Column


Door: John Gerse, professional bij Doxis

  http://linkd.in/UgW7BR

Verschuivingen naar meer ‘eigen verantwoordelijkheid’ stonden centraal in 2012 met de invoering van de Wet revitalisering generiek toezicht, wijzigingen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Wordt 2013 het jaar om deze veranderingen in de praktijk te brengen?

Er verandert nogal wat. Zijn we er ook echt klaar voor? In 2012 is een aantal wijzigingen doorgevoerd in wet- en regelgeving die betrekking hebben op (het toezicht op) het beheer van overheidsinformatie. Zo regelt de Wet revitalisering generiek toezicht de vermindering van het specifieke interbestuurlijke toezicht, ook wat betreft het toezicht in de vorm van archiefinspecties. Wat impliceert dit voor overheidsorganisaties?

• nadruk op de eigen verantwoordelijkheid van elke overheid voor de taakuitvoering;

• uitgaan van vertrouwen in de taakuitvoering bij de onder toezicht staande overheden;

• versterking van horizontale verantwoording door interne verslaglegging aan het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders) en intern toezicht op de taakuitvoering door het algemeen bestuur (bijvoorbeeld de gemeenteraad);

• toezicht (achteraf) door een hogere bestuurslaag (bijvoorbeeld de provincie) op taakverwaarlozing (bijvoorbeeld bij gemeenten en waterschappen) met eventueel toepassing van generieke instrumenten.

Op het gebied van archiefbeheer betekent dit dat de Erfgoedinspectie en provinciale archiefinspectie duidelijk een stapje terug doen en zich meer als toezichthouder gaan opstellen. De nadruk op eigen verantwoordelijkheid staat voorop met bijbehorende eigen inspectie en toezicht binnen elke overheidsorganisatie.

Als gevolg van de Wet revitalisering generiek toezicht is ook de machtiging op grond van artikel 7 van de Archiefwet komen te vervallen. Voor gemeenten heeft dit bijvoorbeeld tot gevolg dat het college van B&W bevoegd is, ook voor de vervanging van permanent te bewaren papieren archiefbescheiden in digitale reproducties, een eigen vervangingsbesluit te nemen. Een machtiging substitutie van Gedeputeerde Staten van de provincie is daarvoor niet meer nodig. Vóór 2013 gold dit alleen voor op termijn te vernietigen documenten.

Geen hamerstuk!

Deze veranderingen staan ‘natuurlijk’ al enige tijd op het netvlies bij menig archiefmanager. En niet alleen bij gemeenten. Vakkundige archiefmedewerkers hebben het zien aankomen. Maar weten het dagelijks en algemeen bestuur van overheidsorganisaties wel wat de veranderingen in wet- en regelgeving met zich mee brengen? In hoeverre is een college van B&W of de gemeenteraad voldoende geïnformeerd over de verantwoordelijkheid die men sinds oktober 2012 nog meer draagt op het gebied van (digitaal) archiefbeheer? Zolang jaarverslagen over de gemeentelijke archiefsituatie als hamerstuk worden afgedaan en worden gezien als formaliteit voor de provincie en zolang het dagelijks bestuur een vervangingsbesluit neemt zónder te weten wat de werkelijke situatie is van de eigen digitale informatiehuishouding, is er nog heel veel te doen.

Vanaf dit jaar zal dan ook de vertaling moeten worden gemaakt van de nieuwe wetgeving naar de praktijk. Kwaliteitszorg en risicomanagement op het gebied van informatiebeheer zal hoog op de agenda dienen te staan van overheidsorganisaties en met name bij het bestuur daarvan. Intern toezicht verdient aandacht, zeker nu informatie steeds meer en gemakkelijker in digitale beheer- en werkomgevingen wordt opgeslagen en gebruikt. Controle op de informatievoorziening zal net zo iets gewoons moeten worden als controle op financieel gebied. Aan ons vakgenoten de taak het bestuur hiervan bewust te maken en te zorgen voor condities die verzekerd digitaal archiefbeheer mogelijk maken. Ook daarin dragen we eigen verantwoordelijkheid. Het bestuur moet immers op onze deskundigheid op het gebied van archivering kunnen rekenen. Bouwen en vertrouwen staat centraal in 2013. Bouwen aan en vertrouwen in het systeem en de mensen die het mogelijk maken. “Eigen verantwoordelijkheid krijgen is eigen verantwoordelijkheid nemen”. Een mooi uitgangspunt voor dit jaar.