Door: Geert de Brouwer, Senior Adviseur bij Doxis

 

Het INK-managementmodel is voor veel organisaties een populair instrument ter ondersteuning in hun groei naar volwassenheid. Het is ook een kapstok voor beleids- en jaarplannen. Binnen ons informatiedomein is het resultaatgebied ‘maatschappij’ nogal eens onderbelicht. DIV in combinatie met maatschappelijk verantwoord ondernemen? Naast voor de hand liggende aspecten van duurzaamheid van materialen pleit ik er juist voor om de nadruk te leggen op het aspect van de mensen binnen en buiten de organisatie.

Na mijn middelbare schooltijd koos ik voor het beroep van informatiespecialist, destijds via de route van de Bibliotheek- en documentatieacademie. “Dan houd je zeker erg van lezen” hoorde ik tot vervelens toe. Maar feitelijk was mijn primaire motivatie een heel andere. Die vond, en vindt, zijn oorsprong in een ambitie voor dienstverlening en een gevoel voor service. Kernkwaliteiten voor de informatiewerker van nu!

Betrokkenheid van medewerkers

We hebben het tij mee. Overheden stellen gelukkig de burger centraal. Binnen ons domein vertaalt zich dat naar de ontwikkeling van een Klanten Contact Centrum. Hier vindt onder meer de post- en email intake plaats en de implementatie van een midoffice waar het DMS en het zaken- en gegevensmagazijn deel van uit maken. De relatie tussen ons werk en dienstverlening aan de burger krijgen we dus op een presenteerblaadje aangereikt.

Wat is onze missie? En hoe vertaalt zich dat, zoals bij een gemeente, naar een collegeprogramma? De generatie Einstein die vanaf nu onze burelen bevolkt, typeren we als collectivistisch, slim, sterk en sociaal. Dat is toch een hoopgevend perspectief. Het zou mooi zijn als we de benodigde kwaliteiten voor medewerkers in het informatiedomein terugzien in functieprofielen met daarin opgenomen competenties als ‘servicegerichtheid’ en ‘omgevingsbewustheid’.

Positief personeelsbeleid voor DIV

Een ander thema waarop de DIV-manager zich vanuit een maatschappelijk oogpunt kan profileren, is het personeelsbeleid. Mijns inziens leiden DIV-afdelingen nogal eens onterecht aan een Calimero-effect. Het is juist sterk om te staan voor een sociaal beleid. Het feit is nu eenmaal dat klassieke DIV-taken zich voor een deel kenmerken door routine- matige werkzaamheden. Werkzaamheden die zich prima lenen voor de inzet van stagiaires, voor integratietrajecten met nieuwe Nederlanders of voor reïntegratietrajecten. Uit persoonlijke ervaring weet ik hoeveel voldoening dergelijke trajecten geven bij succes.

Tot slot ga ik nog even terug naar de theorie van het INK-managementmodel en de hieraan gekoppelde toetsing op basis van de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cirkel. Het verdient aanbeveling om gebruik te maken van de doorontwikkeling van het model en juist de ‘extra cirkel’ Inspireren-Motiveren-Waarderen- Reflecteren (IMWR) toe te passen (bron: www.ink.nl). Daar waar PDCA zich vooral leent voor een productieomgeving, sluit IMWR aan bij een dienstverleningsomgeving waar wij ons in bevinden.