Casus 's-Hertogenbosch

Door: Rob van Aert

De filosofie achter het programma ‘Ruimte voor Werk’ is eenvoudig. Bied mensen de ruimte en ze kunnen beter presteren. Wie vertrouwen krijgt, neemt vanzelf meer verantwoordelijkheid. Dus geef medewerkers vrijheid en vertrouwen en zij geven daar extra productiviteit voor terug. Raymond Alexander, hoofd ICT en programmamanager van het project ‘Ruimte voor werk’, legt uit hoe dit werkt in ‘s-Hertogenbosch.

Ruimte voor werk
“Het Nieuwe Werken is Oud. Als je ziet hoeveel er over wordt geschreven, zou je denken dat het slechts een hype is. Veel mensen staren zich blind op alleen de uiterlijke verschijningsvormen ervan. Vandaag is dit in en morgen dat. ‘s-Hertogenbosch heeft al 20 jaar dezelfde filosofie en nog steeds lopen we daarmee voor ten opzichte van veel andere gemeenten. Wij vinden het haast vanzelfsprekend, maar er zijn heel veel collegaoverheden die dit toch graag eens van dichtbij willen komen bekijken."

"Vanaf 2003 werken we al zonder vaste werkplekken. De grootste groep van onze medewerkers (± 1300 van de 1900) werkt in het stadskantoor. Een modern, transparant gebouw, waar iedereen een flexplek heeft. Door de intensieve bezetting en het constante gebruik vindt sneller slijtage plaats. Dat hadden we voorzien. Na tien jaar is het meubilair afgeschreven en was de tijd gekomen voor groot onderhoud. Dat vormde de aanleiding om weer een nieuwe slag te maken.”

Meewerken
 “We voeren het nieuwe plan stapsgewijs in. Iedereen heeft het recht om thuis te werken, mits de werkzaamheden dit toelaten en maximaal voor 50% van de tijd. Het vergt tijd en vertrouwen voordat iedereen dit helemaal accepteert. De managers krijgen daar training voor. We moeten alleen de late majority nog meekrijgen. Sommigen daarvan denken: ‘Laat ze maar doen, ik ben gewoon aan het werk’. Daar ligt nog een behoorlijke taak om hen in ieder geval te informeren en betekenis te geven aan de veranderingen.

Sturen op vrijheid
"Het lijkt bijna een soort contradictio in terminis, om te sturen op vrijheid. Maar we zijn geen filantropische instelling. We werken hier voor de stad en niet voor onszelf. Klaarblijkelijk werkt die aanpak, want iedereen associeert zich graag met de stad. Mensen die hier werken zijn daar best trots op. Ze zeggen niet: ‘Ik ben IT-specialist’, maar: ‘Ik ben van de gemeente ‘s-Hertogenbosch’. Dat doet ons altijd goed om te horen. Op personeelsbeleid hanteren we het motto: Vrij bijzonder. Bijzonder vrij.”

Basisprincipes
 “Ruimte voor Werk’ is gebaseerd op drie basisvoorwaarden: 1) Ruimte ontstaat door huisvesting, al dan niet flexibel 2) (ICT) tools, bijvoorbeeld sociale media, zijn nodig om te kunnen communiceren en samenwerken en 3) – de belangrijkste – de mensen moeten er klaar voor zijn en de mentale ruimte hebben en krijgen. Voor dit laatste punt is ook een taak weggelegd voor HRM. De gemeente ‘s-Hertogenbosch is een beleidsarme organisatie. Wij houden niet van lang nadenken, alles uitschrijven en daarna pas wat doen. Het liefst willen we hier zo snel mogelijk beginnen met handelen. Als we hobbels tegen komen, ruimen we die onderweg op.”

Handboek soldaat
 “Als je medewerkers vrijheid geeft, impliceert dat automatisch dat ze zelfstandiger moeten werken. Voor sommigen betekent dat een cultuuromslag. We werken niet met voorschriften. Er is geen ‘handboek soldaat’. We nodigen onze collega’s uit om mee te gaan op reis en zelf te ontdekken wat de mogelijkheden en beperkingen zijn van nieuwe werkprincipes. Wie daarin geïnteresseerd is verwijs ik graag naar het werk van Thijs Homan over geplande versus ongeplande en gestuurde versus ongestuurde veranderingen. Heel inspirerend.”

Kluis of cloud
 “Om te zorgen dat iedereen op verschillende plekken en thuis toegang heeft tot de benodigde gereedschappen om te kunnen werken, moet je natuurlijk wel een en ander regelen. Daarvoor maken we gebruik van een geïntegreerde oplossing die we centraal aanbieden. Daarmee hebben we de veiligheid ook goed geregeld. We maken ook gebruik van tabletcomputers en stimuleren BYOD (bring your own device). Door de instroom van de generatie Einstein en de generatie Z, moeten we er gewoon voor zorgen dat onze mensen kunnen werken met de modernste technieken. Anders willen ze niet eens komen werken. Als hoofd ICT werk ik zelf trouwens ook niet met de spullen die ik daarvoor van mijn werkgever krijg aangereikt. Als ik met mijn eigen computer efficiënter kan werken, daardoor meer plezier heb in mijn werk en dus meer voor elkaar krijg, dan is dat toch een klassiek voorbeeld van een win-winsituatie?”