Door Tessie Schepman, Professional Doxis

 

Bijna steil achterover sla ik van het nieuwsbericht ‘Digitaal Rijksarchief heeft 800 km achterstand’ (Webwereld.nl, 14 mei 2012). Door mijn ervaring met archiefbewerkingstrajecten voor Doxis wordt mijn interesse gewekt en lees ik het bericht met volle aandacht. Een aantal nieuwsfeiten op een rijtje. Dit bericht verschijnt naar aanleiding van de ‘Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2011’. Daarin wordt kort aandacht besteed aan de archiefachterstanden. Al in 2009 heeft het kabinet vastgesteld dat tussen
1976 en 2005 ongeveer 800 km archiefachterstand is ontstaan.

Om deze achterstanden weg te werken is in 2010 de nieuwe archiefdienst Doc-Direkt voor de Rijksoverheid opgezet. Het doel van Doc-Direkt is om samen met het Nationaal Archief binnen 10 jaar de papieren archieven die vanaf 1976 zijn gevormd door verschillende ministeries en Hoge Colleges van Staat te verwerken, bewerken en beschikbaar te stellen.

De 800 km laat ik verder op mij inwerken. Met acht uurtjes autorijden zijn we al aardig op weg naar hele leuke vakantiebestemmingen. We doorkruisen heel Denemarken met gemak en halen net Zweden. Pal naar het zuiden komen we daarmee diep in Frankrijk. En naar het oosten geraken we daarmee tot in Polen, Tsjechië, Oostenrijk of Zwitserland. Maar we hebben geen tijd voor vakantie. Er moet een achterstand worden weggewerkt.

Het bericht roept allerlei vragen bij mij op. Hoe kon het gebeuren dat er maar liefst 800 km achterstand is ontstaan? Werd er in de periode 1976-2005 binnen de Rijksoverheid geen prioriteit aan archiefbewerking gegeven? Met als gevolg dat men nu met een gigantische achterstand zit, die niet zomaar is ingehaald. Er is nu 10 jaar voor uitgetrokken, maar de archiefstukken van na 2005 tot 2020 heeft men hierin niet meegerekend. Is dat dan niet achter de feiten aanlopen?
Verder blijft het onduidelijk welke bewerking uitgevoerd moet worden. In de jaarrapportage wordt alleen vermeld dat 300 km van de 800 km intensief bewerkt moet worden. Wat dit precies inhoudt wordt niet beschreven.

Hierbij denk ik terug aan mijn eerste projecten in archiefbewerking voor Doxis. In teams werkte ik aan de materiële bewerking en het toekennen van selectiecodes aan dossiers aan de hand van een selectielijst archiefbescheiden. Het waren bewerkelijke trajecten en stapels papier zijn door mijn
handen gegaan. Onze voortgang werd ‘bewaakt’ door het dagelijks bijhouden van onze productie in centimeters al dan niet meters, bijvoorbeeld op een dag 2 meter papier materieel bewerkt. In de praktijk bleek dit al behoorlijk veel papier te zijn, vergelijk maar eens 2 meter papier met een persoon van 2 meter. En om 100 meter papier materieel te bewerken, zou ik maar liefst 50 dagen nodig hebben.

Als u heerlijk op vakantie gaat, zet dan uw verstand en de dagteller eens op nul. En laat ten volle op u inwerken hoe ver 800 kilometer is. Is het nog ver? Zijn we d’r al? Ik wil een ijsje.

Fijne vakantie toegewenst, goede reis en behouden terugkomst! U weet wat op u wacht.