Door: Max Beekhuis, directeur Doxis

 

Vanochtend de Volkskrant gelezen – ik schrijf februari 2011 – onze premier Mark Rutte zou de Kerstboodschap van de Koningin zwaar hebben gecensureerd. Het artikel is gebaseerd op uitlatingen van de heer Oosterhuis, huisvriend van de Koninklijke familie. Geert Wilders’ geest zou hebben rondgewaard ten burele van Mark Rutte. De Koningin mocht niets zeggen waaraan Geert zich zou storen. Of het waar is of niet – of Jolande Sap van GroenLinks Kamervragen gaat stellen of niet – mijn dag is alweer goed. Als het ministerie van Algemene Zaken zijn zaken goed documenteert kunnen we over een aantal jaren persoonlijk vaststellen of Mark Rutte het rode potlood heeft gehanteerd. De conceptversie van de Kersttoespraak van de Koningin is immers nu al een origineel geworden. Geen macht zonder tegenmacht zeiden mijn grootouders al in 1933.

In december 2010 kwam Fred Spijkers weer in de publiciteit: de klokkenluider bij het ministerie van Defensie in de landmijnenzaak. Opnieuw hadden allerlei deskundigen zich gebogen over zijn zaak. Het personeelsdossier van Fred Spijkers ligt in een afgeschermd depot van het Nationaal Archief. (Nog) niet onder de verantwoordelijkheid van de Algemene Rijksarchivaris, dus nog wel onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Defensie. Waarom? De suggestie lijkt me duidelijk: om minimaal de schijn te wekken dat de documenten uit het dossier Spijkers ‘veilig’ liggen opgeborgen. Feitelijk vallen ze nog onder het beheer van het ministerie van Defensie. Zo wordt het bezoekregister van het Nationaal Archief ineens interessant. Wie van het ministerie van Defensie is wanneer en hoelang werkzaam geweest in het afgeschermde depot en wat is daar gedaan?

Het waarderen van informatie blijft een vak apart. Dat mag althans blijken uit de twee bovenstaande voorbeelden. Sterker: waarderen vergt niet alleen professionele skills, maar ook een onafhankelijke geest. Voordat je het weet is het versiebeheer van Kersttoespraken geheel in handen gelegd van de raadsadviseur van Algemene Zaken. Niet dat ik die raadsadviseurs niet vertrouw, maar hulp van professionele informatiemanagers bij het waarderen van de informatie geeft me toch een beter gevoel.

En dat dan graag ook bij de inrichting van alle overheidsadministraties. Ik ben een warm voorstander van het integreren van allerlei werkzaamheden. Kenniswerkers die verantwoordelijk blijven voor het produceren van ‘goede’ documenten, ICT’ers die ‘goede systemen’ afleveren, proceseigenaren die ‘efficiënte en effectieve werkprocessen’ ontwerpen en implementeren. Dat lijkt me allemaal een zegen voor het openbaar bestuur en daarmee voor burger en bedrijf. En dat alles graag op basis van transparant risicomanagement én een heldere weging van de bedrijfsvoeringbelangen, met een adequate documentatie van de processen. De documentaire borging uiteraard tijdens de creatie van de processen. En indien noodzakelijk ook tijdens of na afloop van de procesgang. De Koningin en Spijkers begrijpen wel waarom. En u ook.