corsa wordt de archieffunctie niet gebruikt.
Dit kan natuurlijk wel, maar dan dient de ontsluitingssystematiek een andere te zijn dan die u tot nu toe gebruikt. In dat geval koppelt u (in Corsa) de poststukken niet aan elkaar maar aan het dossier waarin de poststukken fysiek worden opgeborgen. Een ander gebruik van tabstroken in het papieren archief draagt niet per definitie bij tot een betere ontsluiting van het archief door middel van Corsa. Bij u is Corsa immers niet meer dan een hulpmiddel voor de documentregistratie, en in de oude situatie is documentregistratie ondergeschikt aan dossiervorming (of anders gezegd: postregistratie zou niet de hoofdzaak moeten zijn, maar goede dossiers). Voor wat betreft de dossiervorming: Deze vindt traditioneel plaats op papier. De BAC is hierbij de ontsluitingssystematiek.
De zaaksgewijze dossiervorming is de grondslag voor de structuur van het archief. Nu vraagt de dagelijkse archiefpraktijk om praktische oplossingen, waaronder een scheiding tussen de te bewaren archiefbescheiden en de vernietigbare bescheiden. Deze structuur ligt ten grondslag aan de door u gebruikte Handleiding Opbouw Archief. Wijziging in de structuur door een ander gebruik van tabstroken verbetert het archief niet indien de toegankelijkheid reeds voldoende gewaarborgd is. Corsa speelt hierbij geen rol. Bij de dossiervorming kunt u beter aandacht besteden aan de dossiers die permanent te bewaren zijn, hier heeft een goed gebruik van tabkaarten echt zin. Maar bij vernietigbare dossiers dient u zich af te vragen hoe vaak deze dossiers nog geraadpleegd worden. Als een circulaire ook digitaal beschikbaar is in uw organisatie, komt er dan ooit nog iemand om de papieren versie ervan vragen? Al dan niet met een tabkaart ervoor? Vandaar dat men bij digitale archivering stukken numeriek gaat wegzetten. In een digitale omgeving waar sprake is van digitale archivering, dient de structuur te voldoen aan de bepalingen van goede, geordende en toegankelijke staat. Ontsluiting door middel van de BAC voorziet daar niet (meer) in. Deze is immers onderwerpsgewijs. In het algemeen leidend voor een digitaal archief is ontsluiting door middel van werkprocessen (of een zaaktypen-catalogus), zaken binnen die werkprocessen en het opnemen van documenten in de betreffende zaak. Daarbij is van belang goed te beoordelen welke documenten wel of niet worden geregistreerd: niet geregistreerde documenten zijn niet vindbaar in Corsa. Te bewaren zaken worden op zaaknummer gearchiveerd (met loslaten van de BAC), ook op papier indien er (nog) geen machtiging voor substitutie is verkregen. Vernietigbare zaken kunnen numeriek worden weggezet.

Advies: Wij adviseren u Corsa te gebruiken daar waar het systeem, gezien de toerusting op dit moment, voor is bestemd: het in- en uitboeken van de post en het toepassen van een workflow systematiek. Laat het papieren archief zijn structuur behouden die het reeds heeft. Wijziging in het gebruik van tabstroken draagt niet bij tot betere oplossingen binnen de huidige DIV structuren. Mocht er beweging komen voor wat betreft de digitalisering van het informatiemanagement in uw gemeente, dan dienen er de nodige bijstellingen plaats te vinden in de structuur van documentbehandeling en archief.