Casus Rivierenland

 
Door: John Gerse, informatieprofessional bij Doxis

John Gerse

Waterbeheersing gaat niet zonder een goede beheersing van de bijbehorende informatiestroom. De verdergaande digitalisering en het streven naar optimalisering van de bedrijfsvoering brengt waterschappen ertoe de kwaliteit en toekomstgerichtheid van hun eigen informatiehuishouding goed onder de loep te nemen. Het Waterschap Rivierenland is een van de waterschappen die de uitdaging aanging.

Invoering van digitaal, procesmatig en zaakgericht werken, beheer van digitale projectdossiers, substitutie, de inzet van nieuwe informatiesystemen, de te verwachten transitie bij de post- en archiefafdeling: bij steeds meer waterschappen staan deze onderwerpen op de agenda. Het project bij Waterschap Rivierenland is er een voorbeeld van. Dit grote waterschap, werkzaam in delen van Zuid-Holland, Noord-Brabant, Gelderland en Utrecht, ontstond in 2002 uit een fusie van vijf waterschappen. In 2005 werden twee hoogheemraadschappen aan de organisatie toegevoegd. Zo ontstond een conglomeraat van verschillende organisaties, ieder met een eigen bedrijfsvoering en een eigen vorm van informatiebeheer.

Redenen voor goed beheer
 In de “Visie documentaire informatievoorziening in control”, die in april van dit jaar werd opgesteld, benoemt het Waterschap Rivierenland de belangrijkste redenen om te streven naar een goed beheer van de documentaire informatievoorziening. Naast ‘algemene’ redenen als verbetering van het imago, de kwaliteit en de efficiency worden de volgende punten specifiek benoemd: Bedrijfsvoering: volledigheid van informatie bij het werk, authenticiteit, bevorderen van consistent handelen; Verantwoording: aan de accountant, subsidiënten, archiefinspectie, politiek, maatschappij; Risicobeheersing: beschikken over de juiste en volledige informatie bij calamiteiten, voorkomen van diefstal, onrechtmatig gebruik, verlies of beschadiging van informatie; Informatieverstrekking: actief en/of op aanvraag, intern/extern. Ook kennisdeling en –beheer maakt hier onderdeel van uit; Cultureel/historische redenen: permanente bewaring, historisch en wetenschappelijk onderzoek, de verplichting om bepaalde informatie voor de eeuwigheid beschikbaar te stellen.

Project Dossiervorming en archivering
Hoe komt Waterschap Rivierenland echt ‘in control’ op het gebied van documentaire informatievoorziening? Wat dient daarvoor te worden uitgevoerd en welke gevolgen heeft dit voor de huidige situatie? Om deze vragen te beantwoorden is het project ‘Dossiervorming en Archivering’ gestart. Opdrachtgever is Jacob Knoops, die als lid van de directieraad onder meer verantwoordelijk is voor de ondersteunende afdelingen van het waterschap.

‘In control’ komen
 ‘In april en mei van dit jaar hebben we, samen met Doxis, hard gewerkt aan een aantal projectdocumenten,’ zegt Bram van ’t Hullenaar, projectleider en adviseur informatievoorziening bij het waterschap. ‘Onderdeel daarvan was het bepalen van een visie op de vraag: hoe komen wij ‘in control’ over de documentaire informatievoorziening? Op basis van opgestelde criteria, die passen bij een moderne digitale bedrijfsvoering en informatiehuishouding, hebben we de huidige situatie rond documentaire informatievoorziening nog eens goed onder de loep genomen. Daarin hebben we niet alleen eerdere onderzoeken uit 2011 meegenomen, maar ook specifieke criteria voor het beheer van projectdocumenten. Aan de hand van het verschil tussen ‘in control zijn’ en de huidige situatie hebben we vervolgens bepaald welke projecten we moeten uitvoeren om ‘in control’ te komen. Hier gaan we de komende jaren mee aan de slag.’

Projectenmatrix
 ‘De projecten zijn vastgelegd in een projectenmatrix “Documentaire informatievoorziening” en “Projectenportefeuille DIV in control”. De Projectenmatrix omvat de confrontatie van criteria die in de visie staan met betrekking tot ‘in control’ zijn’, met bevindingen over de huidige situatie,’ vervolgt Bram. ‘Op basis van de resultaten uit deze confrontatie hebben we een eerste aantal projecten benoemd. De “Projectenportefeuille DIV in control” betreft de verdere beschrijving van verschillende projecten. De verdere uitwerking en aanpak ervan is samengevat in drie scenario’s. De stuurgroep heeft gekozen voor de uitvoering van één van deze scenario’s. In de projectenportefeuille is voorts aangegeven in welke volgorde projecten dienen te worden uitgevoerd. Met andere woorden: welke projecten zijn voorwaardelijk voor andere projecten? Ook is, per scenario, een inschatting gemaakt van de bijbehorende kosten,’ aldus Bram.

Uit te voeren projecten
 Projecten die de komende twee jaar bij Waterschap Rivierenland zullen worden uitgevoerd zijn onder meer:
• De introductie van meer procesen zaakgericht werken;
• Inrichten van een digitaal platform voor projectwerken en beleidsmatig werken;
• De transitie van T-PEA;
• Het herijken, vastleggen en vaststellen van nieuwe procedures en instructies, gericht op digitaal werken;
• Het herijken en optimaliseren van het benodigde instrumentarium voor inrichting en beheer van de digitale informatiehuishouding;
• Het herinrichten van de ondersteuning bij inrichting, beheer en onderhoud van (documentaire) informatiesystemen.

‘Voor uitvoering in een later stadium zijn nog drie projecten benoemd: substitutie (het risicoloos vervangen van documenten zonder behoud van het papier), het op orde brengen en voor zover mogelijk saneren van het papieren archief en de introductie van de elektronische handtekening,’ zegt Bram, die inmiddels een alles omvattend projectplan heeft geschreven, dat de basis vormt voor de uitrol van de projecten.