Door Rob van Aert

Marco Klerks is documentmanager bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. In zijn vrije tijd is hij redacteur van BREED, een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices op het gebied van (D)IV, records management en informatiemanagement. Hoewel dat absoluut niet het oogmerk was bij de kleinschalige start in 2007, is dit netwerk inmiddels uitgegroeid tot een aanzienlijke community met meer dan duizend leden. Op diverse manieren geven collega’s uit het vakgebied hier gezamenlijk vorm aan de toekomst van onze professie.

De gemeente ‘s-Hertogenbosch was Het Nieuwe Werken al vóór toen enkele jaren geleden de ontmoetingsruimte werd gebouwd. De ruim opgezette en sfeervolle ruimte straalt moderniteit uit. Als we er willen plaatsnemen, valt op dat het er erg druk is voor een doordeweekse dinsdagmiddag. “O ja, een computerstoring. De overgang van de ene netwerkomgeving naar de andere is niet geheel vlekkeloos verlopen.” En ook dat is Het Nieuwe Werken. Als de servers eruit liggen, kunnen we niets meer doen. Behalve dan weer eens ouderwets een praatje maken met onze collega’s, in plaats van ze te bombarderen met blogs, pings en tweets. Dat dit blijkbaar goed bevalt, is merkbaar aan de gezellige sfeer die de ontmoetingsruimte vult.

Lopend vuurtje

“Voor we starten, wil ik gelijk duidelijk maken dat de meeste eer voor BREED toekomt aan anderen. Zelf heb ik pas vrij recent het redacteurschap overgenomen. Het succes is voor het grootste deel te danken aan de oprichters Ton de Looijer, Yvonne Welings en uiteraard de leden. Bij de start was het oogmerk dat een klein clubje collega’s uit de regio wat ideeën wilde uitwisselen. Al snel meldden zich van lieverlee meer mensen, ook van verder weg. Het ging rond als een lopend vuurtje. Inmiddels hebben we ruim duizend leden en we groeien nog steeds.”

 

Breed publiek

“Als we kijken naar onze leden zien we een dwarsdoorsnede van de meest uiteenlopende functies in ons vakgebied. Daar zitten mensen tussen die zich bezig houden met het operationele aspect van ons werk als ook degenen die de meer strategische functies bekleden. Daarnaast zien we ook consultants, archiefinspecteurs en softwareleveranciers. Die diversiteit is belangrijk om echt voeling te houden met wat er op de werkvloer gebeurt en ook voorbij de horizon te kunnen kijken.”

Concullega`s

“Er zijn verschillende andere discussiegroepen, fora en netwerksites waarmee we overlap hebben. Met de meeste daarvan hebben we zelf ook wel persoonlijk contact. Dit zien we als een verrijking. Het houdt iedereen scherp. Meer diversiteit is essentieel voor innovatie, zowel voor fora als voor gemeenten. De band is goed, maar we proberen elkaar natuurlijk wel vóór te zijn als het kan. Die ‘rivaliteit’ werkt voor alle partijen als een inspiratie en stimulans. We zijn er dan ook oprecht blij mee dat de andere fora het ook goed doen. Het uiteindelijk doel is gewoon ons vakgebied vooruit te helpen.”

 

Meer delen

“Ondanks het grote aantal leden valt op dat er eigenlijk slechts een klein percentage is dat actief participeert en deelt. Misschien is dat te vergelijken met kopen op internet. Dat duurde ook een paar jaar voor het pas echt van de grond kwam. We kunnen ons best voorstellen dat het een beetje eng is om kennis te delen of de mening te vragen aan meer dan duizend collega’s. Toch is het essentieel voor het vak om die kennis te delen. We proberen er iedereen van te doordringen dat het ook helemaal niet erg is als iemand iets bijdraagt wat niet helemaal klopt. Daardoor wordt namelijk alleen maar scherper wat wèl juist is. Sommige leden zien er ook tegenop dat ze op alle reacties moeten reageren. En dat is natuurlijk ook helemaal niet nodig. Nadat je een bericht hebt gepost, kan je best even een week de reacties aankijken en vervolgens een antwoord posten waarin je de reacties samenvat en daaruit de belangrijkste punten samenvat. Deze nieuwe communicatievormen staan nog in de kinderschoenen. De gewenste omgangsvormen zijn ook nog in ontwikkeling. Zolang we maar blijven delen en leren van elkaar, is het goed.”

Het hogere doel

“Ons vakgebied bevindt zich in een spannende spagaat. Het ‘hogere doel’ van onze werkzaamheden bestaat uit het ondersteunen van het primaire proces, het preserveren van ons historische erfgoed en het beschermen van de democratie door de mogelijkheid te bieden om processen later te kunnen reconstrueren. Dat is bij wet geregeld. Maar de wereld verandert veel sneller dan wetten kunnen bijhouden. Voeg daar nog eens de constante stroom bezuinigingen aan toe en de roep om betere digitale dienstverlening, dan hebben we een globale schets van ons werkveld op dit moment. Sommige collega’s liggen daar soms wakker van. Wellicht is het beter om gewoon ons gezonde verstand te gebruiken en in het achterhoofd te houden voor welke doeleinden die wetten oorspronkelijk werden opgesteld. Uiteindelijk is de maatschappij en wat daarin gebeurt primair.

Ons werk moet onze organisaties helpen om te voldoen aan de eisen die de maatschappij stelt. Alleen voldoen aan de Archiefwet is niet genoeg. En zo valt er nog genoeg te doen in het vak. Daarom wil ik iedereen oproepen om mee te doen. De community weet samen meer dan alle individuen alleen. Het kan weken uitzoekwerk schelen. Het is leuk om samen vorm te geven aan de nieuwe functies van ons vak. Nooit eerder was dat zo aantrekkelijk en makkelijk als nu. In veel gevallen zijn we het eigenlijk ook nog eens gewoon verplicht aan onszelf als belastingbetaler om niet allemaal opnieuw het wiel uit te gaan vinden. Kortom, meld je aan, bekijk het gewoon eens. Pluk de vruchten. Deel wat je wilt delen. Gedeelde arbeidsvreugde is dubbele vreugde.”

Blijkbaar is de server inmiddels weer helemaal up and running, want de ontmoetingsruimte is zo goed als leeg. Gelukkig kan iedereen elkaar nu ook ontmoeten in een virtuele ontmoetingsruimte.

www.breednetwerk.nl