Door: Karen van Marrewijk, senior adviseur bij Doxis

 

De gemeente Zoetermeer heeft een grote ambitie ten aanzien van digitalisering. De eenheid Informatievoorziening (IV) bevindt zich dan ook al langere tijd op alle fronten midden in het transitieproces van een papieren documentenomgeving naar een digitale informatiehuishouding.

 

De eenheid Informatievoorziening bestaat uit vijf teams, waarvan DIV de grootste is. De andere teams zijn van het gemeentearchief, de bibliotheek, functioneel beheer en Inet. Eind 2009 is onder leiding van manager Rita de Bruijckere een visie opgesteld door de eenheid. Niet lang daarna is Rita geïnformeerd over het nieuwe model dat is ontstaan uit de samenwerking tussen Doxis en SOD-Opleidingen. De ‘roepnaam’ van dit model is MO3. Daarmee verwoorden we kernachtig dat het model oplossings- en ontwikkelinggericht is en de organisatie centraal stelt. “Wat mij aantrok in MO3 en de reden waarom we een workshop hebben georganiseerd, is dat ik nieuwsgierig was naar hoe de IV-medewerkers denken over onze positionering, als eenheid IV binnen de organisatie. Het is van belang om met elkaar dit vertrekpunt te bepalen. Ik had het vermoeden dat er verschillende gedachten waren hierover en daarom is deze dwarsdoorsnede ook zo nuttig”, zo legt Rita uit. “De opbouw van het model – de matrix – spreekt me aan. Er zit een fasering in en de insteek is erg praktisch en concreet. Juist door de eenvoud van het model en de insteek tot bewustwording wist ik dat we als eenheid IV hier iets mee moesten doen.” Een ander punt dat meespeelde is dat de directeur Bestuur rond dezelfde tijd had aangegeven dat er in zijn algemeenheid te weinig aandacht was voor klantgerichte benadering en dat de opleidingen hierop meer gericht moesten zijn. MO3 heeft dat wél in zich en daarmee werd dit punt goed ondervangen. “Zo zie je maar weer dat timing ook een belangrijke factor is.”

Twee workshopdagen

De concreetheid en de eenvoud van het model is tijdens de twee workshopdagen met in totaal zestien medewerkers van de eenheid IV heel duidelijk naar voren gekomen. De focus van deze twee dagen lag op het met elkaar in gesprek zijn, aan de hand van het model. Onderwerp van dit gesprek was vooral de positionering en de rol van de eenheid Informatievoorziening binnen de organisatie. De centrale vraag tijdens de eerste dag van de workshop was ‘hoe is de huidige situatie?’. Om deze vraag te beantwoorden hebben kleine groepjes met elkaar een ‘plot in het model’ gemaakt van de huidige situatie. Dit is een sterk visueel ingestoken opdracht. “Ik vond de uitkomst van deze opdracht opvallend. Het werd duidelijk dat er behoorlijke verschillen bestonden in de beleving van de positionering en van datgene wat we tot nu toe bereikt hebben als eenheid IV”, merkt Rita op. Tijdens de tweede dag zijn de medewerkers van de gemeente Zoetermeer verder aan de slag gegaan met deze uitkomst. Hierbij is gebruik gemaakt van het document ‘Visie op de informatievoorziening binnen de gemeente Zoetermeer 2010-2015’. Eén van de opdrachten bestond uit het gezamenlijk verklaren van de termen die in de visie gebruikt worden. Bij het uitvoeren van deze opdracht bleek dat de medewerkers duidelijk een verschillend begrippenkader gebruiken. Hierdoor krijgt een term telkens een andere uitleg. Rita was verrast: “Je denkt dat je dezelfde taal spreekt, vooral omdat je vakgenoten van elkaar bent, maar dat bleek dus niet zo te zijn. Door die verschillende perceptie was er onduidelijkheid onderling over waar we naartoe willen en daardoor ook over de keuze waarom we bepaalde activiteiten wel of juist niet doen. Het sterke punt van de workshop is dat het praktisch is ingestoken, zodat er ook voldoende ruimte is om met elkaar in gesprek te zijn en mét elkaar tot verhelderende inzichten te komen, zoals wat wordt bedoeld met datgene wat is beschreven.”

Verrassend resultaat

De medewerkers hebben de dagen als positief ervaren, onder meer door de gelegenheid om die punten met elkaar te bespreken die aan de basis liggen van de afdeling. Door de dagelijkse gang van zaken is hiervoor vaak te weinig rust en tijd. Rita vertelt dat de uitkomst van de twee workshopdagen toch anders was dan ze zelf van tevoren had gedacht. “Het vertrekpunt lag toch iets anders dan ik als manager had ingeschat. Erg belangrijk om te weten, zeker omdat dit van belang is om te bepalen welke stappen moeten worden genomen om de gewenste situatie te bereiken.”

Zichtbaar zijn

Aan het einde van de twee workshopdagen is gezamenlijk een stappenplan samengesteld. Eén van de punten is het verbeteren van het contact en de samenwerking met de andere afdelingen. Momenteel is dit contact er wel, maar met de ene afdeling meer dan met andere. De eenheid IV is zich ervan bewust dat deze samenwerking van belang is om hun integrale rol succesvol te kunnen bewerkstelligen. Rita verwacht dat de zichtbaarheid door de implementatie van een gemeentebreed documentmanagementsysteem zal verbeteren, aangezien een projectgroep dwars door de organisatie zal gaan. “Dit biedt de mogelijkheid om te laten zien wat je als eenheid IV kunt betekenen en de onderlinge samenwerking aan te gaan. Nu is bij alle afdelingen nog niet even goed bekend wat we feitelijk doen.”

In de toekomst wil Rita nog een stapje verder gaan met MO3. “Verschillende afdelingen binnen de organisatie kunnen hard werken aan dezelfde digitaliseringsslag”, legt Rita uit, “maar een vakafdeling kan een andere relevantie hebben, zoals de Wabo, dan bijvoorbeeld Werk, Zorg en Inkomen. Het is van belang om dit verschil te onderkennen. Anders vind je elkaar nooit.” En MO3 is een instrument dat deze noodzakelijke afstemming tussen de afdelingen ondersteunt en mogelijk maakt.